Исследование экспертного мнения
Disclaimer: значение слова «должен» в этом тексте НЕ ДОЛЖНО интерпретироваться согласно RFC 2119.
Источник: «Тайм-драйв», М., 2005.
Одна из основных проблем планирования и управления временем — необходимость привязывания задач к жёсткому времени исполнения, в то время как основная масса повседневных задач по своей природе гибка и нерегулярна.
- «Если встречу генерального директора – решить вопрос с выставлением счета клиенту».
- «Поеду домой – не забыть заехать в магазин».
- «Когда буду в банке, заодно сделать выписку счета».
- «Если позвонит Иванов из Альфы - спросить, когда он вернет подписанные документы».
Такие задачи зависят от времени, места, прочих внутренних и внешних обстоятельств свершения, других задач — условий, не учитывающихся в классических ежедневниках, чётко предписывающих задачи определённому фиксированному времени (дедлайну).
Выход — внедрение схемы гибкого (контекстного) планирования. Задачи, требующие гибкого планирования, Архангельский называет «кайросовыми».
У древних греков было два разных слова для обозначения времени. «Хронос» - линейное, астрономическое, измеримое время, привычное для нас время ежедневников и органайзеров. И «кайрос» - удобный момент, удобные обстоятельства для совершения какого-либо дела.
Пример реализации гибкого планирования — категории в ежедневниках. Это могут быть отдельные страницы или (в случае электронного todo-сервиса) отдельные вкладки или группы задач. Каждая категория связана с контекстом («в офисе», «во время прилива вдохновения», «перед сном») и содержит задачи, актуальные в соответствующем контексте. Предлагается сверяться со списком задач текущей категории при смене контекста в течение дня.
Другой вариант реализации — доска планирования, разграфлённая на области, соответствующие контекстам.
Вывод: todo-сервис не должен заставлять пользователя приписывать задачи определённому времени. Должны быть инструменты для описания зависимостей между задачами и «контексты» (теги, вкладки или отдельные списки задач).
Проблема: среди бесконечного потока ежедневных срочных задач трудно не потерять курс и не отставить задачи более важные, но менее срочные. По-настоящему важные вещи в жизни (например, здоровое питание) редко срочны.
Принцип «День–неделя» — один из способов держать среднесрочные и долгосрочные задачи под контролем.
- ДЕНЬ: задачи на сегодня — план дня в ежедневнике.
- НЕДЕЛЯ: среднесрочные задачи — выполнение которых прогнозируется в ближайшие неделю-месяц.
- ГОД: долгосрочные задачи — все прочие.
Автор, однако, отмечает, что ключевым моментом в этом разделении является отнюдь не формальный план на день/неделю/год вперёд, но правила перемещения задач между разделами.
- Вечером каждого дня просматривается раздел «Неделя», из него самое актуальное переносится в раздел «День».
- В конце каждой недели просматривается раздел «Год», из него отбираются самые «созревшие» долгосрочные задачи и включаются в раздел «Неделя».
Следование этим простым правилам и регулярное просматривание раздела с долгосрочными задачами даёт гарантию, что нужная задача вспомнится в нужное время.
Вывод: todo-сервис должен позволять заводить несколько списков задач с разной степенью детализации.
Проблема: очень сложно угадать структуру системы в самом начале её построения. Всякая структура скорее всего окажется не верна или не достаточно точна, потому что строится при существенном недостатке информации.
В итоге рано или поздно должна произойти революция — старая структура уступит место новой. Это затратный процесс.
Гораздо проще выращивать структуру постепенно. В этом и состоит метод ограниченного хауса:
- Создаём «место хауса». Отправляем в него все новые или обнаруженные части будущей системы.
- Мысленно сравниваем «расходы на хаус» (время на поиск) и «расходы на порядок» (время и внимание на создание и поддержание порядка).
- Когда «расходы на хаус» начинают значительно превышать «расходы на порядок», вычленяем самую просто отделяемую часть системы в самостоятельную единицу.
В ходе этого процесса структура системы будет образовываться органически и в результате окажется более продуманной.
Эти простота и удобство достигаются за счет того, что мы не пытались навязать жизни некий заранее и сразу придуманный единственно верный порядок. Мы сначала посмотрели, что проявилось само, и потом уже постепенно, пошагово это «заасфальтировали».
Вывод: в todo-сервисе должно быть весьма просто добавить новую задачу в некий общий список задач, не заботясь преждевременно о том, в какую папку её положить, какому времени назначить, какой тег присвоить.
При планировании дня мы имеем дело с тремя типами задач:
- «Жесткие» встречи – привязанные к конкретному моменту времени («презентация в 12.00»).
- «Гибкие» задачи – не привязанные к жесткому времени («узнать время презентации»). «Гибкие» не означает «не обязательные» и не означает «не имеющие срока исполнения» - у этой задачи может быть срок, но нет конкретного момента времени, в который вы должны эту задачу решать.
- «Бюджетируемые» задачи – крупные приоритетные задачи, у которых нет жесткого времени исполнения, но которые требуют достаточно большого ресурса времени («подготовиться к презентации – 2 часа»).
Вывод: todo-сервис должен позволять указывать как точное время начала задачи, так и (предполагаемую) длительность. При этом должно быть возможно опустить и то и другое (см. «Хронос и кайрос»).
Проблема: сложные задачи требуют большой вовлечённости и большого времени на то, чтобы втянуться в их выполнение. Из-за этого большие задачи часто откладываются и переносятся, а нехватка времени в конце назначенного срока не способствует нахождению оптимального решения.
Один из способов тратить меньше сил и времени на раскачку — разбить большую задачу на меньшие. За выполнение каждой меньшей задачи полагается «промежуточная радость». Важно, чтобы награда была мгновенной, пусть и совсем небольшой. Эта техника позволяет визуализировать прогресс выполнения задачи и снизить порог для достижения каких-нибудь результатов в ходе выполнения большой задачи.
Как правило, «маленькие радости» за каждый сделанный шаг мотивируют лучше, чем осознание будущих долгосрочных результатов. Такие маленькие награды самому себе позволят сделать более приятной самую сложную работу и выполнить ее в более сжатые сроки.
Вариант этого метода — «метод швейцарского сыра» — предлагает вообще отказаться от последовательности в выполнении большой задачи задачи, выхватывая, «выгрызая» самые простые, приятные или удобные кусочки из разных мест.
Например, при подготовке отчета можно сначала подобрать иллюстрации, написать несколько наиболее простых и понятных для вас абзацев и т. п. Через некоторое время в вашем «сыре» образуется столько дырок, что «доесть» его будет совсем несложно.
Декомпозиция также работает и помогает справиться со «слонами» — очень крупными и долгосрочными задачами, такими, как, например, изучение иностранного языка, ремонт в доме или улучшение физической формы. В таких случаях критически важно, чтобы маленькие подзадачи были измеримы и действительно приводили к выполнению исходной задачи.
Единственный способ побороть эту страсть к глобализации и все-таки «съесть слона» — разрезать его на маленькие измеримые «бифштексы» и каждый день съедать один такой бифштекс. При этом важно нарезать «слона» на такие «бифштексы», каждый из которых действительно приближает вас к съедению «слона».
Например, английский язык. «Бифштексы»: в неделю выучить столько-то слов, посмотреть столько-то фильмов на языке, столько-то часов пообщаться с носителями языка на интернет-форумах. Но не «изучать грамматику» — ее можно изучать бесконечно, нисколько не улучшив при этом знание языка.
Вывод: todo-сервис должен позволять разбивать большие задачи на маленькие. При этом должна сохраняться связь маленьких задач с исходной (например, исходная большая задача может продвигается с каждым выполненным куском).
«Лягушки» в терминологии тайм-менеджмента — это мелкие неприятные задачи. Из-за своего небольшого размера они могут подолгу откладываться и зачастую приводят к большим проблемам.
У испанцев есть поговорка: «Каждое утро съедай лягушку». Действительно, начав день со съедения одной «лягушки», вы весь день ходите бодрый и радостный. Про остальных «лягушек» вы не вспоминаете — они остались на следующие дни. И наоборот, если утром «лягушку» не съесть — она будет весь день маячить где-то на горизонте и отравлять жизнь. Как пишет один ученик ТМ-школы: «Я думал, у меня стада «лягушек», зеленые ковры вокруг меня… А когда ввел «правило ежедневной лягушки» — они все разошлись за две недели».
Вывод: todo-сервис должен поддерживать перенос задач между различными списками (см. также «Принцип “День–неделя”»).
При подготовке был использован antonshein.ru.
Прокрастинация — это процесс откладывания важных и приоритетных задач на потом, в данный момент выбирая более приятные и легкие дела. Мозг устроен таким образом, что практически в любой момент времени есть более приятный вид деятельности чем тот, которым необходимо заниматься. Но это деятельность в конечном итоге не принесет удовлетворения, так как необходимые задачи либо не были выполнены, либо качество их выполнения оказалось гораздо хуже планируемого. И подобные срывы способны выливаться в неврозы и депрессивность.
Для борьбы с прокрастинацией и была предложена техника «Помодоро». Ее принципы можно сформулировать как:
- Определить задачи и необходимый результат.
- Выбрать задачу и сконцентрироваться на ее выполнении (техника предлагает ставить таймер на 25 минут).
- Не отвлекаться в отведенное время. В этом смысл техники.
- Короткий перерыв после окончания каждого таймера/длинный перерыв после окончания каждого четвертого таймера.
Короткий перерыв может быть пятиминутным, а длинный может включать 15–30 минут. Здесь могут быть различия, но главное в технике — выделение задач и сконцентрированное их решение.
Вывод: тайм-менеджмент сервис должен предоставлять возможность сфокусированно решать задачи в течение короткого отрезка времени. Он должен учитывать эти промежутки времени и позволять отмечать, сколько их ушло на определенную задачу.