docs: add guid export data from record of processing activities

apps/data-norge/public/content/docs/records-of-processing-activities/how-to-export-data/how-to-export-data.en.mdx

@@ -0,0 +1,22 @@
+---
+title: How to export your data from the Records of processing aktivities
+description: How to export data from the Records of processing aktivities to your organization.
+
+---
+
+# How to export your data from the Records of processing aktivities
+
+<Ingress>
+This guide provides instructions on how to log in to the Records of processing aktivities in the National Data Catalog and export data from the Records of processing aktivities to your organization.
+</Ingress>
+
+&nbsp;
+
+<Alert size='sm'>
+    The guide is only available in Norwegian.
+</Alert>
+
+
+
+
+

apps/data-norge/public/content/docs/records-of-processing-activities/how-to-export-data/how-to-export-data.nb.mdx

@@ -0,0 +1,173 @@
+---
+title: Hvordan hente ut dine data fra Behandlingsoversikt
+description: Veiledning i hvordan hente ut data fra Behandlingsoversikt til din egen virksomhet. 
+
+---
+
+# Hvordan hente ut dine data fra Behandlingsoversikt
+
+<Ingress>
+Her får du veiledning i hvordan du logger deg inn i Felles datakatalog sin Behandlingsoversikt og hvordan du kan hente ut data fra Behandlingsoversikt til din virksomhet.
+</Ingress>
+
+&nbsp;
+
+## Tilgang til Behandlingsoversikt
+
+Løsningen Behandlingsoversikt ligger inne i registreringsløsningen til Felles datakatalog. For å kunne hente ut data fra Behandlingsoversikt til egen virksomhet må du derfor ha tilgang til registreringsløsningen. Les mer på nettsiden [Ta i bruk Felles datakatalog](https://samarbeid.digdir.no/felles-datakatalog/ta-i-bruk-felles-datakatalog/1619) om hvordan du får tilgang til registreringsløsningen. 
+
+Når du har fått tilgang, åpner du nettsiden [Publisere i Felles datakatalog](https://data.norge.no/publishing) og klikker på lenken «Logg inn for å registrere» til venstre i skjermbildet:
+
+![Bilde som viser hvor man trykker for å logge inn på registreringsløsningen.](https://cms.fellesdatakatalog.digdir.no/uploads/Innlogging_registrering_c38f43d43a.png)
+
+&nbsp;
+
+Deretter velger du “Logg inn via ID-porten" til venstre i skjermbildet. Du kan eventuelt velge “Logg inn via Felles brukerhåndtering” dersom du tidligere har fått tilgang til å logge inn via denne løsningen. Ansatte i Brønnøysundregistrene og Skatteetaten kan eventuelt logge inn via egne innloggingsløsninger.
+
+![Bilde som viser de forskjellige innloggingsalternativene.](https://cms.fellesdatakatalog.digdir.no/uploads/Innlogging_alternativer_62081aab4d.png)
+
+&nbsp;
+
+Når du har logget inn i registreringsløsningen, klikker du på valget «Behandlingsoversikt».
+
+![Bilde som viser oversikt over hvilke kataloger som finnes for en virksomhet](https://cms.fellesdatakatalog.digdir.no/uploads/Registreringslosning_alle_kataloger_Behandlingsoversikt_d3c4c63095.png)
+
+Du kommer da inn i Behandlingsoversikten for din virksomhet. 
+
+
+## Om Behandlingsaktiviteter i Behandlingsoversikt 
+
+Alle data som din virksomhet har registrert i Behandlingsoversikt kan enkelt tas ut av løsningen og overføres til din virksomhet som rapporter. Rapporter kan genereres i HTML-format eller som CSV-filer (Comma-Separated-Values). HTML-format er tilpasset visning i nettleser og kan skrives ut eller lagres som PDF-filer. CSV-format er egnet til videre bruk i databaser eller i regneark. 
+
+
+## Slik går du fram for å generere rapporter
+
+Klikk på «Generer rapport»:
+
+![Bilde som viser hvor knappen «Generer rapport» er på behandlingsoversiktsiden.](https://cms.fellesdatakatalog.digdir.no/uploads/Behandlingsoversikt_knapp_generer_rapport_5dc8ab6b63.png)
+
+&nbsp;
+
+Du kan da velge mellom fire rapporter; Behandlingsoversikt, Behandlingsoversikt CSV, Protokoll og Protokoll CSV:
+
+![Bilde som viser at knappen «Generer rapport» er valgt og at under denne er det fire rapporttyper.](https://cms.fellesdatakatalog.digdir.no/uploads/Behandlingsoversikt_valg_generer_rapport_e74b90fefc.png)
+
+
+### Rapport «Behandlingsoversikt» og «Behandlingsoversikt CSV»
+
+Rapportene «Behandlingsoversikt» og «Behandlingsoversikt CSV» inneholder alt din virksomhet har registrert i Behandlingsoversikt. Rapport «Behandlingsoversikt» genererer en HTML-side som vises i din nettleser. Rapport «Behandlingsoversikt CSV» har samme innhold som «Behandlingsoversikt», men genererer en CSV-fil som lastes ned til din PC og som deretter kan importeres til en database eller åpnes i et regneark og oppdateres videre der. Vi anbefaler å generere en eller begge disse rapportene for å sikre at all informasjon som er registrert i Behandlingsoversikt blir overført til din virksomhet.
+
+
+### Rapport «Prokoll» og «Protokoll CSV»
+
+Rapport «Protokoll» og «Protokoll CSV» inneholder kun godkjente behandlingsprotokoller. Disse rapportene er videre avgrenset til å kun inneholde de tema som dekkes av artikkel 30  «Protokoll over behandlingsaktiviteter» i Personopplysningsloven. Rapport protokoll genererer en HTML-side som vises i din nettleser. Rapport «Protokoll CSV» har samme innhold som rapport «Protokoll», men genererer en CSV-fil som lastes ned til din PC og som deretter kan importeres til en database eller åpnes i et regneark og oppdateres videre der.
+
+
+## Generelt om tema som kan registreres i Behandlingsoversikt – og som det kan tas ut rapporter om
+
+Digdir har ved utvikling av Behandlingsoversikt tatt utgangspunkt i Datatilsynet sin «[Mal for behandlingsansvarliges protokoll](https://www.datatilsynet.no/rettigheter-og-plikter/virksomhetenes-plikter/protokoll-over-behandlingsaktiviteter/)». Behandlingsoversikt dekker derfor en rekke tema som er nevnt i personopplysningsloven og i Datatilsynet sin mal. Løsningen gir muligheter for å registrere kontaktopplysninger for Behandlingsansvarlig og Personvernombud, samt at den oppfyller de øvrige kravene til hva som skal registreres i henhold til artikkel 30 «Protokoller over behandlingsaktiviteter» i Personopplysningsloven. Man kan også registrere andre tema som kan være nyttig å ha registrert i tilknytning til behandlingsaktiviteter, for eksempel informasjon som er nevnt i Artikkel 6 «Behandlingens lovlighet» og artikkel 9 «Behandling av særlige kategorier av personopplysninger. I tillegg har vi lagt inn muligheter i Behandlingsoversikt for å kople behandlingsaktiviteter til virksomhetens datasettbeskrivelser i Felles datakatalog (valgfritt felt). 
+
+På de følgende sidene følger en beskrivelse av ulike rapporter som kan tas ut fra Behandlingsoversikt, samt en beskrivelse av hva rapportene inneholder. De følgende forklaringer av utskrift og lagring er basert på bruk av nettleseren Chrome Versjon 119.0.6045.200 (Offisiell delversjon) (64-bit). Vi tar derfor forbehold om at menyvalg for slik funksjonalitet kan variere mellom ulike nettlesere og ulike versjoner av Chrome.
+
+
+## Beskrivelse av rapportenes innhold
+
+Her følger en mer detaljert beskrivelse av rapportenes innhold.
+
+
+### Rapport «Behandlingsoversikt»
+
+Dette er det første alternativet i rapport-menyen:
+
+![Bilde som viser de fire rapporttypene under knappen «Generer rapport».](https://cms.fellesdatakatalog.digdir.no/uploads/Behandlingsoversikt_rapportalternativer_877d5421ad.png)
+
+Rapportvalget genererer en HTML-rapport som inneholder alt din virksomhet har registrert i bolkene «Kontaktinformasjon» og «Personvernombud», samt alt som er registrert i samtlige behandlingsaktiviteter. Rapporten inneholder derfor både behandlingsaktiviteter med status «Godkjent» og behandlingsaktiviteter som har status «Utkast».
+
+Rapporten starter med å vise alt som er registret i bolkene «Kontaktinformasjon» og «Personvernombud». Deretter vises en og en behandlingsaktivitet i rekkefølge, med hver sine respektive registeringsfelter per behandlingsaktivitet.
+
+I det følgende eksempelet fremgår det at rapporten starter med å vise navn på virksomheten. Videre viser den hva som er registrert under «Kontaktinformasjon» og «Personvernombud» og deretter ser man starten på informasjonen tilknyttet behandlingsaktiviteten «Ansettelser»:
+
+![Bilde av et eksempel på rapport «Behandlingsoversikt» som HTML.](https://cms.fellesdatakatalog.digdir.no/uploads/Behandlingsoversikt_rapport_html_b319cdf7da.png)
+
+Tema som omhandler artikkel 30 «Protokoller over behandlingsaktiviteter» i Personopplysningsloven er merket «Obligatorisk» i rapporten. Alle obligatoriske felt i en behandlingsaktivitet må fylles ut før man kan godkjenne behandlingsaktiviteten. Under overskriften «Ansettelser» fremgår det at denne rapporten er godkjent.
+
+For tema som det ikke er utfylt noe i, vises allikevel overskriften. Dette gjelder både for behandlingsaktiviteter som står med status «Godkjent» og de som står med status «Utkast». Nedenfor er et eksempel fra rapport hvor det vises utdrag fra behandlingsaktiviteten «Lønn». I overskriften fremgår det at behandlingsaktiviteten står med status «Utkast». Videre ser man at det ikke er fylt ut noe i de valgfrie feltene «Daglig behandlingsansvar» og «Databehandlere og databehandler», og at det er angitt «Nei» i det obligatoriske feltet «Felles behandlingsansvar».
+
+![Bilde av et eksempel på rapport «Behandlingsoversikt» som HTML og uten innhold.](https://cms.fellesdatakatalog.digdir.no/uploads/Behandlingsoversikt_rapport_html_tema_uten_innhold_97c2aba9fe.png)
+
+Rapport «Behandlingsoversikt» kan skrives ut ved å velge «Skriv ut» i din nettleser. Den kan også lagres som PDF-fil. Dette gjør du ved å velge «Skriv ut» i nettleser og deretter velge «Destinasjon» - «Lagre som PDF».
+
+
+### Rapport «Behandlingsoversikt CSV»
+
+Dette er det andre valget i rapport-menyen:
+
+![Bilde som viser de fire rapporttypene under knappen «Generer rapport».](https://cms.fellesdatakatalog.digdir.no/uploads/Behandlingsoversikt_rapportalternativer_877d5421ad.png)
+
+Rapporten genererer en CSV-fil som kan importeres i database eller i regneark. All informasjon som er registrert i Behandlingsoversikt vises i rader og kolonner i filen.
+
+Filen blir automatisk lastet ned til din PC når du klikker på «Behandlingsoversikt CSV». Sjekk i logg over nylige nedlastinger eller i mappen «Nedlastinger» om den er lagt der. Her er eksempel fra på hvordan det fremgår at filen er generert:
+
+![Bilde som viser at filen «behandlingsoversikt.csv» ligger i loggen over nylige nedlastinger.](https://cms.fellesdatakatalog.digdir.no/uploads/Behandlingsoversikt_rapport_CSV_nedlasting_060b603946.png)
+
+&nbsp;
+
+Rapporten dekker samme innhold som rapport «Behandlingsoversikt, men inneholder i tillegg virksomhetens organisasjonsnummer. Her er et eksempel på rapport «Behandlingsoversikt CSV» åpnet i MS Excel: 
+
+![Bilde som viser eksempel på rapport «Behandlingsoversikt CSV» åpnet i MS Excel.](https://cms.fellesdatakatalog.digdir.no/uploads/Behandlingsoversikt_rapport_CSV_eksempel1_127c7da850.png)
+
+Hver rad representerer en behandlingsaktivitet. Tema i kolonnene følger i hovedsak samme rekkefølge som tema i registreringsløsningen. Først kommer Navn på virksomheten, så organisasjonsnummer, informasjon fra de ulike feltene under «Kontaktinformasjon» og «Personvernombud» og til slutt temaene i de ulike feltene knyttet til hver behandlingsaktivitet. Navn på behandlingsaktiviteten ligger for eksempel i kolonne P. Merk at «Organisasjonsnummer» vises kun i CSV-rapportene.
+
+Tema som kan gjentas med flere registreringer blir separert i kolonnene. Nedenfor følger er eksempel fra registeringsløsningen, og deretter med visning av tilsvarende felter og data i CSV-fil. I dette eksempelet er det registrert to navn med tilhørende telefon og epost under «Daglig behandlingsansvarlig i behandlingsaktiviteten «Lønn» i registeringsløsningen:
+
+![Bilde som viser at det er registrert to personer med daglig behandlingsansvar for en behandlingsaktivitet.](https://cms.fellesdatakatalog.digdir.no/uploads/Behandlingsoversikt_behandlingsaktivitet_daglig_behandlingsansvar_4f84aa1572.png)
+
+I CSV-filen «Behandlingsoversikt CSV» vises samme informasjon fra behandlingsaktiviteten «Lønn»:
+
+![Bilde som viser eksempel på rapport Behandlingsoversikt CSV» åpnet i MC Excel der det er registrert to personer med daglig behandlingsansvar for en behandlingsaktivitet.](https://cms.fellesdatakatalog.digdir.no/uploads/Behandlingsoversikt_rapport_CSV_eksempel_Lonn_52c0a151a2.png)
+
+Som det fremgår her, brukes et separatortegn dersom det er oppgitt flere registeringer innen et tema. I eksempelet fremgår det i kolonne R at det i behandlingsaktiviteten «Lønn» er tre «Daglig behandlingsansvarlige».  I kolonne S vises telefonnummer i samme rekkefølge som navnene. Det betyr at Jan Jansen har telefon 22334455 og Nils Nilsen har telefon 33445566. For Tor Torsen er det ikke registrert noe telefonnummer.
+
+Filen kan behandles videre i for eksempel et regneark. Man kan da for eksempel legge inn flere navn på «Daglig behandlingsansvarlig» og skille navnene med «separatortegnet» som ofte finnes opp til venstre på tastaturet, gjerne på samme tast som paragraf-tegnet ligger på.
+
+
+### Rapport «Protokoll» og «Protokoll CSV»
+
+Rapport Prokoll og rapport Protokoll CSV inneholder kun godkjente behandlingsaktiviteter. Rapporten er videre avgrenset til å kun gjelde tema som inngår i artikkel 30.
+
+Rapport “Protokoll” er en HTML-rapport og er det 3. valget i rapportmenyen:
+
+![Bilde som viser de fire rapporttypene under knappen «Generer rapport».](https://cms.fellesdatakatalog.digdir.no/uploads/Behandlingsoversikt_rapportalternativer_877d5421ad.png)
+
+&nbsp;
+
+For å kunne generere rapportene «Protokoll» og «Protokoll CSV», må de obligatoriske feltene under temaene «Kontaktinformasjon» og «Personvernombud» være utfylt:
+
+![Bilde som viser temaene «Kontaktinformasjon» og «Personvernombud» i Behandlingsoversikt.](https://cms.fellesdatakatalog.digdir.no/uploads/Behandlingsoversikt_kontakt_og_personvern_1b17c54e27.png)
+
+&nbsp;
+
+Dersom registeringsfeltene under «Kontaktinformasjon» og «Personvernombud» <u>ikke</u> er fylt ut, blir rapportvalgene «Protokoll» og «Protokoll CSV» vist med grå tekst i menyen hvor man velger rapport. Det betyr at det ikke er mulig å generere rapportene:
+
+![Bilde som viser at rapporttypene «Protokoll» og «Protokoll CSV» er deaktivert under knappen «Generer rapport».](https://cms.fellesdatakatalog.digdir.no/uploads/Behandlingsoversikt_rapportalternativer_manglende_utfylling_722200b988.png)
+
+Når registeringsfeltene under «Kontaktinformasjon» og «Personvernombud» er utfylt, kan man starte generering av rapport «Prokoll» og «Protokoll CSV».  Merk at i tillegg til at rapportene inneholder kun godkjente behandlingsaktiviteter, er innholdet i hver behandlingsaktivitet videre avgrenset til å kun omhandle de tema som er merket som «Obligatorisk» i registreringsløsningen. Det vil si at rapportene inneholder kun artikkel 30-temaene (protokoll-kravene) samt navn på behandlingsaktiviteten. «Protokoll CSV» viser i tillegg organisasjonsnummeret til virksomheten. Valgfrie tema i registeringsløsningen vises derfor ikke i disse rapportene.
+
+
+#### Rapport «Protokoll»
+
+For at en behandlingsaktivitet skal få status godkjent, og derved kunne vises i rapport «Protokoll», må alle obligatoriske tema i behandlingsaktiviteten være utfylt, samt at behandlingsaktiviteten må ha status som «Godkjent». Godkjenning foregår ved å klikke på Godkjenn-knappen nederst inne i registreringsvinduet for den enkelte behandlingsaktivitet. Her er eksempel fra rapport Protokoll:
+
+![Bilde av et eksempel på rapport «Protokoll» som HTML.](https://cms.fellesdatakatalog.digdir.no/uploads/Behandlingsoversikt_protokoll_html_6e789eaad5.png)
+
+
+#### Rapport «Protokoll CSV»
+
+Rapport «Protokoll CSV» har samme innhold som HTML-rapport «Protokoll». I tillegg inneholder den virksomhetens organisasjonsnummer. Den åpnes på samme måte som rapport «Behandlingsoversikt CSV». Her er eksempel fra rapport «Protokoll CSV», åpnet i MS Excel:
+
+![Bilde som viser et eksempel på rapport «Protokoll CSV» åpnet i MS Excel.](https://cms.fellesdatakatalog.digdir.no/uploads/Behandlingsoversikt_rapport_protokoll_CSV_eksempel_eba15ff1ec.png)
+
+&nbsp;
+
+Om du har spørsmål til bruk av Behandlingsoversikt, eller trenger hjelp med generering av rapporter, kan du ta kontakt med oss på epost-adresse [[email protected]](mailto:[email protected])
+