開催者のタスクの記載の更新 (aws-samples#45)

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Co-authored-by: icoxfog417 <[email protected]>

docs/organizer/README.md

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 本文書は、ML Enablement Workshopの資料を使いワークショップの開催を企画している方に向けて書かれたガイドです。
 
-* [開催の要件確認](requirements.md)
 * [開催者のタスク](tasks.md)
 * [ワークショップのタイムテーブル例](timetable.md)
 * [ワークショップの進め方ガイド](guide.md)

docs/organizer/tasks.md

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 # ML Enablement Workshop の開催者が行うタスク
 
 ワークショップ開催者に向けて ワークショップ開催のために必要なタスクの例を提示します。
+Day 1,2 については集合研修として実施可能です。 Day3 のアイデアソンはチームごとの個別開催が基本です。チームごとの情報共有が許される場合、ファシリテーターが複数チームをマネジメントできる場合は同日に実施することも可能です。
 
+ワークショップでは Day 1 ~ Day 3 で参加組織へのお願い事項が多くあり、各組織ごとに例外を認めていると開催側の負荷が上がってしまいます。
+例外が出ないよう、ワークショップ申し込み時に参加条件に同意いただきます。
 
-## 申し込み時の同意の取得
+1. 申し込み時の同意の取得
+2. 日程調整
+3. チーム情報の収集
+4. ワークショップ実施
 
-ワークショップへの申し込みに関するタスクを例示します。
-ワークショップでは Day 1 ~ Day 3 で参加組織へのお願い事項が多くあり、各組織ごとに例外を認めていると開催側の負荷が上がってしまいます。
-例外が出ないようにワークショップ申し込み時に参加条件を示しておきます。
-通常、提供したい組織へのワークショップの紹介の後に同意を取ります。
+## 1. 申し込み時の同意の取得
+
+ワークショップに参加いただく前に、参加の前提について同意を取得します。
+
+チームの代表者に以下のチェックリストを送付し確認と返信を依頼します。注釈を除いた上で依頼メールのテンプレートとしてご利用ください。 1 組織から複数チーム参加する場合は、組織の代表者に依頼します。
 
-組織代表者に以下のチェックリストの記入を依頼します。注釈を除いた上で依頼メールのテンプレートとしてご利用ください。(*)
 
 ```
-以下の開催要件への同意についてご返信ください。
-
-1. 開催日程 (*1)
-1.1. [ ] Day1,2 の開催日時をご確認の上、必須参加者の日程を調整ください。
-1.2. [ ] 必須参加者にご参加いただけることを確認ください。
-    プロダクトマネージャーの方に Day1, Day3 に参加いただけること。
-    開発者の方に Day2, Day3 に参加いただけること。（Day 1 へのご参加も推奨します）
-    機械学習・データ活用の知見を有する方が社内に在籍しており、Day 3 に参加いただけること。
-1.3. [ ] 想定される参加者数
-    Day ごとに想定される参加者数、チーム数をご回答ください。
-    アイデアソン実施の際に、ML ユースケースを特定するドメインごとにチームを分割します。
-    チーム数が多くなると AI/ML 知見を有する方の必要人数が増えてしまうため、
-    参加チームの ML 活用へのモチベーションや ML ユースケース特定の企業における重要度に応じて参加チームの絞り込みを行なってください。
-2. ツール関連 (*2)
-2.1. [ ] ワークショップの録画をさせていただくことへの同意
+以下の開催要件への同意についてご返信ください(*1)。
+
+1. 必須参加者の同意
+1.1. [ ] 必須参加者の参加同意
+    本ワークショップは、プロダクトマネージャー、開発者、機械学習・データ活用の知見を有する方、
+    3つの職種の参加が必須です。それぞれの方に対し、参加への同意を確認ください。
+1.2. [ ] 参加するチームと参加者のご連絡
+    Day ごとに想定されるチーム数、参加者数をご回答ください。
+    チームには、必ずプロダクトマネージャー、開発者、機械学習・データ活用の有識者3名が入るようにしてください。
+    チームの数だけアイデアソンのファシリテーターが必要になるため、
+    参加チームの ML 活用へのモチベーションや プロダクトにとっての ML の重要度に応じ絞り込みを行なってください。
+2. 日程調整 (*2)
+2.1 [ ] 日程調整の主導
+　　日程調整は組織代表者の方に依頼させていただきます。
+    運営からの依頼に対し、必須参加者の方が参加可能な日程を調整し返信くださるようお願い致します。
+3. ツール準備 (*3)
+3.1. [ ] ワークショップを録画させていただくことへの同意
     ワークショップ自体のブラッシュアップ、後から議論を振り返る意図でアイデアソンの録画を行わせていただきます。
-    開催者と参加組織内のみでの共有をお約束します。
-    アイデアソンについては各組織で個別実施となりますので、開催者と各組織ごとでの録画の共有となります。
-2.2. [ ] ホワイトボードツールとして Miro をご準備いただくことへの同意
+    開催者と参加チーム内のみでの共有をお約束します。
+    アイデアソンは個別実施となりますので、開催者と各チームのみでの録画の共有となります。
+3.2. [ ] ホワイトボードツールとして Miro をご準備いただくことへの同意
     本ワークショップではイベントストーミングという手法を用いて ML ユースケース特定を行います。
-    その際にホワイトボードツールとして Miro の利用を前提としてワークショップが設計されています。Day 1 開催当日までにご準備ください。
-2.3. [ ] 開発者向けハンズオンのために Studio Lab をご準備頂くことへの同意
+    その際にホワイトボードツールとして Miro の利用を前提としていますので、 Day 1 開催当日までにご準備ください。
+    事前準備の都合上、Miro の代替ツールのご利用は原則お受けできかねます。
+3.3. [ ] 開発者向けハンズオンのために Studio Lab をご準備頂くことへの同意
     本ワークショップの開発者向けハンズオンでは SageMaker Studio Lab で進めることを前提として設計されています。
+    Day2 開催当時までにアカウントをご準備ください。
 ```
 
 注釈
 
-- *: AWS から個別企業に向けてのワークショップ提供の場合は、[GitHub 上のコンテンツ](https://github.com/aws-samples/aws-ml-enablement-workshop)に企業のロゴを掲載していただくことへの同意をお願いしております。
-- *1: 既に Day 1,2 の開催日程が決まっている場合は、その時間枠での参加の確認をします。
-- *2: 会議ツールが決まっている場合は用件として入れてしまいましょう。ブレイクアウトルームが利用できる Zoom がおすすめです。
+- *1: AWS から個別企業に向けてのワークショップ提供の場合は、「4. ワークショップの周知への協力依頼」として、「4.1 [GitHub 上のコンテンツ](https://github.com/aws-samples/aws-ml-enablement-workshop)への企業のロゴの掲載」、「4.2 参加報告記事の執筆/事例登壇へのご協力」を依頼させていただきます。4.1, 4.2 いずれかは参加いただく上では必須、両方協力頂くことは任意となります。
+- *2: 既に Day 1,2 の開催日程が決まっている場合は、その時間枠での参加の確認をします。
+- *3: 本ワークショップで利用するホワイトボードツールは Miro を前提としています。例外を認めるとファシリテーションや準備が困難になるため推奨しません。また、会議ツールが決まっている場合は要件として利用の同意を入れてください。ブレイクアウトルームが利用できる Zoom がおすすめです。
+
+参加チームの同意が確認出来たら、日程調整を開始します。
 
-## 日程調整
+## 2. 日程調整
 
-ワークショップ開催が決まったら Day 1 ~ Day 3 の日程調整を実施します。
-Day3のアイデアソンはチームごとの個別開催が基本です。
-ただ、チームごとの情報共有が許される場合、ファシリテーターが複数チームをマネジメントできる場合はこの限りではありません。
-Day 1,2 については集合研修として実施可能です。
+申し込み時の同意が取得でき、ワークショップ開催が決まったら Day 1 ~ Day 3 の日程調整を実施します。
 
-組織代表者に以下のチェックリストの記入を依頼します。注釈を除いた上で依頼メールのテンプレートとしてご利用ください。
+チームの代表者に以下のチェックリストを送付し確認と返信を依頼します。注釈を除いた上で依頼メールのテンプレートとしてご利用ください。 1 組織から複数チーム参加する場合は、組織の代表者に依頼します。
+
+Day 1, Day 2 は集合研修として実施可能ですので、複数チーム参加される場合は日程を決め打ちして通知するか希望日程の調整を実施してください。参加チーム数が多い場合は、日程を決め打ちとした上でワークショップを開催した方が効率的です。概ね 2 カ月以上先の日付を提示することで、必須参加者の日程を確保してもらいます。
 
 ```
 以下の情報を記入の上ご返信ください。
 
-1. 日程調整
-1.1. [ ] Day 1,2 の希望日程をそれぞれ4つお出しください。日程確定後の日程変更はできかねます。 (*1)
-1.2. [ ] Day3 の希望日程を4つお出しください。日程確定後の日程変更はできかねます。 (*2)
-1.3. [ ] AI/ML 知見を有する方のご参加の調整 (*3)
-    アイデアソンでは 各組織の AI/ML 知見を有する方にファシリテーターとしてご参加いただき、ML ユースケースを特定します。
-2. 使用ツール
-2.1. [ ] Day 1 までに Miro ボードの URL をご連絡ください。 (*4)
-    事前準備の都合上、Miro の代替ツールのご利用は原則お受けできかねます。
+1. 日程調整 (*1)
+1.1. [ ] 必須参加者が参加可能な Day 1 の希望日程を4つお出しください。日程確定後の日程変更はできかねます。
+    Day1 はプロダクトマネージャーの参加が必須です。開発者、AI/ML有識者の方も参加を推奨します。
+1.2. [ ] 必須参加者が参加可能な Day 2 の希望日程を4つお出しください。日程確定後の日程変更はできかねます。
+    Day2 は開発者の参加が必須です。
+1.3. [ ] 必須参加者が参加可能な Day 3 の希望日程を4つお出しください。日程確定後の日程変更はできかねます。
+    Day3 はプロダクトマネージャー、開発者、AI/ML有識者すべての参加が必須です。
+2. 使用ツール (*2)
+2.1. [ ] Day 1 までに Miro ボードの URL をご連絡ください。
+　　Day3 のアイデアソン本番に使用する Miro ボードの URL をご連絡ください。このボードは Day1 の個社ワークでも利用します。
     プロダクトに関する詳細をホワイトボードに記載する可能性があるため、必要に応じて適切な権限設定を行ってください。
     パスワードでのボードアクセス制限を行う場合は、開催者へパスワードの連携もお願いいたします。
     Miro の場合、1 チーム 1 ボードの利用を推奨します。
+    なお、 Day1 の個人演習では参加者個々のMiroのアカウントでボードを作成します。    
 ```
 
 注釈
 
-- *1: 参加組織数が多い場合は、日程を決め打ちとした上でワークショップを開催した方が良いです。
-- *2: チーム数が多い場合は、日程枠を決め打ちとした上でアイデアソン実施日の2ヶ月以上前に実施した方が良いです。組織やチームが多いと日程変更依頼がくる事がありますが、開催者の日程調整が大変になります。事前に日程変更できない旨を書いておきましょう。
-- *3: 組織に AI/ML 知見を有する方のご参加はワークショップ申し込み時のクライテリアとなっています。
-- *4: ホワイトボードツールは事前に開催者で取り決めたツールに確定しましょう。ボード単位でパスワードを共有してもらうか、開催者側メンバーのボードへのアクセス権限の追加をお願いしましょう。
+- *1: 組織に AI/ML 知見を有する方のご参加はワークショップ申し込み時のクライテリアとなっています。
+- *2: 本ワークショップは Miro を前提としています。開催者として Miro 以外のツールを使う場合、ツールに応じた記載に修正してください。参加者自身にリモート会議ツールの準備を依頼する場合はこのタイミングで依頼をしてください。
 
 日程が確定したら、ワークショップの会議 URL の送付、開催者に [タイムテーブル](/timetable.md)を含めた invitation を送るなどの作業を行います。
 
-## 組織情報の収集
+## 3. チーム情報の収集
 
-全ての日程が確定した後はアイデアソン参加者の情報を収集する必要があります。
+日程が確定した後、参加者の情報を収集します。特にアイデアソンのファシリテーションをする上でだれがどのような役割を持っているのか把握することは重要です。
 
 利用用途
 
 - 参加者数の把握
-- チーム割、ファシリテーター人数の調整
+- チーム割の確認、ファシリテーター人数の調整
 
-|参加者氏名|メールアドレス|役割(PdM/Engneer/ML)|Day 1 参加|Day 2 参加|Day 3 参加|担当サービス|チーム分け|
+|参加者氏名|メールアドレス|役割(PdM/Engneer/ML)|Day 1 参加|Day 2 参加|Day 3 参加|担当サービス|チーム|
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 |ML 太郎|[email protected]|PdM|Yes|No|Yes|XXサービスYY機能|XXサービス|
 
-## ワークショップ実施
+## 4. ワークショップ実施
 
-組織情報の収集が完了して参加人数やチーム数が確定すれば後は本番に向けてワークショップコンテンツのデリバリ練習を行いましょう。
+チーム情報の収集が完了して参加人数やチーム数が確定すれば後は本番に向けてワークショップコンテンツのデリバリ練習を行いましょう。[開催者用のガイド](guide.md)をご参照ください。