4. Documentation du Robert : UTILISATION
Vous trouverez ici la description de tout les termes propres à Robert et ce qu'ils représentent. Robert à été créé à la base pour une association et nous avons reproduit leur vocabulaire dans l'interface.
Les utilisateurs sont les personnes autorisées à se connecter à Robert selon 3 niveaux (voir/créer/administrer). Ils peuvent être associés à un technicien (un 'gen' dans l'interface).
Les gens sont vos techniciens, les personnes qui peuvent être assignées à des plans.
Les bénéficiaires sont la liste des structures et interlocuteurs associés.
Une structure est un organisme (entreprise, association) à qui vous louez du matériel.
Les interlocuteurs sont des personnes rattachées à une structure (contacts technique/artistique/...).
Dans les menus Matériel, Gens et Bénéficiaires l'interface contient un sous menu et une zone de liste pour l'édition. Le sous menu est en haut de la page et permet de voir les actions disponibles pour chaque groupe. Par exemple dans le menu matériel il y à une icône pour le matériel au détail et une icône pour le matériel en pack.
Menu Calendrier
- Affiche une vue des évènements sur une frise
- Permet de créer un évènement
- Modifier/confirmer/deviser/facturer un évènement
- Un système de notes pour la communication interne
Menu Matériel
En haut de l'interface l'icône représentant un câble 
L'icône symbolisant un fly-case 
Menu Gens (regroupe vos techniciens et vos utilisateurs)
- Les techniciens peuvent être ajoutés à des évènements. Dans ce cas, ils apparaitrons dans la fiche récapitulative de l'évènement avec leurs coordonnées, servirons à calculer le prix d'un devis en fonction de leur taux journalié.
- Les utilisateurs sont les personnes qui ont un accès à Robert. Ils sont différenciés selon 3 niveaux:
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Consultant : ils peuvent voir les évènements en cours mais ne peuvent pas en créer
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Utilisateur : Ajoute au niveau consultant la possibilité de créer des évènements, du matériel, des structures...
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Administrateur : Un administrateur dispose de tous les droits. Il a de plus accès à deux menus supplémentaires: * Renseigner les informations de la structure utilisant Robert ( raison sociale, adresse ... ) * Sauvegarder et importer la base de donnée.
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Menu Bénéficiaires
Sur cette page vous créez et listez les structures (entreprises/associations/...) à qui vous louez votre matériel, facturez des prestations. Un fois une structure ajoutée, vous pouvez ajouter des interlocuteurs à celle-ci. Pour cela, cliquez sur le nom de la structure dans la vue liste et un menu vous listera les interlocuteurs et vous proposera d'en ajouter.
Menu Infos (administrateurs seulement) Sur cette page vous modifiez les informations de votre structure. Ces informations apparaitrons sur les devis/factures. Vous devez disposer d'un compte utilisateur avec l'habilitation administrateur pour voir ce menu.
Menu Sauvegarde (administrateurs seulement) Sur cette page vous pouvez sauvegarder votre base de donnée, en entier ou seulement certaines tables. Vous pouvez également restaurer une sauvegarde précédente, ou la télécharger. Vous devez disposer d'un compte utilisateur avec l'habilitation administrateur pour voir ce menu.
Pour ajouter un évènement dans le calendrier, cliquez sur le menu Calendrier et choisir "Ajouter un évènement". Vous vous déplacez dans les différentes étapes de la création avec les boutons "Précédent" et "Suivant" en haut de l'interface.
Les champs sont simple à comprendre. Le champ Bénéficiaire peut ne pas encore exister dans votre base. Si c'est le cas en changeant d'étape vous avez 2 possibilités :
- Créer la structure à la volée, pour ce faire entrez le nom du Bénéficiaire et une fois les autres champs remplis cliquez sur suivant. Une fenêtre vous propose la création.
- Ne pas créer la structure. Pas de problèmes mais il faut garder en tête que pour créer un devis ce champs devra être correctement relié à une structure
Dans cette étapes s'affiche la liste des techniciens enregistrés. Vous pouvez filtrer la liste par compétences en cliquant sur une ou plusieurs icônes de filtre :
A droite du nom de technicien 3 icônes vous informe de leur disponibilité :
Robert n'a pas pour but de vous empêcher d'assigner des techniciens qui ne serait pas disponibles. Souvent l'organisation d'un évènement est soumise à de multiples changements et aléas. Aussi pour être le plus flexible la décision d'assigner est prise par un humain en toute connaissance de cause.
Vous verrez sur l'étape 4 qu'il est possible d'ajouter ou de supprimer des techniciens sur certaines journées lors d' évènements sur plusieurs jours.
Dans le menu supérieur vous avez les différentes options de filtrage pour afficher votre stock.
Le premier bouton affiche le matériel par Pack ou le matériel au détail. L'icône "+" permet d'ajouter à la volé un matériel à votre base de donnée.
Ensuite les boutons de filtrage de votre liste de matériel :
Tout comme pour les techniciens Robert ne vous empêchera pas d'ajouter du matériel non disponible en stock. A la place une liste de matériel spéciale "A louer" sera créée. Elle est affichée en direct sur la partie droite de l'interface.
Ajout du matériel par Packs C'est l'option d'affichage par défaut. Une liste affiche les packs correspondant à votre filtrage. Vous pouvez voir le détail du pack en cliquant sur son nom. La disponibilité de chaque matériel est affichée. Ajoutez des packs avec les boutons + et -.
Ajout du matériel au détail Cliquez simplement sur l'icône + de la ligne de votre matériel et entrez la quantité désirée.
Sur cette étape le plan est décomposé en une suite de jours. Pour chaque jour vous pouvez ajouter une information qui apparaitra dans la feuille de route. Vous pouvez également ajouter ou supprimer des techniciens.
Pour gérer les présences de techniciens cliquez sur le "+" et remplissez la boite de dialogue de la même façon que sur l'étape 2. Les informations seront donc uniquement pour la journée sélectionnée.
Si vous voulez ajouter une remarque pour une journée (les horaires par exemple) tapez simplement la note dans la zone de cette journée.
Vous pouvez valider votre évènement de 2 façons.
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Pour devis. Dans ce cas les informations sont enregistrées cependant le matériel utilisé n'est pas décompté pour les jours de l'évènement. Il est considéré comme non confirmé et une icône "?" s'affiche dans le calendrier. La confirmation se fera dans un second temps depuis le calendrier.
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Réservation directe. Dans ce cas l'évènement est directement confirmé. Les disponibilités des matériels et techniciens seront mises à jour.
Voilà, votre évènement est maintenant créé. La suite se passe sur la vue calendrier.
Sur la vue calendrier, cliquez sur l'évènement que vous venez de créer. Une fenêtre vous propose un récapitulatif des informations du plan et vous permet de créer les devis/factures et d'ajouter des fichiers de travail au plan (par exemple un dossier technique au format PDF).
Vous pouvez modifier le prix d'un devis ou d'une facture sur cette page. Sur la partie droite de la fenêtre, entrez soit une remise en pourcentage du total, soit un montant fixe. Ensuite cliquez sur "Créer la facture" ou "Créer le devis". Dans le cas d'un devis, une fenêtre apparait vous permettant de modifier les conditions générale de location. Vous pouvez créer de multiples devis mais bien sûr une seule facture.
Le coût des technicien n'est pas inclus dans ce devis, les organisateur ont la charge de déclarer les intermittents, les auto-entrepreneurs facturent directement la structure.
Pour aider à cette déclaration, le bouton "Imprimer récap" regroupe toutes les informations nécessaires à cette déclaration. En dernière section du récapitulatif, vous pouvez modifier les informations de nombre de jour travaillés et de coût journalier de chaque technicien pour calculer le total des coûts du personnel. Une fois ces informations modifiés si besoin, vous pouvez imprimer le récapitulatif et transmettre la partie "Infos Déclaration des techniciens " à l'employeur. Il aura sous la main toute les informations nécessaires pour faire les déclaration des intermittents (numéro de sécurité sociale, numéro de congés spectacle, numéro de GUSO ... informations enregistrées lors de la création de techniciens).
Le récapitulatif vous permet également d'imprimer une feuille de route avec toutes les informations utiles. Les contacts de la structure et des techniciens, les remarques journalières que vous avez pu entrer lors de la partie 4 de la création de l'évènement ainsi que le matériel à louer si nécéssaire.