Update presentation guide

update the email to participants, new section "day before workshop" and fix link in fr version

02-preparation-fr.Rmd

@@ -56,29 +56,32 @@ Nombre d'inscriptions | Nombre de personnes qui présentent | Paiement par perso
 
 **Pour les ateliers de formation à distance** :
 
-> Sujet du message : [Série d'ateliers R du CSBQ] Atelier #**X** - **Nom de l'atelier** (vendredi, **jour du mois**)
+> Sujet du message : [Série d'ateliers R du CSBQ] Atelier #**XX** - **Nom de l'atelier** (**Date de l'atelier**)
 
 > Bonjour !
 >
-> Nous avions reçu votre inscription à l'atelier R du CSBQ #**XXX** qui aura lieu le **JOUR DE LA SEMAINE** à **HH:MM** **PM ou AM**. En préparation de l'atelier, veuillez noter ce qui suit :
+> Nous avons reçu votre inscription à l'atelier R du CSBQ #**XX** qui aura lieu le **DATE DE L'ATELIER** à **HH:MM** **PM ou AM**.
 >
-> 1) L'atelier sera donné sur la plateforme Zoom. Veuillez vous inscrire sur ce lien d'inscription : **INSÉRER LE LIEN QUI VOUS SERA FOURNI PAR L'ÉQUIPE DE COORDINATION**. Après l'inscription, vous recevrez une invitation le jour de l'atelier contenant un lien unique. Vous ne devez pas partager ce lien avec d'autres personnes.
+> En préparation de l'atelier, veuillez noter ce qui suit :
 >
-> 2) Veuillez préparer votre ordinateur portable et les programmes correspondants (R et RStudio) au préalable. Vous pouvez également télécharger le script que nous utiliserons dans cet atelier sur le site web suivant : **https://r.qcbs.ca/fr/workshops/r-workshop-XX/**
+> 1) L'atelier se tiendra sur la plateforme Zoom. 
+>   * Vous devez vous inscrire pour accéder à la séance avec le lien d'inscription suivant : **INSÉRER LE LIEN QUI VOUS SERA FOURNI PAR L'ÉQUIPE DE COORDINATION**. 
+>     * Veuillez vous inscrire au moins une heure avant l’atelier afin que nous approuvions votre participation à temps.
+>     * Une confirmation courriel expliquant la façon d’accéder à la réunion, à l’aide d'un lien unique, vous sera envoyée. Ne partagez pas ce lien avec d’autres personnes.    
 >
-> 3) Nous vous recommandons d'exécuter l'intégralité du script au moins une fois avant la session de l'atelier afin de vous assurer que tout fonctionne sur votre ordinateur portable. En outre, nous vous recommandons de télécharger et d'installer toutes les bibliothèques que nous utiliserons pendant l'atelier.
+> 2) Veuillez préparer votre ordinateur portable et les programmes correspondants (R et RStudio) *avant* la séance. Vous pouvez également télécharger le script que nous utiliserons dans cet atelier sur le site web suivant : https://r.qcbs.ca/fr/workshops/r-workshop-**XX**/
 >
-> 4) Si vous ne pouvez plus vous rendre à l'atelier, veuillez nous en informer 5 jours à l'avance par e-mail. Notez que la préparation de cet atelier dépend du nombre d'inscriptions. Le fait de ne pas nous informer de votre absence entraînera une pénalité de 100$ facturée au membre du CSBQ qui dirige votre recherche.
+> 3) Nous vous recommandons d'exécuter l'intégralité du script au moins une fois avant la session de l'atelier pour vous assurer que tout fonctionne sur votre ordinateur. Au besoin, télécharger et installer les bibliothèques que nous utiliserons lors de l’atelier.
 >
-> 5) Si vous n'êtes pas membre du CSBQ, il peut vous être demandé de nous envoyer un reçu de paiement pour participer à l'atelier.
+> 4) Si vous ne pouvez plus être présent à l'atelier, veuillez nous en informer au moins 5 jours à l'avance par courriel. En cas d’absence sans communication de votre part, une pénalité de 100 $ sera facturée à votre directeur ou directrice de recherche.
 >
-> 6) Notez que beaucoup d'efforts ont été déployés dans la planification de ces ateliers. Il est important que vous restiez engagé dans l'apprentissage et, si nécessaire, que vous participiez activement aux discussions et collaboriez avec vos pairs.
+> 5) Si vous n'êtes pas membre du CSBQ, il peut vous être demandé de nous envoyer un reçu de paiement pour participer à l'atelier.
 >
-> 7) Nous vous encourageons à laisser votre caméra allumée pour permettre à l'équipe de présentation de se connecter avec vous.
+> 6) Nous vous encourageons à laisser votre caméra allumée afin que l'équipe de présentation puisse mieux interagir avec vous. Notez que beaucoup d'efforts ont été déployés dans la planification de ces ateliers. Il est important que vous restiez engagé dans l'apprentissage et, si nécessaire, que vous participiez activement aux discussions et collaboriez avec vos pairs.
 >
-> 8) Si vous avez des questions concernant cet atelier, veuillez contacter l'équipe de présentation afin que nous puissions vous aider !
+> 7) Si vous avez des questions concernant cet atelier ou son déroulement, veuillez contacter l'équipe de présentation afin que nous puissions vous aider !
 >
-> Nous avons hâte de vous voir le **JOUR DE LA SEMAINE** !
+> Nous avons hâte de vous voir **JOUR DE LA SEMAINE** prochain !
 >
 > **VOTRE(VOS) NOM(S)**
 
@@ -109,12 +112,16 @@ Nombre d'inscriptions | Nombre de personnes qui présentent | Paiement par perso
 >
 > **VOTRE(VOS) NOM(S)**.
 
+### La veille de l'atelier
+
+Les inscriptions sont ouvertes jusqu'à 24 heures avant le début de l'atelier. **Pour les ateliers à distance**, veuillez vérifier une dernière fois la liste des personnes participantes afin de vous assurer que tout le monde a bien reçu [le courriel](#une-semaine-avant-latelier) contenant le lien d'inscription pour accéder à la séance sur Zoom.
+
 
 ## Le jour de l'atelier
 
-**Nous avons élaboré une [session dédiée avec des lignes directrices](#presentation-fr) sur ce que l'équipe de présentation devrait faire pendant l'atelier.**
+**Nous avons élaboré une [section dédiée avec des lignes directrices](#presentation-fr) sur ce que l'équipe de présentation devrait faire pendant l'atelier.**
 
-**S'il vous plaît, [lisez et appliquez-les](#presentation-fr) très attentivement.**
+**S'il vous plaît, lisez et appliquez-les très attentivement.**
 
 ## Après l'atelier
 

03-presentation-fr.Rmd

@@ -1,4 +1,4 @@
-# Présentation {#presenter-fr}
+# Présentation {#presentation-fr}
 
 Les recommandations suivantes ont été rédigées afin d'améliorer le contenu des ateliers pour les personnes qui participent à la série d'ateliers R. Nous proposons des lignes directrices basées sur des stratégies d'enseignement et d'apprentissage factuelles. Même si certains aspects peuvent vous sembler évidents, nous vous demandons de les lire *avec attention*.
 

07-preparation-en.Rmd

@@ -53,27 +53,32 @@ Number of Participants | Number of Presenters | Payment per Presenter | Allocate
 
 **For remotely instructed workshops**:
 
-> Message subject: [QCBS R Workshop Series] Workshop #**X** – **Name of the Workshop** (Friday, **Month Day**)
+> Message subject: [QCBS R Workshop Series] Workshop #**X** – **Name of the Workshop** (**Date of the workshop**)
 
 > Hello!
 >
-> You are registered for the QCBS R Workshop #**XXX** that will be given this coming **DAY OF WEEK** at **HH:MM** **PM or AM**. In preparation for the workshop please note the following:
+> You are registered for the QCBS R Workshop #**XXX** that will be given this coming **DATE OF THE WORKSHOP** at **HH:MM** **PM or AM**. 
+>
+> In preparation for the workshop please note the following:
 >
-> 1) The workshop will be given through Zoom. Please register at this registration link: **INSERT LINK PROVIDED TO YOU BY COORDINATION TEAM**. If registered, you should receive an invitation on the day of the workshop containing a unique link. You must not share this link with others.
+> 1) The workshop will be given through Zoom. 
+>   * You must register to access the Workshop with the following registration link: **INSERT LINK PROVIDED TO YOU BY COORDINATION TEAM**.
+>     * Please register at least 1 hour before the workshop so that we can approve your participation in time. 
+>     * If registered, you will receive an invitation containing a unique link. You must not share this link with others.
 >
-> 2) Please prepare your laptop and the relevant programs (R and RStudio) before hand. You can also download the script we will be using in this workshop at the following website: **https://r.qcbs.ca/workshops/r-workshop-XX/**
+> 2) Please prepare your laptop and the relevant programs (R and RStudio) *before* hand. You can also download the script we will be using in this workshop at the following website: https://r.qcbs.ca/workshops/r-workshop-**XX**/
 >
-> 3) We recommend that you execute the entire script at least once before the workshop session to make sure that everything works on your laptop. In addition to this, we recommend that you download and install all the libraries we will be using during the workshop.
+> 3) We recommend that you execute the entire script at least once before the workshop session to make sure that everything works on your computer. If needed, download and install the libraries that we will use during the workshop.
 >
-> 4) If you can no longer make it to the workshop, please advise us 5 days in advance by email. Note that the preparation for this workshop is dependent on the number of participants. Failing to advise us about your absence will incur in a 100$ penalty billed to your supervisor.
+> 4) If you can no longer make it to the workshop, please advise us at least 5 days in advance by email. Failing to advise us about your absence will incur in a 100$ penalty billed to your supervisor.
 >
 > 5) If you are not a member of the QCBS, you may be asked to send us a receipt of payment to the workshop.
 >
 > 6) We encourage you to keep your camera turned on, so that instructors can more easily connect and engage with you. Please consider that a lot of effort has been put into the planning of these workshops, so it is important that attendees are willing to engage in the learning process. This may include active participation in discussion and collaboration with your peers.
 >
 > 7) If you have any questions concerning this workshop or its venue, please reach one of the presenters so you can be helped to the best of our ability!
 >
-> Thank you, we look forward to **DAY OF WEEK**!
+> Thank you, we look forward to next **DAY OF WEEK**!
 >
 > **YOUR NAME(S)**.
 
@@ -104,10 +109,14 @@ Number of Participants | Number of Presenters | Payment per Presenter | Allocate
 >
 > **YOUR NAME(S)**.
 
+### The day before the workshop
+
+Registration is open until 24 hours prior to the workshop. **For remote workshops**, please check the list of participants one last time to ensure that everyone has received the [email](#one-week-before-the-workshop) containing the registration link to access the Zoom session.
+
 
 ## On the day of the workshop
 
-**We have built a [dedicated session with guidelines](#presentation-en) on what both instructors and assistants should do during the workshop.**
+**We have built a [dedicated section with guidelines](#presentation-en) on what both instructors and assistants should do during the workshop.**
 
 **Please, read and apply them very attentively!**