How_to_organize_DG.md

Как организовать Django Girls

Многое из того, что вы прочтете дальше, является моим субъективным видением, и вы вправе менять куски или даже весь воркшоп согласно своим представлениям. Строгие объективные критерии вы прочтете на сайте организации в момент подачи заявки. Воспринимайте мой текст как помощь, но не как строжайший план к действию.

Коротко о формате

• Мероприятие длится целый день примерно с 10 до 18 (и в идеале за вечер до этого, с 18 до 21).
• Проходит в большом помещении, до которого удобно будет добраться на общественном транспорте, и из которого будет безопасно уезжать вечером.
• В помещении островками стоят столы, вокруг которых можно усадить 4-5-6 человек с ноутбуками (обычные прямоугольные столы как раз подходят).
• За каждым столом сидит менторка (во главе) и 3-4-5 участницы (4 идеально). Если была встреча вечером, на ней все ставят необходимое ПО и знакомятся, если нет - это нужно сделать за утро, максимально быстро. На протяжении целого дня участницы проходят туториал, а менторки помогают им справиться со всеми возникшими трудностями, и в целом отвечают на все возможные вопросы.
• Менторки и менторы - это феминистки и профеминисты, которые уверенно пишут код, умеют объяснять все простым языком, готовы терпеливо отвечать по несколько раз на самые базовые вопросы.
• Цель мероприятия - показать, что программирование может быть дружелюбным и поддерживающим. Заинтересовать участниц в новой для них области. Показать role models в виде успешных в профессии менторок. Важно: доделать туториал - приятный бонус, но не цель мероприятия.

Коротко об организации

На последнем мероприятии в Петербурге было море еды, подарков и, соответственно, спонсоров. Были опробованы новые форматы докладов. Можно было так не заморачиваться и просто собрать людей, попросив принести еду с собой.

Какое мероприятие лучше? Правильный ответ: регулярное.

Конечно же, приятно дарить подарки и удивлять людей классными новыми форматами. Еще приятнее, когда мероприятие проводится стабильно раз в полгода, а для этого надо иметь силы, время и возможность. Как организатор, трезво оценивайте свои силы и не пытайтесь сделать невозможное. Для удобства я разделила нужды проекта в 2 категории: базовые и дополнительные.

Точно необходимо сделать

• Минимум за 3 месяца до мероприятия нужно подать заявку. Лучше к этому моменту уже иметь идеи, где и с кем вы будете делать воркшоп, об этом спросят в анкете.
• Найти площадку. Как ее выбрать, читай тут.
• Продумать способы отбора для менторок и участниц. Я рекомендую собеседовать каждую менторку лично (по телефону), а участниц отбирать по анкете. Необходимо будет составить анкеты. Подумайте, какие качества вам важны, и проверьте, что вопросы анкеты помогут вам определить наличие этих качеств. Подробнее про отборы будет ниже.
• Найти менторок. Самый сложный пункт. Об этом также в FAQ.
• Заставить всех менторок как минимум 1 раз до мероприятия пройти туториал, проследить чтобы это точно было сделано.
• Написать тексты: письма спонсорам, площадке, участницам (о том, что заявка принята, о том, что их отобрали, не отобрали, о том, что взять с собой, о всех деталях мероприятия), написать рекламу и т.п. Не стоит недооценивать эту категорию: на каждом шагу вам будет необходим хороший, короткий и понятный текст, и в идеале стоит нигде не повторяться.
• Наладить рекламу. О мероприятии должны узнать люди. Небольшие паблики согласны бесплатно постить предложенные новости. Важно продумать стратегию, выбрать релевантные места и вовремя завершить кампанию. В идеале иметь конкурс около 3-4 участниц на место. Столько анкет все еще реально внимательно просмотреть, и обычно из этого числа анкет можно найти действительно достойные. Про хорошие места для рекламы
• Отобрать участниц. Про это тут и тут
• Регулярно проверять почту и все средства коммуникации. Спонсор может передумать, люди - заболеть, участницы не прийти, мир рухнуть. Ко всему нужно быть готовой, и спокойно и без паники придумать, как при новых обстоятельствах можно провести воркшоп без жертв.
• Купить или попросить у площадки бейджи для участниц (самое бюджетное - бумажный скотч), канцелярию, бумагу для записей.
• Продумать расскадку по столам. В идеале посадить участниц с общими интересами вместе, но базовая задача - просто равномерно распределить всех по столам. Лучше заранее пронумеровать столы и на входе сообщать каждой участнице, куда ей идти, и по итогу посмотреть, сколько человек не пришло, и в случае пустых/переполненных столов сделать распределение чуть более равномерным.
• Встретиться накануне с менторками, дать им возможность познакомиться друг с другом, обсудить все волнующие их вопросы. Ваша задача как организатора - успокоить их, дать понять что их не будут тестировать или пытаться обижать. Рассказать, как вести себя в нестандартных ситуациях. Ваша задача как организатора - уметь разруливать конфликты и донести до всех, что любой может обратиться лично к вам за помощью. Ирония в том, что люди успокаиваются, зная, что им всегда есть к кому обратиться, и поэтому с большей уверенностью решают все проблемы самостоятельно. Но это не отменяет вашей готовности прийти ко всем на помощь. :)
• Подумать, о чем мы могли забыть. Приходится много думать на каждом этапе организации (о ужас), не корите себя если что-то пойдет не по плану. И все же, старайтесь заранее расстилать соломку и иметь запасные варианты действий. Например, в последний момент перед 8 марта мне пришло в голову, что людям захочется переобуться, так как ходить в зимней обуви весь день - то еще удовольствие. Это была моя задача как организатора - рассказать всем об этом. Всем должно быть комфортно приехать, провести вместе целый день, не страдать от недостатка/переизбытка чего-либо, и затем также комфортно уехать.

Приятно, если также вы

• Будете вести социальные сети. Например, телеграм канал, где участницы могут задавать вопросы организаторам и общаться друг с другом. В идеале стараться придумывать темы для обсуждения, чтобы площадка была живой. Площадка по возможности должна быть открытой для всех: пускай там будут те, кого отобрали, кого не отобрали, женщины, мужчины, все кому это интересно. Главное, чтобы все были вежливы и дружелюбны. Не стесняйтесь банить тех, кто оскорбляет других или нарушает иные установленные вами правила. Будьте последовательны и прозрачны в этом вопросе.
• Найдёте спонсоров для обеда. Если не найдете - не страшно, узнайте о возможности поесть где-то рядом (учтите, что кафе в бизнес-центрах обычно не работают по выходным), предупредите участниц о необходимости взять что-то с собой. Расскажите им об условиях, в которых будет проходить обед (будет ли вода, микроволновка, есть ли супермаркет рядом, сколько до него идти, сколько стоит еда в кафе). Если вы обеспечите участниц едой - расскажите о ней (будет ли веганская опция, перекусы и т.п.)
• Найдёте спонсоров для подарков. Не забывайте о доставке. 70 блокнотов тяжелее, чем вам кажется. Лучше договориться о доставке прямо к месту проведения воркшопа.
• Продумаете занятия для перерывов. Развлечения, помогающие знакомиться друг с другом, например.
• Сделаете мини-лекции. TODO: рассказать, как их организовывать
• Найдете запасные ноутбуки для тех участниц, у которых нет возможности принести свой. Часто это легко сделать с помощью менторок.
• Will never be finished

FAQ

Как выбрать площадку?

Повторюсь: мероприятие проходит в большом помещении, до которого удобно будет добраться на общественном транспорте, и из которого будет безопасно уезжать вечером. Площадка должна вмещать минимум 5 столов, расставленных островками, вокруг которых сядут люди. Фраза вместимость площадки 70 человек обычно значит, что если расставить стулья плотными рядами, смогут сесть 70 человек и послушать доклад. В нашем формате в этот зал обычно влезает 20-25 человек, учитывайте это.

MUST HAVE для площадки:

• столы и стулья
• возможность проветрить / кондиционер
• нормальное освещение
• розетки, чем больше тем лучше, лучше в полу равномерно по помещению
• удлиннители минимум по одному на стол, лучше по 2-3 (чтобы тянуть провод от розетки к столу, иногда приходится собирать из них цепочку). Если на площадке их нет, придется покупать их самим, они не дешевые, нужно будет искать спонсора, кто будет готов оплатить покупку. Пытайтесь уговорить покрыть эти расходы площадку, и чтобы по итогу они оставили их себе, это самый простой сценарий.
• Туалеты, до которых можно добраться без необходимости звать сотрудника компании, чтобы вас туда проводили

Также очень хотелось бы, но без этого можно выжить:

• Отдельная комната с кулером, микроволновкой и 2-3 столиками, за которыми можно поесть. Это сильно упростит обеденный перерыв. Без этого нужно будет отдельно предупреждать участниц, что погреть еду будет нельзя, воду нужно принести с собой, на время обеда заставлять убирать ноутбуки и т.п.
• Проектор - пригодится для мини-докладов
• Маркерные/меловые доски, флипчарты, маркеры - часто менторки хотят что-то объяснить наглядно и сразу всем, это помогает. Но если этого нет - бумажка на столе тоже ок.

Как искать менторок и менторов?

Для начала, нужно понять, сколько человек мы ищем, это число будет ясно после того, как мы определимся с площадкой. 1 стол = 1 менторка. Лучше иметь в запасе 1-2 человека, кто приедет и поможет в случае болезней/форсмажора.

Кого мы ищем?

Повторюсь, менторки и менторы - это феминистки и профеминисты, которые уверенно пишут код, умеют объяснять все простым языком, готовы терпеливо отвечать по несколько раз на самые базовые вопросы.

Мы отдаем предпочтение женщинам, потому что нам важно показать участницам успешные ролевые модели. Если все менторы будут мужчинами, у участниц на подсознательном уровне сложится мнение "меня пустили сюда поразвлекаться, но в индустрии мне не место". Это не наша цель. Абсолютный минимум - 50% женщин среди менторов. В идеале, по возможности, стремимся к 100%.

Значит ли это, что мы предпочитаем взять так себе женщину вместо крутого программиста-мужчины?

Нет.

Это значит, что у нас есть набор критериев, по которым мы отбираем людей (читай выше), и всех, кто не проходит по критериям, мы отклоняем (в том числе женщин). Из остальных кандидатов, все из которых нам понравились, мы отдаем предпочтение женщинам.

Отбор проводится путем анкеты - вопросы нужно придумать самостоятельно. Затем нужно обязательно созвониться со всеми, чья анкета вам понравилась, и в личной беседе убедиться в опыте, взглядах и намерениях. Менторы - главное лицо проекта. Спустя год участницы не вспомнят организаторов, но вспомнят, кто отвечала на их вопросы целый день, помогая и поддерживая.

Где мы ищем?

В локальных сообществах, среди коллег на работе, среди подруг. Ходим на митапы и рассказываем о проекте везде где можно, ищем профильные паблики в соц.сетях. Понадобится фантазия и терпение. Желательно заниматься этим не в одиночку, это тяжелый выматывающий процесс.

Как писать крупным компаниям, не стесняться делать это и спокойно реагировать на игнор/отказы?

Я понимаю ваши чувства, это трудно, особенно первые 49 раз. :) Дальше - легче.

Постарайтесь представить себя на месте людей, которые читают эти письма. Легче проигнорить, чем думать над ответом. Таких писем приходит по 100 в день.

Какие из этого выводы? Письмо должно быть максимально коротким, четко формулировать ваши цели, проговаривать, зачем компании нужно вам помогать. Таких писем нужно написать как можно больше, это повысит шансы, что хоть кто-нибудь ответит.

Пример с просьбой быть спонсором (ни разу не идеальный):

Привет!

Я организую Django Girls в Петербурге. Это воркшоп по программированию
на целый день с целью вовлечения женщин в разработку. Подробнее тут:
https://djangogirls.org/stpetersburg/
Ближайший воркшоп пройдет 8 марта.

Мы ищем спонсоров. Мы - некоммерческая организация, но нам все равно нужна
помощь. В ответ мы укажем вас в нашем лендинге и расскажем о вас на мероприятии
(скажем спасибо и добавим то, что вы сами хотели бы о себе рассказать).

Если вы хотите нам помочь, вы можете:
1. Предоставить подарки участницам (ваши фирменные блокноты, футболки,
ручки, whatever) - примерно 70 штук, можно более "дорогие" подарки
штук по 5 для розыгрышей.
2. Дать нам деньги. Мы предоставим все чеки, на что мы их потратили.
3. Вместо п.2, вы можете сами купить нам необходимое (пицца для обеда,
фрукты и орехи для перекусов, оплатить типографию для печати наклеек и
т.п.)

Если у вас есть вопросы/пожелания/идеи - пожалуйста, пишите, я с
радостью отвечу.

Большое спасибо!
Оля

Как искать нужные контакты компаний?

Google творит чудеса. Ищите контакты отдела маркетинга, рекламы. Пишите всем подряд кого нашли. Проигнорируют - не страшно, а возможно сделают форвард нужному человеку. Главное - проверяйте почту минимум раз в день.

Кроме того, можно и нужно попробовать найти нужные контакты среди друзей.

Пример: мой друг работает программистом в EPAM. Он очень хотел помочь, поэтому лично изнутри компании пообщался с отделом маркетинга, такое работает гораздо лучше, чем холодное письмо снаружи. Мне написали и предложили привезти ручки/блокноты. На тот момент я уже договорилась о блокнотах с другой компанией, но мне было жаль упускать возможность, и я начала переговоры. Итогом стало то, что 8 марта мы утонули в фруктах, шоколаде и орехах. EPAM, и отдельно - Вадим, - огромное вам спасибо. :)

Где лучше постить рекламу? Нюансы о рекламе

Ответа никто не знает. Но все же, есть эвристики:

• В пабликах о программировании стоит рекламироваться лишь ради поиска менторок. Текст рекламы должен быть соответствующий. Участниц мы там не найдем, женщин оттуда не нужно вовлекать, они и без нас уже вовлечены.
• Рекламный текст, как и письмо спонсорам, должен быть максимально короткий и по делу. Не ждите, что паблики будут писать его за вас. В лучшем случае вас репостнут. Не забудьте добавить нужные ссылки и картинки для привлечения внимания.
• Не расстраивайтесь, если вашу новость отклонили. Напишите еще в 10 мест, где-нибудь запостят.
• Где все-таки постить? Надо подключать фантазию. В этом году мы попытались обрисовать возможные сценарии сторонних профессий, где можно было бы применить программирование, и как итог, рекламировались в пабликах о лингвистике и биологии. Было сложно уговорить паблики рассказывать о нас, но зато теперь я вижу в чатах обсуждения о поступлении в вуз на направление биоинформатики. Значит, мы старались не зря.
• Традиционно, DG рекламировался в пабликах о феминизме. Это хорошая идея, и фем паблики с радостью рекламируют нас, но я бы очень рекомендовала не ограничиваться лишь фем площадками. Во-первых, оттуда часто приходят девушки с одной лишь целью поддержать друг дружку и побыть в безопасном фем пространстве. Это хорошо, и мне приятно подобное внимание, но наши цели расходятся. Я хочу видеть конвертацию участниц в программистки, поэтому стараюсь искать максимально мотивированных участниц. Во-вторых, мне кажется, что не-феминисткам этот проект принесет больше пользы, так как помимо программирования он также покажет неизвестный для них феминизм с его прекрасной стороны, и наши ряды возможно пополнятся.
• Многие люди не понимают необходимость женских воркшопов (я, например, тоже не понимала), самые воинственные из них не забудут полить вас грязью. Это больно и мерзко читать. Наберитесь терпения и выдержки. Их комментарии никак не отображают вашу деятельность. Если нет сил ответить спокойно и обстоятельно - лучше не отвечать совсем, это тоже нормально. Главное - не переходить на ответные оскорбления, это низко и протит имидж бренда.
• Подытожив, чем попсовее паблик, тем больше будет негативных комментариев, и тем грубее они будут. Можно пробовать рекламироваться в пабликах вида "Куда сходить в СПб". Но так как там будет самая разношерстная аудитория (люди любого пола и профессии от 10 до 100 лет), и реакция тоже будет... Такая, к которой стоит готовиться заранее. Зато максимальный охват и участницы с самыми разными историями за спиной.
• В любом случае не стоит платить за рекламу. Мы делаем некоммерческий проект, нам не нужно, чтобы о нас узнали миллионы. Для наших нужд хватит 5-7-10 постов в небольших пабликах, которым часто тяжело генерировать контент, и они будут сами рады рассказать о нас.

Как отбирать участниц?

Нет четких правил, кого стоит брать, а кого - нет. Тем не менее, я стараюсь набирать тех, кому, на мой взгляд, мероприятие принесет наибольшую пользу:

• Выбирая между не-технической сотрудницей IT компании и женщиной совсем вне индустрии, я выберу вторую. У первой есть возможность задать вопросы программистам напрямую, есть способствующий круг общения, у второй - нет.

• Выбирая между девушкой с профильным и непрофильным образованием, выберу вторую. Многие недооценивают силу бекграунда, даже если он бредовый и в вузе ничему не учили.

• Если женщина уже работала программисткой, знает какой-то язык программирования, сама сделала какой-то пет проект, любое из перечисленного - я точно не возьму ее. Она умница и справляется без нас. Мы делаем воркшоп для самых начинающих. Я напишу такой женщине с предложением побыть у нас менторкой, при необходимости подтянув знания перед мероприятием.

• Я не возьму женщину, которая поленилась аккуратно и по делу заполнить анкету. Мы нарочно делаем все поля необязательными. Если в анкете половина полей пустая, вероятно ей не так и хочется попасть к нам на воркшоп. Аналогично с бредовыми или бессвязными ответами.

• Я очень страдаю, читая огромные сочинения в ответах. Я пишу этот пункт специально для тех, кто планирует подаваться в качестве участницы. 1-2, максимум 3 логичных предложений в ответе более чем достаточно, чтобы показать свою мотивацию. :) В последний раз мы додумались запретить писать более 500 символов в ответах. Много - не значит хорошо.

• Я предпочту взять ту женщину, которая четко понимает, зачем она хочет к нам прийти, и как она планирует развиваться после воркшопа.

• Я обычно проявляю субъективность и сама же нарушаю собственные правила при выборе участниц. Так делают все живые люди. Поэтому лучше проводить отбор хотя бы втроем (и организовывать в целом хотя бы втроем, задач море). Три голоса дадут более объективную оценку.

• Для отбора уже существует довольно удобная система внутри админки Django Girls. Вам нужно будет лишь заполнить вопросы в анкете, а затем отсмотреть ответы по анкетам, поставив каждой оценку от 1 до 5. Я настоятельно рекомендую ставить оценки не как в школе (у 80% четверки, кол никогда не используется), а использовать шкалу по максимуму.

  • 1 - точно не подходит нам
  • 2 - мы не хотим ее брать
  • 3 - сомнения
  • 4 - хорошая анкета, потенциальная учатница
  • 5 - исключительная оценка для той кандидатки, которую хотелось бы взять любой ценой

По результатам оценок будет несложно сформировать состав воркшопа.

Сколько участниц нужно отобрать?

Тут арифметика не так проста, как в случае с менторками. Участницы меньше вовлечены в процесс и с большей вероятностью просто не придут на мероприятие. Смотреть на пустые столы - грустно. На переполненные - еще хуже.

Разберем на примере. Допустим, у нас есть 5 столов. Значит, 5 менторок. За каждым столом максимально комфортно сядут 4 участницы, то есть в идеале должно прийти 20 участниц. Если очень нужно, за стол влезет 6 человек, значит наша максимальная вместимость - 25 человек. Я советую не звать более 25 человек, чтобы гарантированно всем нашлись места. Столы будут выглядеть пусто, если за столами будет менее 3 участниц. Значит, мы хотим, чтобы пришло хотя бы 15 участниц.

Итого: минимум 15, идеал 20, максимум 25. Я бы разослала 23 приглашения, сделала бы final call за неделю до мероприятия и позвала бы дополнительно столько человек, сколько пришло отказов. Отказы за сутки до мероприятия можно игнорировать. Ничего страшного, мы и так позвали чуть больше людей, чем хотели.