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b/docs/Belegverarbeitung/img/image9.png new file mode 100644 index 00000000..0b42a81b Binary files /dev/null and b/docs/Belegverarbeitung/img/image9.png differ diff --git a/docs/Belegverarbeitung/img/image90.png b/docs/Belegverarbeitung/img/image90.png new file mode 100644 index 00000000..79d58767 Binary files /dev/null and b/docs/Belegverarbeitung/img/image90.png differ diff --git a/docs/Belegverarbeitung/img/image91.png b/docs/Belegverarbeitung/img/image91.png new file mode 100644 index 00000000..84214919 Binary files /dev/null and b/docs/Belegverarbeitung/img/image91.png differ diff --git a/docs/Belegverarbeitung/img/image92.png b/docs/Belegverarbeitung/img/image92.png new file mode 100644 index 00000000..5d9a91b6 Binary files /dev/null and b/docs/Belegverarbeitung/img/image92.png differ diff --git a/docs/Belegverarbeitung/img/image93.png b/docs/Belegverarbeitung/img/image93.png new file mode 100644 index 00000000..aa9755bb Binary files /dev/null and b/docs/Belegverarbeitung/img/image93.png differ diff --git a/docs/Belegverarbeitung/img/image94.png b/docs/Belegverarbeitung/img/image94.png new file mode 100644 index 00000000..57e29ee5 Binary files /dev/null and b/docs/Belegverarbeitung/img/image94.png differ diff --git a/docs/Belegverarbeitung/img/image95.png b/docs/Belegverarbeitung/img/image95.png new file mode 100644 index 00000000..eb4f0bfc Binary files /dev/null and b/docs/Belegverarbeitung/img/image95.png differ diff --git a/docs/Belegverarbeitung/img/image96.png b/docs/Belegverarbeitung/img/image96.png new file mode 100644 index 00000000..a2b91692 Binary files /dev/null and b/docs/Belegverarbeitung/img/image96.png differ diff --git a/docs/Belegverarbeitung/img/image97.png b/docs/Belegverarbeitung/img/image97.png new file mode 100644 index 00000000..454bad71 Binary files /dev/null and b/docs/Belegverarbeitung/img/image97.png differ diff --git a/docs/Belegverarbeitung/index.md b/docs/Belegverarbeitung/index.md new file mode 100644 index 00000000..2aa9555b --- /dev/null +++ b/docs/Belegverarbeitung/index.md @@ -0,0 +1,2921 @@ + + +> Handbuch & Dokumentation zur RZL FIBU/EA Belegverarbeitung +> +> **Impressum** +> +> Herausgeber +> RZL Software GmbH +> Hannesgrub Nord 35, 4911 Tumeltsham +> +> Telefon 07752/252-31 +> E-Mail , +> +> rzlSoftware.at +> +> Handbuch BELEG +> +> Version A17 +> +> © Copyright – Urheberrechtshinweis +> Alle Inhalte dieses Handbuches, insbesondere Texte, Fotografien und +> Grafiken, sind urheberrechtlich geschützt. Das Urheberrecht liegt, +> soweit nicht ausdrücklich anders gekennzeichnet, bei der RZL Software +> GmbH, Hannesgrub Nord 35, 4911 Tumeltsham. +> +> Dieses Handbuch ist nur für berechtigte Benutzerinnen und Benutzer der +> RZL Programme bestimmt. Die Reproduktion, Vervielfältigung oder +> Verbreitung ist ohne schriftliche Einwilligung des Urhebers nicht +> gestattet. Wer gegen dieses Urheberrecht verstößt, macht sich +> strafbar, wird kostenpflichtig abgemahnt und muss Schadenersatz +> leisten. +> +> Haftung +> Alle Angaben im Handbuch erfolgen, trotz sorgfältiger Bearbeitung und +> Überprüfung, ohne Gewähr für deren Vollständigkeit, Richtigkeit, +> Aktualität oder Eignung für bestimmte Verwendungszwecke. Eine Haftung +> der RZL Software GmbH sowie ihrer Mitarbeiter ist ausgeschlossen. +> +> Sonstige Hinweise +> Sämtliche Beispiele, Geschäftsfälle und Personen sind frei erfunden. +> +> © RZL Software GmbH, Tumeltsham + +** +** + +# Inhaltsverzeichnis + +[1 Vorwort [5](#vorwort)](#vorwort) + +[2 Belegverarbeitung im RZL Board +[6](#belegverarbeitung-im-rzl-board)](#belegverarbeitung-im-rzl-board) + +[2.1 Vorteile und Nutzen der RZL Belegverarbeitung +[6](#vorteile-und-nutzen-der-rzl-belegverarbeitung)](#vorteile-und-nutzen-der-rzl-belegverarbeitung) + +[2.2 Wie kommen Sie als Buchhalter zu den digitalen Belegen? +[6](#wie-kommen-sie-als-buchhalter-zu-den-digitalen-belegen)](#wie-kommen-sie-als-buchhalter-zu-den-digitalen-belegen) + +[2.3 Die Digitalisierung der Belege +[6](#die-digitalisierung-der-belege)](#die-digitalisierung-der-belege) + +[2.3.1 Scanordner vor der erstmaligen Nutzung einrichten +[6](#scanordner-vor-der-erstmaligen-nutzung-einrichten)](#scanordner-vor-der-erstmaligen-nutzung-einrichten) + +[2.3.2 Tipps zum Scanvorgang +[7](#tipps-zum-scanvorgang)](#tipps-zum-scanvorgang) + +[2.3.3 Einstellungen zur OCR-Erkennung bei gescannten Belegen +[8](#einstellungen-zur-ocr-erkennung-bei-gescannten-belegen)](#einstellungen-zur-ocr-erkennung-bei-gescannten-belegen) + +[2.4 Belegbearbeitung und -aufbereitung +[9](#belegbearbeitung-und--aufbereitung)](#belegbearbeitung-und--aufbereitung) + +[2.4.1 Belege hinzufügen [9](#belege-hinzufügen)](#belege-hinzufügen) + +[2.4.2 Tipps zur Bedienung der Oberfläche +[10](#tipps-zur-bedienung-der-oberfläche)](#tipps-zur-bedienung-der-oberfläche) + +[2.4.3 Belege/Seiten bearbeiten +[13](#belegeseiten-bearbeiten)](#belegeseiten-bearbeiten) + +[2.4.4 Belege zusammenführen +[14](#belege-zusammenführen)](#belege-zusammenführen) + +[2.4.5 OCR-Erkennung [14](#ocr-erkennung)](#ocr-erkennung) + +[2.4.6 Belegansicht öffnen +[15](#belegansicht-öffnen)](#belegansicht-öffnen) + +[2.4.7 Belegdaten erkennen +[16](#belegdaten-erkennen)](#belegdaten-erkennen) + +[2.4.8 Name/Anschrift über UID-Nummer auslesen +[18](#nameanschrift-über-uid-nummer-auslesen)](#nameanschrift-über-uid-nummer-auslesen) + +[2.4.9 Belege ins RZL Board übernehmen +[18](#belege-ins-rzl-board-übernehmen)](#belege-ins-rzl-board-übernehmen) + +[2.4.10 Detailbeschreibung aller Funktionen in der Leiste „Belege +hinzufügen“ +[19](#detailbeschreibung-aller-funktionen-in-der-leiste-belege-hinzufügen)](#detailbeschreibung-aller-funktionen-in-der-leiste-belege-hinzufügen) + +[2.5 Möglichkeiten zum Belegimport +[21](#möglichkeiten-zum-belegimport)](#möglichkeiten-zum-belegimport) + +[2.5.1 ebInterface [21](#ebinterface)](#ebinterface) + +[2.5.2 Extras / Beleg mit XML importieren +[21](#extras-beleg-mit-xml-importieren)](#extras-beleg-mit-xml-importieren) + +[2.5.3 Modul XML Belegdatenimport Schnittstelle +[22](#modul-xml-belegdatenimport-schnittstelle)](#modul-xml-belegdatenimport-schnittstelle) + +[2.6 Belegansichten nach dem Hinzufügen der Belege +[22](#belegansichten-nach-dem-hinzufügen-der-belege)](#belegansichten-nach-dem-hinzufügen-der-belege) + +[2.6.1 Ungebuchte Belege [23](#ungebuchte-belege)](#ungebuchte-belege) + +[2.6.2 Gebuchte Belege [25](#gebuchte-belege)](#gebuchte-belege) + +[2.7 Detailbeschreibung Belegdaten und Anlage von Schablonen +[25](#detailbeschreibung-belegdaten-und-anlage-von-schablonen)](#detailbeschreibung-belegdaten-und-anlage-von-schablonen) + +[2.7.1 Allgemein [25](#allgemein)](#allgemein) + +[2.7.2 Belegdaten-Felder [27](#belegdaten-felder)](#belegdaten-felder) + +[2.7.3 Benutzerdefinierte Regel anlegen +[28](#benutzerdefinierte-regel-anlegen)](#benutzerdefinierte-regel-anlegen) + +[2.7.4 Regeln für Steuerzeilen (Gegenbuchungen) anlegen +[31](#regeln-für-steuerzeilen-gegenbuchungen-anlegen)](#regeln-für-steuerzeilen-gegenbuchungen-anlegen) + +[2.7.5 Allgemeines zu Erkennungsregeln +[33](#allgemeines-zu-erkennungsregeln)](#allgemeines-zu-erkennungsregeln) + +[2.7.6 Erkennungsmerkmal zur automatischen Zuordnung der Schablone +[34](#erkennungsmerkmal-zur-automatischen-zuordnung-der-schablone)](#erkennungsmerkmal-zur-automatischen-zuordnung-der-schablone) + +[2.8 Anzahl Belege anzeigen +[35](#anzahl-belege-anzeigen)](#anzahl-belege-anzeigen) + +[2.9 Grundeinstellungen zur Belegverarbeitung +[36](#grundeinstellungen-zur-belegverarbeitung)](#grundeinstellungen-zur-belegverarbeitung) + +[2.10 Zusatzmodul Belegfreigabe +[38](#zusatzmodul-belegfreigabe)](#zusatzmodul-belegfreigabe) + +[3 Modul Belege am RZL Klientenportal +[39](#modul-belege-am-rzl-klientenportal)](#modul-belege-am-rzl-klientenportal) + +[3.1 Belege an den Steuerberater bzw. in die Zentrale übermitteln +[39](#_Toc116367061)](#_Toc116367061) + +[3.1.1 Belegkreise für das Klientenportal aktivieren +[39](#belegkreise-für-das-klientenportal-aktivieren)](#belegkreise-für-das-klientenportal-aktivieren) + +[3.1.2 Belege wie vorhanden übermitteln +[39](#belege-wie-vorhanden-übermitteln)](#belege-wie-vorhanden-übermitteln) + +[3.1.3 Belege mit dem RZL Scan-Manager übermitteln +[40](#belege-mit-dem-rzl-scan-manager-übermitteln)](#belege-mit-dem-rzl-scan-manager-übermitteln) + +[3.1.4 Belege vom Klientenportal ins Modul Belege im RZL Board +übernehmen +[43](#belege-vom-klientenportal-ins-modul-belege-im-rzl-board-übernehmen)](#belege-vom-klientenportal-ins-modul-belege-im-rzl-board-übernehmen) + +[3.2 Automatische Belegsynchronisation zur Belegbox am RZL +Klientenportal +[44](#automatische-belegsynchronisation-zur-belegbox-am-rzl-klientenportal)](#automatische-belegsynchronisation-zur-belegbox-am-rzl-klientenportal) + +[3.2.1 Belegsynchronisation einrichten +[44](#belegsynchronisation-einrichten)](#belegsynchronisation-einrichten) + +[3.2.2 Protokoll Belegsynchronisation +[45](#protokoll-belegsynchronisation)](#protokoll-belegsynchronisation) + +[3.2.3 Status Belegsynchronisation +[45](#status-belegsynchronisation)](#status-belegsynchronisation) + +[3.3 Gebuchte Belege manuell in die Belegbox des Klienten hochladen +[45](#gebuchte-belege-manuell-in-die-belegbox-des-klienten-hochladen)](#gebuchte-belege-manuell-in-die-belegbox-des-klienten-hochladen) + +[3.4 Übersicht Belege zum Abholen +[46](#übersicht-belege-zum-abholen)](#übersicht-belege-zum-abholen) + +[4 Verarbeitung in der RZL FIBU/EA-Rechnung +[47](#verarbeitung-in-der-rzl-fibuea-rechnung)](#verarbeitung-in-der-rzl-fibuea-rechnung) + +[4.1 Allgemein [47](#allgemein-1)](#allgemein-1) + +[4.2 Buchen mit digitalen Belegen +[47](#buchen-mit-digitalen-belegen)](#buchen-mit-digitalen-belegen) + +[4.2.1 Aktualisierungsoptionen für Personenkonten +[47](#aktualisierungsoptionen-für-personenkonten)](#aktualisierungsoptionen-für-personenkonten) + +[4.2.2 Buchen der Fremdbelegnummer bei Eingangsrechnungen +[47](#buchen-der-fremdbelegnummer-bei-eingangsrechnungen)](#buchen-der-fremdbelegnummer-bei-eingangsrechnungen) + +[4.2.3 Belegsverbuchung aus DMS-System (Anzeige alle ungebuchten Belege) +[48](#belegsverbuchung-aus-dms-system-anzeige-alle-ungebuchten-belege)](#belegsverbuchung-aus-dms-system-anzeige-alle-ungebuchten-belege) + +[4.2.4 normales Buchen“ mit Belegverarbeitung - Buchungsvorschläge +einzeln +[50](#normales-buchen-mit-belegverarbeitung---buchungsvorschläge-einzeln)](#normales-buchen-mit-belegverarbeitung---buchungsvorschläge-einzeln) + +[4.2.5 Unterschiede der Buchungsvarianten +[53](#unterschiede-der-buchungsvarianten)](#unterschiede-der-buchungsvarianten) + +[4.2.6 Buchen von Belegen mit Fremdwährung +[53](#buchen-von-belegen-mit-fremdwährung)](#buchen-von-belegen-mit-fremdwährung) + +[4.2.7 Endkontrolle der gebuchten Belege +[54](#endkontrolle-der-gebuchten-belege)](#endkontrolle-der-gebuchten-belege) + +[4.3 Buchen eines EA-Rechners mit Belegverarbeitung +[55](#buchen-eines-ea-rechners-mit-belegverarbeitung)](#buchen-eines-ea-rechners-mit-belegverarbeitung) + +[4.4 Belege im Bereich *Ungebuchte Belege* nachträglich einer Buchung +zuordnen +[56](#belege-im-bereich-ungebuchte-belege-nachträglich-einer-buchung-zuordnen)](#belege-im-bereich-ungebuchte-belege-nachträglich-einer-buchung-zuordnen) + +[5 Gebuchte Belege aufrufen +[58](#gebuchte-belege-aufrufen)](#gebuchte-belege-aufrufen) + +[5.1 Aufruf eines einzelnen Belegs in der RZL Fibu / EA-Rechnung +[58](#aufruf-eines-einzelnen-belegs-in-der-rzl-fibu-ea-rechnung)](#aufruf-eines-einzelnen-belegs-in-der-rzl-fibu-ea-rechnung) + +[5.2 Aufruf mehrerer Belege im RZL Board (Dokumenten-Management-System) +[60](#aufruf-mehrerer-belege-im-rzl-board-dokumenten-management-system)](#aufruf-mehrerer-belege-im-rzl-board-dokumenten-management-system) + +[5.2.1 Filtern einzelner Spalten: +[60](#filtern-einzelner-spalten)](#filtern-einzelner-spalten) + +[5.2.2 Nach Spalten sortieren: +[60](#nach-spalten-sortieren)](#nach-spalten-sortieren) + +[5.2.3 Dateien mit strukturiertem Dateinamen exportieren: +[60](#dateien-mit-strukturiertem-dateinamen-exportieren)](#dateien-mit-strukturiertem-dateinamen-exportieren) + +# Vorwort + +> Nachfolgend erhalten Sie eine Beschreibung der RZL +> FIBU/EA-Belegverarbeitung. +> +> Die Belege stehen entweder schon digital bereit oder werden vom mit +> Hilfe eines handelsüblichen Scanners in elektronische Form gebracht. +> +> Mit Hilfe der RZL Belegdatenerkennung werden die Belege innerhalb des +> Moduls Belege im RZL Board und der manuellen Anlage von +> Beleg-Schablonen durchsucht und bestimmte Daten (Belegdatum, +> Belegnummer bei AR/Fremdbelegnummer bei ER, UID-Nummer, Gesamtbetrag, +> Kundennummer, Name, …) ausgelesen (Kapitel 2). +> +> Die Vorgehensweise für das Zusammenspiel zwischen Steuerberater und +> Klient über das web-basierte RZL Klientenportal entnehmen Sie bitte +> dem Kapitel 3. +> +> Im Kapitel 4 Verarbeitung in der RZL FIBU/EA-Rechnung erhalten Sie +> eine Beschreibung der Vorgehensweise innerhalb der RZL +> Finanzbuchhaltung und EA-Rechnung. + +# Belegverarbeitung im RZL Board + +## Vorteile und Nutzen der RZL Belegverarbeitung + +- Hauptziel ist die digitale Speicherung der Belege mit schnellem + Zugriff über die RZL Programme. + +- Durch die RZL Belegdatenerkennung in Kombination mit + benutzerdefinierten Regeln werden die Belegdaten ausgelesen und beim + Buchen vorgeschlagen. + +- Beim Bilanzieren können Sie die Belege direkt im Bilanz-Programm + aufrufen. + +- Digitalisierte Belege können – ergänzt um verschiedene Buchungsinfos + – über das RZL Klientenportal bereitgestellt werden. + +- Es kommt daher zu einer Automatisierung und Zeitersparnis. + +## Wie kommen Sie als Buchhalter zu den digitalen Belegen? + +> style="width:6.54761in;height:3.34201in" /> + +## Die Digitalisierung der Belege + +### Scanordner vor der erstmaligen Nutzung einrichten + +Bevor Sie mit dem Scannen beginnen, legen Sie **für jeden Mitarbeiter** +einen eigenen Scanordner im Netzwerk und im Modul Belege an. Die Anlage +befindet sich im Bereich *BELEGE* unter *Einstellungen / Scanordner* +oder direkt im Bereich *Belege hinzufügen* im Dropdown des Buttons +*Belege Scanordner.* Zusätzlich sollten Sie diese Ordner beim Scanner in +einem Profil pro Mitarbeiter hinterlegen. + + + +**Name:** Sie können hier einen Namen für jeden Scanordner vergeben, der +dann im Bereich *Belege hinzufügen / Belege Scanordner* angezeigt wird. + +**Ordner für Mitarbeiter:** Scanordner können Sie einem Mitarbeiter +zuordnen, somit sieht der jeweilige Mitarbeiter nur seine eigenen und +etwaige öffentliche (kanzleiweite) Scanordner. + +**Anmerkung:** Notiz zu diesem Scanordner. + +**Ordnerpfad:** Im *Ordnerpfad* wird der am Laufwerk angelegte +Scanordner hinterlegt. + +**Dokumente/Belege importieren:** Je nach Aktivierung steht dieser +Scanordner in der RZL KIS-Dokumentenverwaltung bzw. in der RZL Board +Belegverarbeitung zur Verfügung. + +**Texterkennung (OCR) automatisch im Hintergrund ausführen:** Diese +Option steht nur dann zur Verfügung, wenn in den Einstellungen zur +Texter-kennung „Nur bei ausgewählten Scanordnern“ ausgewählt wurde. +Grundsätzlich empfehlen, Texterkennung im Hintergrund generell zu +aktivieren. Somit wird die Texterkennung (OCR-Erkennung) vollautomatisch +im Hintergrund ausgeführt, sobald neue Belege in einem Scanordner +vorhanden sind und das RZL Board gestartet ist. + +**Belege für schnelleren Zugriff lokal kopieren:** Bei Aktivierung +dieser Option werden die Belege für die Bearbeitung lokal +zwischengespeichert und die Zugriffe auf den Scan-Ordner auf ein Minimum +reduziert. Diese Einstellung ist bei einer langsamen oder instabilen +Verbindung zum Scan-Ordner zu empfehlen. + +### Tipps zum Scanvorgang + +**Papierbelege aufbereiten** + +Die Papierbelege sollten Sie bzw. Ihre Klienten ohne Klammern bzw. +Heftung im Ordner sortiert ablegen. Sie müssen somit nur mehr die +gesamten Rechnungen in den Scanner einlegen und per Stapeleinzug +scannen. + +Wir empfehlen standardmäßig doppelseitig zu scannen, da die gescannten +Leerseiten im RZL sehr einfach automatisch entfernt werden können. + +**Qualität** + +Eine optimale Scanqualität liefert gute Ergebnisse bei der +OCR-/Belegdaten-erkennung. Wir empfehlen 300 dpi. + +**Dateiformat** + +Als Ausgabeformat sollte PDF gewählt werden. Ob die Belege in +Einzelseiten oder als Gesamtdokument gescannt werden, ist nicht +relevant, da die Seiten in der RZL Belegverarbeitung auf Knopfdruck +aufgeteilt bzw. zusammengefügt werden können. + +### Einstellungen zur OCR-Erkennung bei gescannten Belegen + +Um aus den gescannten PDF-Belegen Werte auslesen zu können, wird das +Bild mittels OCR/Texterkennung in einen verwertbaren Text umgewandelt. +Den Einstellungsdialog für die Texterkennung (OCR) finden Sie im Menü +*Belege / Einstellungen / Texterkennung (OCR).* + + + +Folgende Möglichkeiten stehen zur OCR-Erkennung im RZL Board zur +Verfügung: + +> Texterkennungs-Software (OCR-Engine) + +1. Automatisch: + Die von RZL aktuell empfohlene Software wird verwendet + (derzeit unter Windows 10 bzw. 11: Microsoft OCR, sonst Google + Tesseract 4.1.1) + +2. Microsoft: + Diese Einstellung wird nur empfohlen, wenn alle Mitarbeiter Windows + 10 oder 11 verwenden, da Microsoft OCR unter Windows 7 nicht zur + Verfügung steht. + +3. Tesseract 4.1.1 (Google) + +> Für die Texterkennung im Hintergrund ausschließlich Microsoft OCR +> verwenden. + +1. Mit dieser Einstellung wird die Hintergrund-Texterkennung innerhalb + einer Installation nur auf PCs durchgeführt, die Windows 10 oder 11 + installiert und somit Microsoft OCR verwenden können. Somit ist + sichergestellt, dass Belege nicht mit verschiedenen OCR-Engines + ausgelesen werden. + +> Texterkennung (OCR) bei Scanordnern im Hintergrund ausführen + +1. Alle Scanordner: + Texterkennung wird bei allen angelegten Scanordner im Hintergrund + ausgeführt, die Einstellung steht in den Stammdaten der Scanordner + somit nicht mehr zur Verfügung. + +2. Nur bei ausgewählten Scanordnern: + Pro Scanordner kann definiert werden, ob eine + Hintergrund-Texterkennung durchgeführt werden soll. + +3. Bei keinem Scanordner: + Hintergrund-Texterkennung wird generell nicht durchgeführt. Die + Option steht in den Stammdaten der Scanordner somit nicht zur + Verfügung. + +> Texterkennung (OCR) bei Klientenportal-Belegen bzw. Finmatics-Belegen +> im Hintergrund ausführen. + +1. Mit dieser Option wird im Hintergrund über alle Klienten alle 10 + Minuten überprüft, ob neue Belege vom Klientenportal oder von + Finmatics zur Verfügung stehen. Diese Belege werden dann automatisch + im Hintergrund heruntergeladen und die Texterkennung wird + durchgeführt. Somit erspart man sich diese Zeit später bei der + Belegdatenerkennung. + + 1. Alle Klienten + + 2. Keine Klienten + +> Alternativ zur Texterkennung im RZL Board kann diese auch vorgelagert +> durchgeführt werden. Die RZL Belegverarbeitung führt dann keine +> Texterkennung mehr durch, sondern verwendet den mitgelieferten Text. +> +> Der Scanner macht die OCR-Erkennung (Einstellung direkt am Scanner). +> +> Ein anderes vorgelagertes System übernimmt die OCR-Erkennung. +> +> **Erklärung zur OCR-Erkennung: +> +> **Verschiedenen OCR-Erkennungen (Scanner, Google oder Microsoft, …) +> können unterschiedliche Ergebnisse liefern. Probieren Sie selbst, wo +> Sie die besten Ergebnisse bekommen. +> +> Wenn die OCR-Erkennung vom Scanner nicht zufriedenstellend ist, +> empfehlen wir diese bei Ihrem Scanner unbedingt zu deaktivieren. Im +> RZL Programm können Sie über die benutzerdefinierte +> Belegdatenerkennung die mitgelieferte, schlechte OCR-Erkennung +> verwerfen und von RZL (Microsoft OCR, tesseract von Google, …) über +> die Funktion RZL Texterkennung erzwingen neu ausführen lassen. Somit +> können Sie die Qualität vergleichen und sich dann für eine Software +> entscheiden. +> +> Grundsätzlich empfehlen wir, wenn möglich, Original-PDF-Belege zu +> verwenden (PDF aus Fakturierung bzw. E-Mail vom Lieferanten), da bei +> Original-PDFs der Text im Normalfall vollständig richtig eingebettet +> geliefert wird und somit keine OCR-Erkennung mehr notwendig ist. + +## Belegbearbeitung und -aufbereitung + +### Belege hinzufügen + +- Klient öffnen links oben im Feld Klient wählen (Nr. oder Name + eingeben). + +- Klick auf *BELEGE* in der + Menüleiste. + +- In dieser Ansicht haben Sie nun Zugriff auf Scanordner, das RZL + Klientenportal, auf die Beleglisten und alle weiteren Funktionen der + RZL Belegverarbeitung. + +Tipp + +Wenn Sie Belege für verschiedene Klienten aus einem (Scan-)ordner +hinzufügen möchten, starten Sie den Bereich *BELEGE* im Bereich *BOARD* +ohne vorher einen Klienten zu öffnen. Für den Zugriff auf das +Klientenportal muss allerdings immer die Klientenansicht geöffnet +werden. + +> Es bestehen unterschiedliche Möglichkeiten, die Belege in die RZL +> Belegverarbeitung hinzuzufügen: +> +> style="width:6.40859in;height:1.49605in" /> + +1. **Belege Scanordner:** Über den (persönlichen) Scanordner, der in + den Einstellungen bzw. hier im Dropdown angelegt wurde. Wird der + Button im oberen Bereich angeklickt, wird automatisch der zuletzt + verwendete Scanordner geöffnet. + WICHITG: In einem Scanordner wird automatisch eine + Hintergrund-OCR-Erkennung durchgeführt! + +2. **Belege Verzeichnis:** Durch manuelle Anwahl eines beliebigen + anderen Laufwerkordners (lokal oder Netzwerk). Die zuletzt + verwendeten Ordner bleiben gespeichert. + WICHTIG: keine Hintergrund OCR-Erkennung! + +3. **Belege Klientenportal:** Direkter Zugriff auf Belege, die von + Klienten auf das RZL Klientenportal hochgeladen wurden. Die Anzahl + der abzuholenden Belege wird im Symbol angezeigt. + +4. **Belege Finmatics:** Direkter Zugriff auf Belege von Finmatics, die + von Klienten über Finmatics hochgeladen wurden. Die Anzahl der + abzuholenden Belege wird im Symbol angezeigt. + +5. **Drag & Drop:** Die Übertragung mittels Drag & Drop in die + Seitenansicht der Belegverarbeitung. (z.B. aus E-Mail Anhängen oder + aus dem Windows-Explorer) + +### Tipps zur Bedienung der Oberfläche + + + +Beim Hinzufügen von Belegen gibt es drei Bereiche (Seitenansicht, +Listenansicht, Detailansicht), in denen verschiedenen Informationen +angezeigt und verschiedene Funktionen zur Verfügung stehen. Diese drei +Bereiche können in der Menüleiste mit der Funktion Vordefinierte +Ansichten unterschiedlich platziert werden. + +**Vordefinierte Ansichten:** + + + +Alle drei Bereiche können +auch manuell mit gedrückter linker Maustaste auf die Überschrift +ausgedockt und in einem extra Fenster angezeigt werden (z.B. maximiert +auf einem 2. Bildschirm) oder an jeder beliebigen Position eingedockt +werden. + +Fixieren/Verbergen der jeweiligen Ansicht: + +Tipp + +Die Menüleiste kann per Doppelklick auf die Überschrift des Tabs +aus-/eingeblendet werden. + +** +** + +> **Seitenansicht:** Die Belege werden in der Vorschau angezeigt. + +- Ändern der Darstellung mit + bzw. - Symbol oder Strg + Mausrad. + +- Anzeigegröße der Vorschaubilder: + + - Tatsächliche Größe (Die Vorschau der Belege wird mit der + tatsächlichen Größe der PDFs bzw. Bilder dargestellt) + + - Gleiche Breite (Alle Belege werden gleich breit dargestellt) + + - Gleiche Höhe (Alle Belege werden gleich hoch dargestellt) + +- Mit Klick auf den Beleg mit der mittleren Maustaste (Mausrad) öffnet + sich die Belegvorschau, bis das Mausrad wieder losgelassen wird. + +- Durch einen Doppelklick auf einen Beleg öffnet sich die Belegansicht + (separates Fenster). + +- Mit der rechten Maustaste können im Kontextmenü weiteren Optionen + angewählt werden. + +- Die Belege werden gruppiert nach Klient und Belegkreis angezeigt und + können auf- und zugeklappt werden. + +> **Listenansicht**: Anzeige der Belege in einer Liste inklusive +> Belegdaten. + +- Sortierung mittels Anwahl der Überschrift möglich. + +- Alle für den + Buchungsvorschlag notwendigen Felder wurden in der + Belegdatenerkennung ausgelesen. + +- Nicht ausgelesene, aber + für einen vollständigen Buchungsvorschlag notwendige Felder werden + gelb markiert, wenn mit der Maus das graue Symbol fokussiert wird. + +> **Detailansicht**: Anzeige der Daten von markierten Belegen. + +- Die Detailansicht kann entweder horizontal unten oder vertikal + rechts angezeigt werden. + +- Anzeige der Details zum aktuell markierten Beleg. + +- Ändern von Belegdaten für einen oder mehreren markierten Belegen. + +- Buchungssperre von Belegen mit der Option *Buchung gesperrt.* + +Hinweis + +Die Reihenfolge, Markierung und Anzahl der Belege ist in der Seiten- und +Listenansicht immer synchron. + +### Belege/Seiten bearbeiten + +In der Seitenansicht werden die Belege für die Weiterverarbeitung +aufbereitet. Folgende Möglichkeiten stehen zur Verfügung: + +- Einzelseiten markieren + +Seite mit der linken Maustaste anwählen + +- mehrseitigen Beleg markieren + +Beleg mit Klammer-Symbol im linken oberen Randbereich anklicken. + +- mehrere Belege markieren + + - Belege außerhalb der Vorschaubilder mit gedrückter linker + Maustaste und ziehen + + - Belege mit Strg- bzw. Shift-Taste und linker Maustaste + markieren. + +- Gruppe markieren + +Alle Belege innerhalb einer Gruppe mit Klick auf die Gruppenüberschrift +markieren + +- mehrseitige Belege auftrennen + + - Seiten auftrennen: Es werden die markierten Seiten in + Einzelseiten aufgetrennt + + - Belege auftrennen: + + - Automatisch: es wird versucht, das gesamte Dokument aufgrund + verschiedener Kriterien in die richtigen Einzelbelege + aufzutrennen + + - Nach jeder Seite: das Dokument wird in Einzelseiten + aufgetrennt, mehrseitige Belege müssen manuell wieder + zusammengefügt werden + + - Nach/Vor markierten Seiten: Mit der Funktion Seiten mit Text + markieren können bestimmte Seiten mit einem bestimmten + Inhalt markiert werden. Anschließend kann z.B. immer vor der + markierten 1. Seite eines Beleges ein Schnitt gemacht werden + + - per Drag&Drop Einzelseiten herausziehen + +- Einzelseiten zusammenführen + + - per Drag&Drop zusammenführen + + - Seiten markieren und mit rechter Maustaste Seiten zusammenführen + verbinden + +- Belege drehen + +Seite markieren und mit der rechten Maustaste 90° rechts/links, +180°drehen anwählen + +- leere Seiten löschen + +rechte Maustaste Leere Seiten markieren und Entf-Taste oder rechte +Maustaste Löschen anwählen + +- Beleg sichern + +Beleg markieren und mit rechter Maustaste Beleg ins Dateisystem +exportieren speichern + +- Beleg drucken + +Beleg markieren und mit rechter Maustaste Beleg drucken + +- Beleg im RZL PDF-Manager anzeigen + +Beleg markieren und mit rechter Maustaste Beleg(e) im RZL PDF-Manager +anzeigen. + +- Beleg per Mail versenden + +Beleg markieren und mit rechter Maustaste Beleg(e) versenden + +- Beleg duplizieren + +Beleg markieren und mit rechter Maustaste Beleg(e) duplizieren. Derselbe +Beleg steht nun ein zweites Mal zur Verfügung. + +- Änderungen zurücksetzen + +Alle Änderungen, die bisher durchgeführt wurden, werden rückgängig +gemacht und der Original-Zustand der Dateien im Scanordner wird +wiederhergestellt. + +### Belege zusammenführen + +- Zusammenführen mit Hilfe der rechten Maustaste und Kontextmenü: + +Nach Anwahl der rechten Maustaste und des Eintrags Zusammenfügen werden +die aktuell markierten Belege zusammengeführt. + +- Zusammenführen durch das Ziehen mit der Maus: + +Sie können Belege sehr einfach durch Ziehen mit der Maus per Drag & Drop +zusammenführen. + + + +**1** + +### OCR-Erkennung + +> Das Symbol *Text vorhanden* (links unten am Beleg) zeigt in der +> Seitenansicht mittels Tooltip die Herkunft des Volltextes an. +> Zusätzlich wird dies pro Beleg auch in einer eigenen Spalte in der +> Listenansicht angezeigt. +> +> style="width:2.32598in;height:0.65047in" /> + +Folgende Möglichkeiten gibt es: + +1. **OCR: Original:** + +> Der im PDF eingebettete und mitgelieferte Volltext wird verwendet. + +- Belege, die aus der Fakturierung direkt als PDF ausgegeben wurden ⇨ + Originaltext ist im PDF enthalten. + +- Belege, die gescannt wurden und der Volltext mittels OCR-Erkennung + ergänzt wurde (z.B. durch die Scansoftware vom Scanner). + +> *Tipp:* Über die *benutzerdefinierte Belegdatenerkennung* kann mit der +> Funktion *RZL Texterkennung erzwingen* jederzeit der Originaltext +> verworfen und vom Modul Belege mittels Microsoft oder tessercat-OCR +> neu ausgelesen werden. + +1. **OCR-Erkennung direkt im Modul Belege im RZL Board** + +> Falls die Belege keinen OCR-Volltext enthalten, wird die +> OCR/Texterkennung erst direkt im Modul Belege durchgeführt. Die +> Einstellungen finden Sie im Menüpunkt *Belege / Einstellungen / +> Texterkennung (OCR)*. Für die OCR-Volltext-Erkennung im Modul Belege +> setzt RZL (je nach gewählter Einstellung) folgende Fremdsoftware ein: + +- Microsoft OCR-Erkennung (nur mit Windows 10 oder 11) + +- Tesseract-OCR von Google (alle Betriebssysteme) + +### Belegansicht öffnen + +Bei zwei zur Verfügung stehenden Bildschirmen kann zusätzlich zum RZL +Board durch Doppelklick auf einen Beleg ein extra Belegfenster angezeigt +werden, in dem der jeweils markierte Beleg (über die Seiten- oder +Listenansicht) über den ganzen Bildschirm inkl. der Belegdaten angezeigt +wird. + +Hinweis + +Dieses extra Belegfenster kann beliebig verschoben werden und während +der Bearbeitung jederzeit geöffnet bleiben! + +Wird mit gedrückter linker Maustaste der Cursor über einen Wert gezogen, +wird der tatsächlich erkannte Text unterhalb des Mauszeigers angezeigt. + +Folgende Funktionen stehen in der Belegansicht zur Verfügung: + + + +- Belegdaten speichern + +Werden in der rechten Leiste Belegdaten verändert, können diese hier +gespeichert werden. + +- Drucken + +Der Beleg kann ausgedruckt werden + +- Kopie speichern + +Eine Kopie des Beleges kann extern im Dateisystem gespeichert werden + +- Versenden + +Der Beleg kann per E-Mail versendet werden. Optional kann hier auf Basis +der Belegdaten mit Platzhaltern ein Dateiname generiert werden. + +- Im RZL PDF-Manager anzeigen + +Der Beleg wird im RZL Manager angezeigt und kann dort weiterverarbeitet +werden. + +- Markierten Text kopieren + +Ein am Beleg markierter Text kann in die Zwischenablage gelegt werden. + +- Zoom + +Die Darstellung des Beleges kann angepasst werden (Vergrößern / +Verkleinern / fixe Zoomstufe). + +- Navigation + +Mit diesen vier Schaltflächen können Sie zum vorherigen/nächsten Beleg +wechseln bzw. innerhalb eines mehrseitigen Beleges die Seiten +durchblättern. + +- Textansicht anzeigen + +Der Beleg kann durch Klick auf diese Funktion vollständig in der +Textansicht/OCR-Ansicht angezeigt werden. + +> *Normalanzeige vs. Text/OCR-Anzeige* + + + +- PDF Anmerkungen anzeigen + +Im Adobe Reader erfasste Textkommentare werden angezeigt, wenn diese +Option aktiviert ist. + +- Belegdaten markieren + +Ausgelesene Belegdaten werden am Beleg gelb markiert angezeigt. + +- Alle Belegfelder anzeigen + +In der Belegdaten-Leiste rechts werden je nach Einstellung mehr oder +weniger (nur die wichtigsten) Belegdatenfelder angezeigt. + +- Kommentar anzeigen + +Ein im Feld Kommentar erfasster Text wird direkt am Beleg angezeigt. + +- Belegdaten erkennen + +Für den soeben geöffneten Beleg die Belegdatenerkennung durchführen. + +### Belegdaten erkennen + +Der nächste Schritt ist die Belegdatenerkennung. Wählen Sie dazu oben in +der Leiste *„Belegverarbeitung“* den Eintrag *„Belegdaten erkennen“*, +wenn alle Belege erkannt werden sollen oder *„Ausgewählte Belegdaten +erkennen“*, wenn die Belegdatenerkennung nur für die markierten Belege +durchgeführt werden soll. Die Funktionen sind alternativ auch mit der +rechten Maustaste erreichbar. + +Hinweis + +**OCR-Erkennung ≠ Belegdatenerkennung** + +Bei der OCR-Erkennung wird der gesamte vorhandene Text jeder Seite +ausgelesen, die Beleg­daten­erkennung nutzt anschließend diesen +ausgelesenen Text, um bestimmte Daten zu finden (Datum, Belegnummer, +Betrag, …). Wird also ein bestimmter Wert von der OCR-Erkennung nicht +erkannt/ ausgelesen, kann die RZL Belegdatenerkennung oder auch eine +Schablone diesen Wert nicht finden. + + + +Bei der Belegdatenerkennung werden folgende Schritte durchgeführt: + +- Die Texterkennung (OCR-Erkennung) wird durchgeführt, wenn diese noch + nicht im Hintergrund ausgeführt wurde (Funktion in den Stammdaten + des Scanordners unbedingt aktivieren). + +- Die RZL Belegdatenerkennung versucht auf Basis des vorhandenen + Textes, mit verschiedensten Logiken in den verschiedenen Feldern, + Belegdaten automatisch zu finden. + +- Zusätzlich werden die vom Benutzer angelegten Regeln, die in den + Belegschablonen abgespeichert sind anhand des Erkennungsmerkmals + gesucht und angewendet. + +- Wenn am Beleg eine UID-Nummer gefunden wird, wird über FinanzOnline + der Name und die Anschrift ausgelesen und bspw. bei ER im Feld + Rechnungssteller angezeigt. + +Hinweis + +Über die Funktion „*Belegdaten erkennen*“ werden jedes Mal alle Belege +neu ausgelesen. Das heißt, falls neue Regeln in einer Schablone angelegt +wurden, die auch für andere Belege passen, dann wird die neue Schablone +bei neuerlichem Klick auf diese Funktion auch bei den anderen Belegen +verwendet. + +Die Ergebnisse der Belegdatenerkennung sind am besten in der +Listenansicht ersichtlich (bzw. für einen einzelnen Beleg auch über die +Detailansicht). + +Die letzte Spalte zeigt zusätzlich an, ob alle Felder, die für den +Buchungsvorschlag notwendig sind, ausgelesen wurden (grünes Symbol) oder +ob Felder fehlen (graues Symbol). Wenn Sie die Maus auf ein graues +Symbol stellen, sehen Sie fehelende Werte gelb eingefärbt. + +Hinweis + +Die Belege könnten auch bei fehlenden Einträgen abgeschlossen und +gebucht werden. Die fehlenden Werte müssen (wie auch ohne dem Modul +Belegverarbeitung) in der Buchhaltung bzw. EA-Rechnung beim Buchen +ergänzt werden. + + + +Sie können fehlenden Daten durch Anlage einer neuen Belegschablone +ergänzen, damit das entsprechende Feld in Zukunft immer richtig +ausgelesen werden kann. Details dazu weiter unten. + +Hinweis + +Sie können sämtliche Änderungen, die Sie bei den Belegen durchgeführt +haben wieder rückgängig machen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf +eine graue Fläche klicken und die Funktion „Änderungen zurücksetzen“ +aufrufen. Somit stehen die Belege wieder so zur Verfügung, wie die +Dateien ursprünglich in den Scanordner gespeichert wurden. + +#### Benutzerdefinierte Belegdatenerkennung + +Mit Hilfe der *Benutzerdefinierten Belegdatenerkennung* können die +Logiken der Belegdatenerkennung einmalig eingestellt/übersteuert werden +bzw. der mitgelieferte Text verworfen und die OCR-Erkennung mit der +gewünschten Software neu durchgeführt werden. Zusätzlich können Sie die +RZL Belegdatenerkennung erzwingen (manuell oder aus Fremdsystemen +übernommene Werte werden überschrieben). + +Dies sind keine Einstellungen für die „normale“ Belegdatenerkennung, +sondern können nur über benutzerdefiniert immer einmalig ausgeführt +werden. + + + +### Name/Anschrift über UID-Nummer auslesen + +Mit dieser Funktion werden bei Eingangsbelegen die Daten des Lieferanten +und bei Ausgangsbelegen die Daten des Kunden ausgelesen. Mit Hilfe der +ausgelesenen UID-Nummer des Lieferanten oder Kunden wird über Finanz +Online der Name und die Anschrift ausgelesen und in das entsprechende +Feld übernommen. Somit haben Sie auch in der Liste der *ungebuchten +Belege / Belegfreigabe* eine bessere Überschrift von wem oder an wen die +Rechnung ging. + +Ausgelesene UID-Nummern werden für eine gewisse Zeit +zwischengespeichert, sodass bei denselben Lieferanten nicht jedes Mal +über Finanz Online abgefragt werden muss. + +Damit diese Funktion genutzt werden kann, muss entweder in der ZMV +(Allg. Dateien / Stammmdaten Absender / Online Dienste) oder im KIS +(Verwaltung / FinanzOnline-Zugänge) ein Finanz Online Webservice +Benutzer hinterlegt sein. + +Diese Funktion kann optional auch deaktiviert werden (*BELEGE / +Einstellungen / Grundeinstellungen*). + +### Belege ins RZL Board übernehmen + +Der letzte Schritt nach der Belegdatenerkennung ist das endgültige +Hinzufügen der Belege ins RZL Board (ins Dokumenten-Management-System). +Wählen Sie dazu oben in der Leiste *„Belegverarbeitung“* den Eintrag +*„Alle übernehmen“*, wenn alle vorhandenen Belege übernommen werden +sollen oder *„Auswahl übernehmen“*, wenn nur die markierten Belege ins +RZL Board übernommen werden sollen. Die Belege stehen dann im Modul +Belege als ungebucht zur Verbuchung in der FIBU/EA bereit. + +Nach erfolgreicher Übernahme +werden die Dateien aus dem Scanordner gelöscht. + + + + +Bei der Belegübernahme werden die Belege geprüft, ob exakt dieselbe +Datei in den letzten 30 Tagen bereits hinzugefügt wurde. Ist dies der +Fall ist folgende Meldung zu bestätigen um den Beleg nochmals zu +übernehmen. Mit Abbrechen wird nichts übernommen und der Beleg kann +bspw. aus dem Scanordner gelöscht werden. + + + +### Detailbeschreibung aller Funktionen in der Leiste „Belege hinzufügen“ + + + +- Neue Klientengruppe + +Es wird ein neuer Bereich für einen weiteren Klienten angelegt. In +diesen Bereich können dann Belege per Drag & Drop gezogen werden (z.B., +wenn Belege für mehrere Klienten im Scanordner vorhanden sind). + +- Neue Belegkreisgruppe + +Es wird ein neuer Bereich für einen weiteren Belegkreis innerhalb des +Klienten angelegt. In diesen Bereich können dann Belege per Drag & Drop +gezogen werden (z.B. wenn Belege für mehrere Belegkreise im Scanordner +vorhanden sind). + +- Vordefinierte Ansichten + +Die drei Bereiche (Seiten-, Listen- und Detailansicht) können +unterschiedlich platziert werden. + +- Live-Sortierung + +Bei aktivierter Funktion werden Belege sofort nach dem aktuell +aktiviertem Sortierkriterium sortiert, wenn sich Belegdaten verändern. + +- Seitenansicht ausblenden + +Bei vielen Belegen kann das Laden der Seitenansicht einige Zeit dauern, +daher kann optional die Seitenansicht ausgeblendet werden (ab 500 Seiten +automatisch). + +- Gruppenübersicht einblenden + +In der Seitenansicht wird links eine Zusammenfassung der vorhandenen +Klienten und Belegkreise mit der Summe der vorhandenen Belege angezeigt. +Diese Ansicht kann auch verwendet werden, um bspw. Belege per Drag&Drop +in einen anderen Bereich (Klient oder Belegkreis) zu verschieben. Dieser +Bereich kann jederzeit ein- und ausgeblendet werden. + +- Alles markieren + +Alle Belege werden markiert. + +- Leere Seiten markieren + +Es werden alle leeren Seiten markiert, damit diese gesammelt gelöscht +werden können. + +- Markierte Seiten löschen + +Aktuell markierte Seiten werden gelöscht. + +- Belege auftrennen + +Markierte Belege in Einzelseiten auftrennen. + +- Automatisch: es wird versucht, das gesamte Dokument aufgrund + verschiedener Kriterien, in die richtigen Einzelbelege aufzutrennen + +- Nach jeder Seite: das Dokument wird in Einzelseiten aufgetrennt, + mehrseitige Belege müssen manuell wieder zusammengefügt werden + +- Nach/Vor markierten Seiten: Mit der Funktion Seiten mit Text + markieren können bestimmte Seiten mit einem bestimmten Inhalt + markiert werden. Anschließend kann z.B. immer vor der markierten 1. + Seite eines Beleges ein Schnitt gemacht werden + + + +- Belegdaten erkennen + +Wenn alle Belege einem Klienten und einem Belegkreis zugeordnet sind, +kann diese Funktion ausgeführt werden. Zwei Aktionen werden ausgeführt: + +1. Es wird die Texterkennung (OCR-Erkennung) durchgeführt (wenn noch + nicht im Hintergrund bereits erledigt) und es wird die + +2. *Belegdatenerkennung* ausgeführt. Dabei werden die Werte anhand der + verschiedenen Möglichkeiten ausgelesen (QR Code, RZL + Belegdatenerkennung, Schablonen …) und beim Beleg gespeichert. + +- Ausgewählte Belegdaten erkennen + +Selbe Funktion wie Belegdaten erkennen – gilt nur für markierte Belege. + +- Benutzerdefinierte Belegdatenerkennung + +für die Belegdatenerkennung können über benutzerdefiniert folgende +zusätzliche Funktionen für alle (*Ausführen (alle))* oder nur für +markierte Belege (*Ausführen (nur Auswahl))* ausgeführt werden: + +- Texterkennungs-Software: Sie können einmalig die in den + Einstellungen festgelegte OCR-Engine übersteuern und die hier + eingestellte verwenden. + +- RZL Texterkennung erzwingen: Wurde beispielsweise die + OCR/Texterkennung bereits vom Scanner durchgeführt, führt das Modul + Belege keine Texterkennung mehr durch, sondern verwendet den + mitgelieferten Text. Mit dieser Funktion kann der Text vom Scanner + verworfen und mit der oben eingestellten OCR-Engine neu ausgelesen + werden. Dies kann z.B. verwendet werden, um die Qualität zu + vergleichen. + +- QR-Codes auslesen (Registrierkassa/BCD/Stuzza): Standardmäßig wird + bei der Belegdatenerkennung (nicht benutzerdefiniert) als erstes ein + ev. vorhandener QR Code ausgelesen. Soll dies vermieden werden, muss + diese Option deaktiviert werden. + +- Schablonensystem verwenden: Diese Option entscheidet, ob die + benutzerdefinierten Regeln, die einer Schablone abgespeichert sind, + angewendet werden. + + - Bereits zugeordnete Schablone belassen: Falls bei Belegen + bereits eine Schablone zugeordnet ist, bleibt diese auf jeden + Fall zugeordnet auch wenn das Modul Belege anhand des + Erkennungsmerkmals eine andere Schablone finden würde. + + - Schablone: Wird hier manuell eine Schablone ausgewählt, wird + diese bei Ausführung der benutzerdefinierten Belegdatenerkennung + unabhängig vom Erkennungsmerkmal verwendet. + + - RZL Erkennungslogik verwenden: Als letztes wird die von RZL + entwickelte Logik verwendet, um Belegdaten auszulesen (wenn + kein QR-Code, Schablone usw. vorhanden ist). + + - RZL Belegdatenerkennung erzwingen: Manuell erfasste oder aus + Fremdsystemen übernommene Werte werden überschrieben. + + + +- Alle übernehmen + +Alle vorhanden Belege werden ins Modul Belege übernommen und stehen als +ungebucht zur Verbuchung in der FIBU/EA bereit. Nach erfolgreicher +Übernahme werden die Dateien aus dem Ordner gelöscht. + +- Auswahl übernehmen + +Nur markierte Belege werden ins Modul Belege in die Ansicht *Ungebuchte +Belege* bzw. *Belegfreigabe* übernommen. Nach erfolgreicher Übernahme +werden die Dateien aus dem Ordner gelöscht. + +## Möglichkeiten zum Belegimport + +### ebInterface + +XML-Rechnungen im ebInterface Format können über einen Scanordner oder +auch über das Klientenportal verarbeitet werden. Da es sich hier um ein +strukturiertes Rechnungsformat handelt, werden die in der Datei +vorkommenden Belegdaten sofort ohne Belegdatenerkennung beim Beleg +angezeigt. RZL unterstützt die Formate 4.1 und 4.3. + +Weitere Details dazu finden Sie Online unter: + + + + +### Extras / Beleg mit XML importieren + +Über diesen Menüpunkt können Belege, die aus anderen RZL Installation +mit Belegdaten exportiert wurden wieder importiert werden. Dies kann +genutzt werden, um Belege von einer auf eine andere Installation zu +übertragen. + +Details dazu finden Sie in einer eigenen Kurzanleitung *Belege mit +XML-Belegdaten exportieren und in andere Installation importieren.* + +### Modul XML Belegdatenimport Schnittstelle + +RZL bietet ein eigenes XML-Format an, um Belege mit Belegdaten aus +Fremdsystem in die RZL Belegverarbeitung zu übernehmen. Eine +Beschreibung zum RZL XML-Format kann jederzeit kostenlos bei RZL +angefordert werden (). Zum Import von Belegen mit +Belegdaten im XML-Format muss dann ein entsprechendes Modul bei RZL +lizenziert sein. + +Diese Belege können dann entweder über einen Scanordner oder auch über +den oben beschriebenen Menüpunkt *Belege mit XML importieren* übernommen +werden. Somit ist bei RZL zumindest für die Felder, die über die +XML-Datei geliefert werden, keine Belegdatenerkennung mehr notwendig. + +Details dazu finden Sie in einer eigenen Kurzanleitung *Belege mit +XL-Belegdaten aus Fremdsystem übernehmen.* + + + +## Belegansichten nach dem Hinzufügen der Belege + +> Über den Menüeintrag Belege finden Sie die Beleglisten *Ungebuchte* +> Belege / *Gebuchte Belege.* +> +> style="width:4.92323in;height:1.00081in" /> + +### Ungebuchte Belege + +Diese Belege wurden beim Hinzufügen dem Klienten zugewiesen und warten +auf die Verbuchung in der RZL FIBU in der Liste der ungebuchten Belege. +Solange Belege noch nicht gebucht wurden und somit in diese Liste +angezeigt werden, können die Belege und Belegdaten jederzeit verändert +werden. Die Möglichkeiten der Bearbeitung finden Sie nachfolgend. + +> style="width:6.60065in;height:3.96377in" /> + +- Spalten filtern + +Pro Spalte haben Sie Möglichkeit, die Daten zu filtern. Klicken Sie dazu +in der Spaltenüberschrift auf das blaue Filtersymbol: + + +- Layout speichern / speichern unter + +In Listenansichten im RZL Board gibt es die Möglichkeit z.B. Spalten +ein- und auszublenden, Spaltenpositionen zu verändern und Filter pro +Spalte zu setzen. Diese Einstellungen und somit die aktuelle Ansicht +kann über *Layout speichern* abgespeichert werden. + +Somit können Sie sich beim nächsten Mal dieselbe Ansicht über das +Dropdown *Layout wählen* anzeigen lassen. Wenn Sie die geladene Ansicht +nochmals verändert haben, können Sie entweder die bestehende Ansicht +überspeichern (*Layout speichern*) oder wieder ein neues Layout anlegen +(*Layout speichern unter*). Über den Expertenmodus können noch +detailliertere Filterfunktionen genutzt werden. Diese Layouts sind pro +Liste personenbezogen gespeichert. + +- Beleg löschen + +Der markierte Beleg wird aus der Ansicht der ungebuchten Belege gelöscht +und in die Ansicht *Belege Papierkorb* verschoben. + +- Belegdaten erkennen + +Auch nach dem Hinzufügen von Belegen kann in der Liste der ungebuchten +Belege eine Belegdatenerkennung ausgeführt werden. Dies kann z.B. +genutzt werden, wenn sich eine Schablone verändert hat und andere +Rechnungen vom selben Rechnungsaussteller nochmals die dieser +neuen/geänderten Schablone ausgelesen werden sollen. + +- Seiten bearbeiten + +Bei Belegen, die bereits in die Belegverarbeitung hinzugefügt wurden und +somit in der Ansicht der ungebuchten Belege sichtbar sind, können Sie +Seiten im Nachhinein noch bearbeiten. Klicken Sie dazu auf die Funktion +*Seiten bearbeiten* in der Menüleiste. + + + + + +Es öffnet sich dabei ein eigener Dialog mit folgenden Möglichkeiten: + +- Seiten aus RZL Quellen (Scanordner, Verzeichnis, Klientenportal, + Finmatics) im RZL Board per Drag & Drop anhängen. + +- Seiten aus externen Quellen, z.B. vom Windows-Explorer oder MS + Outlook mittels Drag & Drop anhängen. + +- Seiten aus der Ansicht *Seiten bearbeiten* z.B. in einen Scanordner + im RZL Board rausziehen. + +- Seiten bearbeiten für zwei Belege öffnen, um diese im Nachhinein + zusammenzufügen. + +- Die Reihenfolge der Seiten verändern bzw. Seiten Löschen. + +- Einschränkung: wenn bereits eine Freigabe-Aktion mit dem Modul + Belegfreigabe getätigt wurde, können Sie bestehende Seiten nicht + löschen. + + + +- Versenden + +Beleg per E-Mail versenden. Die bei diesem Klienten hinterlegten +E-Mail-Adressen werden vorgeschlagen. Optional kann auch ein Dateiname +auf Basis der Belegdatenfelder generiert werden. + +- Kopie des Belegs speichern + +Die Datei nochmals in einen bestimmten Ordner abspeichern. Dabei kann +auf Basis der Belegdaten ein Dateiname generiert werden. Optional können +hier die Belegdaten mittels einer XML-Datei mitexportiert werden. Dies +kann genutzt werden, um den Beleg mit Belegdaten in einer anderen +Installation wieder zu importieren. + + +- Beleg in Dokument umwandeln + +Falls Sie das RZL KIS mit Dokumentenverwaltung nutzen, können Sie die +Datei (wenn es sich nicht um einen Beleg handelt) in die +Dokumentenablage ins KIS verschieben. + +- Im RZL PDF-Manager anzeigen + +Der Beleg wird im RZL PDF-Manager geöffnet und kann dort +weiterverarbeitet werden. + +- Beleg in Scanordner zurücksetzen + +Der markierte Beleg wird in den ausgewählten Scanordner zurückgesetzt. + +- Belege synchronisieren + +Bei aktivierter Belegsynchronisation kann diese hier manuell angestoßen +werden. + +- Buchungssperre + +Sie können den Beleg für die Verbuchung in der FIBU / EA sperren. Erst +wenn die Sperre wieder aufgehoben wurde, können Sie den Beleg buchen. + +- Liste drucken / exportieren / kopieren + +Die angezeigte Liste kann mit diesen Funktionen weiterverarbeitet +werden. + +### Gebuchte Belege + +> Anzeige der bereits gebuchten Belege mit den Buchungsinformationen des +> tatsächlichen Buchungssatzes. Details dazu finden Sie in einem eigenen +> Kapitel weiter unten. + +## Detailbeschreibung Belegdaten und Anlage von Schablonen + +### Allgemein + +Wenn die RZL Belegdatenerkennung ein bestimmtes Feld bei einem Beleg +nicht auslesen konnte (z.B. UID-Nummer, Belegdatum, Gesamtbetrag, +Beleg/Fremdbelegnummer, Kundennummer, Name, Buchungstext, +Zahlungsreferenz, …), besteht die Möglichkeit, für dieses Feld eine oder +mehrere benutzerdefinierte Regel(n) anzulegen. Diese Regel wird in der +Schablone für einen bestimmten Rechnungssteller gespeichert und gilt +immer für die gesamte RZL Installation. Die restlichen Felder werden +weiterhin mit der RZL Belegdatenerkennung ausgelesen. + +Wenn die Belegerkennung mit Hilfe der RZL Belegdatenerkennung nicht alle +für die Buchung relevanten Werte auslesen konnte, wird in der rechten +Spalte der Listenansicht ein graues Symbol (**1**) angezeigt. In diesem +Fall haben Sie die Möglichkeit, eine benutzerdefinierte Regel für das +entsprechende Feld anzulegen. + +Hinweis + +In der Praxis muss natürlich abgewogen werden, ob es Sinn macht, eine +Regel anzulegen (wenn der Beleg öfters vorkommt) oder die fehlenden +Belegdaten beim Buchen zu ergänzen (bei Belegen, die selten vorkommen). + + + +**1** + +Durch einen Doppelklick auf die Zeile in der Listenansicht wird der +Beleg aufgerufen und im rechten Bereich werden die Ergebnisse der +Belegdatenerkennung angezeigt. + +### Belegdaten-Felder + +Folgende Felder stehen derzeit zur Verfügung, um Daten auszulesen, +Regeln anzulegen bzw. manuell Werte zu erfassen: + +- Allgemein + + - Klientenzuordnung + + - Belegkreis + + - Kommentar (Notizen zu diesem Beleg, kann auch bei gebuchten + Belegen geändert werden) – wird direkt am Beleg angezeigt + + - Freigabefunktionen (mit Modul Belegfreigabe) + + - Schablone + + - Gutschrift (Buchungsvorschlag wird gedreht) + + - Belegdatum + + - Beleg- bzw. Fremdbelegnummer + + - Gesamtnettobetrag (auch Fremdwährungen möglich) + + - Gesamtsteuerbetrag (auch Fremdwährungen möglich) + + - Gesamtbruttobetrag (auch Fremdwährungen möglich) + + - Personenkonto-Nr. bzw. Kontonummer + + - Buchungstext + + - Zahlungsreferenz + + - Kostenstelle + + - Kostenträger + +- Rechnungssteller + + - Name/Anschrift + + - UID-Nummer + + - IBAN + BIC vom Rechnungssteller + +- Rechnungsempfänger + + - Name/An­schrift + + - UID-Nummer + + - Kundennummer + +- Steuerzeilen (Gegenbuchungen) - diese Steuerzeilen dienen zur + Aufteilung des Beleges auf verschiedene Steuersätze. + + - Steuer % /-fall + + - Steuercode + + - Steuerbetrag + + - Nettobetrag + + - Bruttobetrag + + - Kontonummer + + - Buchungstext + + - Kostenstelle + + - Kostenträger + + - Buchungshinweis (kann genutzt werden, um in der FIBU dazu eine + Regel Gegenbuchung anzulegen) + +- Sonstiges + + - Belegeingangsdatum (Tagesdatum wird vorgeschlagen, kann + abgeändert werden) + + - Bezahlt am + +- + +> Bei jedem einzelnen Feld wird angezeigt, wie der Wert zustande +> gekommen ist. Folgende Möglichkeiten gibt es: +> +> style="width:0.15972in;height:0.15972in" /> *QR Code +> (Registrierkassa/BCD/Stuzza)* +> +> style="width:0.15748in;height:0.15705in" /> *RZL Belegdatenerkennung* +> +> style="width:0.15748in;height:0.15681in" /> *Schablone +> (benutzerdefinierte Regel)* +> +> style="width:0.15748in;height:0.15748in" /> *Manuell eingegeben* +> +> style="width:0.16667in;height:0.15972in" /> *Automatisch berechnet* +> (z.B. der Steuerbetrag, wenn *Gesamtnetto-* & *Gesamtbruttobetrag* +> ausgelesen wurden). +> +> ![](.\img/image41.png) Importiert von einer XML-Datei +> +> style="width:0.16665in;height:0.16665in" /> Das Feld Name/Anschrift +> wurde über die UID-Überprüfung bei FinanzOnline ausgelesen + +Hinweis + +Detaillierte Infos werden mit einem Tooltip am jeweiligen Symbol +angezeigt (Mauszeiger auf das Symbol stellen)! + +### Benutzerdefinierte Regel anlegen + +> Die Symbole rechts neben den Feldern haben folgende Funktion: + +- *Wert übernehmen:* Mit dieser Funktion wird der markierte Wert für + den aktuellen Beleg einmalig übernommen und gespeichert (keine + Auswirkung auf zukünftige Belege) + +> ![](.\img/image43.png) *Regel anlegen:* Dieses Symbol +> steht zur Verfügung, um eine Regel für ein bestimmtes Feld anzulegen, +> wenn die *RZL Belegdatenerkennung* den Wert nicht richtig auslesen +> konnte. Markieren Sie dazu den gewünschten Wert am Beleg und klicken +> Sie auf dieses Symbol. Vergeben Sie einen Namen für diese neue +> Schablone und klicken Sie auf OK (Die Funktion *kopieren von* nur +> verwenden, wenn Sie Regeln von einer anderen Schablone übernehmen +> möchten). +> +> style="width:3.93701in;height:2.46686in" /> +> +> Die für dieses Feld angelegte Regel wird bei diesem +> Rechnungsaussteller zukünftig immer verwendet. +> +> ***Fixen Wert festlegen:*** Um eine leere Regel anzulegen (ohne +> markierten Wert am Beleg) halten Sie die *Umschalt*-Taste gedrückt und +> klicken erst dann auf dieses Symbol, um z.B. um einen **fixen Wert** +> bei einer Schablone zu hinterlegen. Damit dann ein fixer Wert +> hinterlegt werden kann muss rechts oben noch auf das Bleistiftsymbol +> mit dem Plus geklickt und die Abfrage, ob die Regel überschrieben +> werden soll, mit OK bestätigt werden. Ein fixer Wert kann bspw. für +> das Feld UID-Nummer oder Buchungstext verwendet werden, wenn z.B. die +> UID-Nummer von der OCR-Erkennung schlecht ausgelesen werden kann. +> Somit ist die UID-Nummer bei einer Rechnung dieses Rechnungsstellers +> als Fixwert hinterlegt und wird nicht mittels einer Regel ausgelesen. +> Auch der Buchungstext würde dann entsprechend der Hinterlegung bei +> jeder Rechnung dieses Rechnungsausstellers vorgeschlagen werden. +> +> style="width:0.15972in;height:0.15972in" /> *Regel bearbeiten:* Wenn +> für ein Feld bereits eine Regel bei der aktuellen Schablone hinterlegt +> ist, wird dieses Symbol angezeigt. Die bestehende Regel der +> verwendeten Schablone kann bearbeitet werden. Die verwendete Schablone +> wird in einem eigenen Feld angezeigt. + +#### Anlegen/Bearbeiten der Erkennungsregel – z.B. fehlende Fremdbelegnummer + +Wenn Sie nun eine neue Regel +für ein bestimmtes Feld über das Symbol + anlegen, haben Sie +verschiedenen Möglichkeiten, die Regel zu definieren bzw. zu optimieren. + +**4** + +Das Ziel einer jeden Regel ist, dass nur mehr ein Resultat (**2**) +übrigbleibt. + +**1** + +Somit kann in Zukunft der Wert bei Rechnungen dieses Rechnungsstellers +immer gefunden werden (vorausgesetzt die OCR/Texterkennung hat den Text +richtig erkannt). + +Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit mit der Funktion *Erkennungsregel +hinzufügen* (**3**) weitere Erkennungsregeln für dasselbe Feld +anzulegen, falls bei diesem Rechnungsaussteller die Fremdbelegnummer auf +verschiedene Arten ausgelesen werden muss (z.B. deutsche und englische +Rechnungen oder relativ zu *Rechnung* bzw. *Teilrechnung* oder +*Gutschrift*). + +**3** + +**2** + +Jede Regel können Sie im Feld oberhalb von *auf Seite* benennen (**4**), +um beim Resultat sehen zu können, welche Regel den Wert ausgelesen hat. + +Hinweis + +Mit dem Symbol *Textansicht anzeigen* in der Menüleiste oben kann +zwischen dem Originalbeleg und der Belegansicht umgeschaltet werden. +Alternativ dazu kann durch markieren der Texte und Werte am Beleg kann +kontrolliert werden, welche Daten die OCR/Text-Erkennung ausgelesen hat. + +Es wird automatisch auf einen Positionsrahmen „fixe Position“ (**1**) +umgestellt, der einen Rahmen genau beim vorher markierten Wert setzt. +Nur beim Feld Betrag wird automatisch die Funktion „relativ zu“ +verwendet, da sich der Betrag im Regelfall nicht immer an derselben +Position befindet. + + + +**5** + +**3** + +**4** + +**4** + +In diesem Fall kann entweder der Positionsrahmen „fixe Position“ so +belassen werden oder ebenfalls auf die Funktion „relativ zu“ (**3**) +umgestellt werden. Das Programm versucht nun automatisch einen +Bezugspunkt (Suchtext) (**4**) zu finden. + +Ansonsten markieren Sie bitte den Suchtext innerhalb der Rechnung mit +der Maus (hier: RECHNUNG) und klicken Sie in der Zeile *Suchtext* auf +das Einfügen-Symbol (**5**). Somit wird die Bezeichnung des gewünschten +Suchtextes (Bezugspunkt) eingetragen. + +Nach Abschluss der Anpassungen speichern Sie die neue Vorlage durch +einen Klick auf *Speichern*. + +Hinweis + +Die Felder im Bereich *Allgemein* werden bei der Verbuchung in das +jeweilige Feld übernommen. Die Felder beim *Rechnungsaussteller* bzw. +*Rechnungsempfänger* sind dafür da, um den richtigen Kreditor bei ER +bzw. Debitor bei AR vorschlagen zu können. + +Damit dies möglich ist, muss beim Kreditor z.B. die UID-Nummer in den +Stammdaten hinterlegt sein. Diese Hinterlegung nehmen Sie einfach beim +Buchen des jeweiligen Beleges vor bzw. kann dies das Programm +automatisch für Sie übernehmen (*Stamm / Konten / +Aktualisierungsoptionen).* + +Ein sehr wichtiges Feld ist u.a. die UID-Nummer des +Rechnungsausstellers. Aufgrund dieser UID-Nummer kann in der +Finanzbuchhaltung bzw. EA-Rechnung die Zuordnung zum Kreditorenkonto +erfolgen, wenn in den Stammdaten der Kreditoren die UID-Nummer +eingetragen ist. + +Im RZL Board müssen Sie unbedingt innerhalb der Klientenstammdaten im +Bereich *Finanzamt* die UID-Nummer des Klienten eintragen. Somit kann +das Programm, wenn auf dem Beleg sowohl die UID-Nummer des +Rechnungsausstellers als auch des Rechnungsempfängers angedruckt ist, +die UID-Nummer des Rechnungsempfängers (Klienten) ausschließen. + +- auf Seite + +Im Feld *auf Seite* ist in der Erkennungsregel für die Fremdbelegnummer +1 eingetragen. Das bedeutet, dass die Fremdbelegnummer nur auf der +ersten Seite des Belegs gesucht wird, auch wenn der Beleg mehrere Seiten +umfasst. Wenn der gesuchte Wert auf allen Seiten gesucht werden soll, +muss das Feld leer sein. + +- Positionsrahmen: + + - kein Rahmen: Die Suche wird innerhalb des Belegs aufgrund eines + Positionsrahmens nicht eingeschränkt. Die Erkennungsregel sucht + den Wert am gesamten Beleg bzw. auf der ganzen Seite. + + - Fixe Position: Wenn Sie innerhalb einer Belegschablone einen + fixen Rahmen setzen, wird bei der Belegdatenerkennung die nur in + diesem fixen Bereich durchgeführt. Der Erkennungsrahmen bei + einer fixen Position sollte immer so groß gewählt werden, dass + eventuelle Unterschiede beim Scannereinzug oder Ausdruck des + Belegs ausgeglichen werden können, aber auch nicht irrtümlich + ein falscher Wert gefunden wird. + + - Relativ zu: Die Anlage eines Positionsrahmens relativ zu bietet + den Vorteil, dass der gewünschte Wert nicht auf einer fixen + Position gesucht wird, sondern relativ zu einem Fixpunkt gesucht + wird (z.B. der Betrag rechts neben dem Wort Gesamtbetrag). + + - Auto. Auswahl: Falls die oben definierte Regel mehrere + Ergebnisse liefert, kann über dieses Feld weiter eingeschränkt + werden, z.B. erstes Vorkommen. + +> Hinweis +> +> Falls Sie den Positionsrahmen auf eine andere Position verschieben +> möchten, können Sie diesen links oben mit der Maus durch Klicken und +> Halten auf dieses Symbol bewegen: +> style="width:0.10417in;height:0.10417in" alt="289" />. +> +> Die Höhe des Rahmens ist für das Auslesen des Wertes nicht +> entscheidend, d.h. der Rahmen kann auch auf eine minimale Höhe +> reduziert werden, um auszuschließen, dass ein falscher Wert erkannt +> wird, wenn ober- oder unterhalb weitere Werte vorkommen. + +- Schnitt + +Der Positionsrahmen fixe und relative Position öffnet ein zusätzliches +Feld mit der Bezeichnung Schnitt. Sie können hier die Einstellung genau +durch Rahmen treffen. Dann werden die Werte/Ziffern übernommen, die sich +genau im Rahmen befinden. Die Anwahl des Eintrags beim nächsten +Leerzeichen macht den Schnitt (Eintrag der Ziffern/Werte) bis zum +nächsten Leerzeichen, das auch links und rechts außerhalb des gesetzten +Rahmens liegen kann. Ein Datumswert oder Betrag z.B. sollte nie genau +durch den Rahmen abgeschnitten werden, sondern immer beim nächsten +Leerzeichen. Ein zu kleiner, exakt abschneidender Rahmen könnte aus +einem Datum mit 4-stelliger Jahreszahl ein Datum mit 2-stelliger +Jahreszahl machen (1.1.2022 = 1.1.20 = 1.1.2020) oder ein Betrag von +12.000 Euro könnte zu einem Betrag von 2.000 Euro werden. + +- Format + +Die Möglichkeit des Formates unterscheidet sich pro Feld, in dem Sie +eine Erkennungsregel erstellen (z.B. Ziffernfolge, Text einzeilig, Text +mehrzeilig, benutzerdefiniert bei der Belegnummer). + +### Regeln für Steuerzeilen (Gegenbuchungen) anlegen + +Im Bereich der Steuerzeilen können Sie ebenfalls Regeln anlegen, um +Rechnungen mit unterschiedlichem Steuerausweis auslesen zu können. +Genauso können Sie aber nur einen bestimmten Steuersatz mit einer +Erkennungsregel auslesen lassen, z.B. innergemeinschaftliche Lieferungen +/ Erwerbe aufgrund eines bestimmten Textes am Beleg. + +Diese Steuerzeilen werden dann beim Buchen (bei mehr als einer +Steuerzeile derzeit nur bei automatischer DMS-Verbuchung) in der FIBU / +EA verwendet. + +Das Ziel dieser Regeln ist in weiterer Folge eine automatische +Verbuchung auf Aufwand- und Ertragskonten dieser Steuerzeilen aufgrund +von Verbuchungsregeln in der FIBU (*Stamm / Verbuchungsregeln / +Belegverarbeitung / Gegenbuchungen*). Details dazu finden Sie im +Handbuch zur Finanzbuchhaltung. + +Natürlich können Sie in diesem Bereich auch manuell Daten für den +Buchungssatz hinterlegen, z.B. Gegenkonten oder Steuersätze. Diese +Hinterlegung kann in der Detailansicht auch für mehrere Belege gesammelt +vorgenommen werden. + +Wie gehen Sie nun vor beim Anlegen einer Regel für eine Steuerzeile: + +1. Klick auf *Neue Steuerzeile anlegen* + +2. Regel für 1. Prozentsatz für den Betrag anlegen + + 1. Gewünschten Wert am Beleg markieren, z.B. den Netto- oder + Bruttobetrag (je nach Ausweis am Beleg) für 20 % Umsatzsteuer + + 2. Klick auf das + Symbol des jeweiligen Feldes in der Steuerzeile + + 3. Steuer % /-fall für diese Regel festlegen, z.B. 20 % + Normalsteuersatz + + 4. Regel definieren + +3. Regel für 2. Steuersatz anlegen + + 1. Betrag für 10 % Umsatzsteuer für dasselbe Feld markieren + + 2. Klick auf *Erkennungsregel hinzufügen* + + 3. Steuer % /-fall für diese Regel festlegen, z.B. 10 % ermäßigter + Steuersatz + + 4. Speichern + +Somit werden in Zukunft bei Rechnungen dieses Rechnungsausstellers die +Steuerzeilen 10 % und 20 % immer ausgelesen, wenn sie am Beleg +vorkommen. + + + +Sie haben auch die Möglichkeit, ein sogenanntes *Steuermerkmal* zu +definieren. Dieses Steuermerkmal kann verwendet werden, um z.B. nur die +Steuerzeile an sich mit einem innergemeinschaftlichen Erwerb aufgrund +eines bestimmten Textes anlegen zu lassen. In der FIBU können Sie eine +Regel definieren, wie ig. Erwerbe bei diesem Klienten gebucht werden +sollen. + + + + + +Zusätzlich können Sie dieses Steuermerkmal aber genauso auch bei einem +normalen Prozentsatz verwenden – in diesem Fall muss das Steuermerkmal +zutreffen, damit z.B. der Betrag für einen bestimmten Prozentsatz +ausgelesen wird. + +Hinweis + +Wenn der Wert über die Regel für einen bestimmten Betrag schon eindeutig +richtig ausgelesen werden kann (z.B. relativ zu 20%), dann ist das Feld +Steuermerkmal nicht mehr notwendig. + +### Allgemeines zu Erkennungsregeln + +Das grundsätzliche Problem bei der Belegdatenerkennung ist, dass sich +das Layout und die Begrifflichkeiten, die bei den verschiedenen +Rechnungen der Rechnungssteller verwendet werden, sehr stark +unterscheiden. + +Wenn die RZL Belegdatenerkennung ein bestimmtes Feld bei einem Beleg +nicht auslesen konnte, besteht die Möglichkeit, für dieses Feld eine +benutzerdefinierte Regel anzulegen. Diese Regel wird nur für das +entsprechende Feld dieses Rechnungsstellers angelegt. Die restlichen +Felder werden weiterhin mit der RZL Belegdatenerkennung ausgelesen. + +Diese neue Regel für ein Feld wird in einer Schablone pro +Rechnungssteller abgespeichert, um für eine spezielle Rechnung +festzulegen, wo und auf welche Weise die jeweiligen +Rechnungsinformationen gefunden werden können (Belegdatum, Gesamtbetrag, +Belegnummer, Buchungstext, Zahlungsreferenz, UID-Nummer, Name/Anschrift, +Kundennummer, …). + +### Erkennungsmerkmal zur automatischen Zuordnung der Schablone + +Ganz entscheidend bei der +Schablonenanlage ist das Erkennungsmerkmal. Das Erkennungsmerkmal muss +bei jeder Rechnung dieser Firma an derselben Position vorkommen. Es wird +verwendet, um festzustellen, wann welche Schablone verwendet werden +soll. Das Programm versucht die UID-Nummer des Rechnungsausstellers +(**1**) oder den Namen der Schablone am Beleg zu finden und als +Erkennungsmerkmal zu hinterlegen vor. Die Funktion *Erkennungsmerkmal +automatisch ermitteln* wird bei Neuanlage einer Schablone automatisch +ausgeführt. + +**2** + +**1** + +D.h. diese Schablone wird künftig nur verwendet, wenn diese UID-Nummer +auf dem Beleg an der entsprechenden Stelle ausgelesen wird. Die +UID-Nummer sollte als bevorzugtes Erkennungsmerkmal für spezielle +Schablonen verwendet werden. Natürlich kann auch der z.B. der Name des +Rechnungsausstellers im Briefkopf verwendet werden. + +Standardmäßig wird ein Erkennungsmerkmal nur auf Seite 1 gesucht. Wenn +Sie mit der rechten Maustaste auf „S.1“ klicken können Sie umstellen auf +die Funktion „Auf allen Seiten suchen“. + +Ist die UID-Nummer nicht lesbar oder nicht vorhanden (z.B.: +Kleinunternehmer) oder sollen mehrere Erkennungsmerkmale verwendet +werden, markieren Sie die Information am Beleg und klicken auf die +Schaltfläche *Aktuelle Auswahl hinzufügen* in der Schablone (**2**) +eingetragen. + +Wenn einer Schablone ein oder mehrere Erkennungsmerkmal(e) zugewiesen +werden, müssen ALLE Erkennungsmerkmale zutreffen. Wenn nicht alle +Erkennungsmerkmale zutreffen, wird die Schablone nicht verwendet und das +entsprechende Feld mit der RZL Belegdatenerkennung ausgelesen. + +Über das Bleistiftsymbol (**1**) neben der jeweiligen Schablone kann das +Erkennungsmerkmal bearbeitet werden. + +**1** + + + +Hinweis + +Das Erkennungsmerkmal ist entscheidend, damit bei der +Belegdatenerkennung das Modul Belege selbständig pro Rechnung die +richtige Schablone finden kann. Für alle Felder, wo keine Regel in einer +Schablone definiert ist, wird die Belegdatenerkennung lt. RZL Logik +ausgeführt. + +## Anzahl Belege anzeigen + + + +- Anzahl Belege monatlich + +In dieser Anzeige wird angezeigt, wieviele Belege pro Monat, Belegkreis +und Quelle (z.B. Dateisystem, Klientenportal, Finmatics, …) hinzugefügt +wurden. + + + +- Anzahl Belege jährlich + +In dieser Anzeige wird angezeigt, wieviele Belege pro Jahr (bzw. in +Summe), Belegkreis und Quelle (z.B. Dateisystem, Klientenportal, +Finmatics, …) hinzugefügt wurden. + + + +## Grundeinstellungen zur Belegverarbeitung + +Im Bereich *Einstellungen* finden Sie folgende Möglichkeiten: + + + +- Scanordner + +Bevor Sie mit dem Scannen beginnen, legen Sie für jeden Mitarbeiter +einen eigenen Scanordner im Netzwerk und im RZL Board an. Die Anlage +befindet sich im Bereich BELEGE unter Einstellungen / Scanordner oder +direkt im Bereich Belege hinzufügen im Dropdown des Buttons Belege +Scanordner. Zusätzlich sollten Sie diese Ordner beim Scanner in einem +Profil pro Mitarbeiter hinterlegen. + + + +- **Name:** Sie können hier einen Namen für jeden Scanordner vergeben, + der dann im Bereich *Belege hinzufügen / Belege Scanordner* + angezeigt wird. + + + +- **Ordner für Mitarbeiter:** Scanordner können Sie einem Mitarbeiter + zuordnen, somit sieht der jeweilige Mitarbeiter nur seine eigenen + und etwaige öffentliche (kanzleiweite) Scanordner. + +- **Anmerkung:** Notiz zu diesem Scanordner. + +- **Ordnerpfad:** Im Ordnerpfad wird der am Laufwerk angelegte + Scanordner hinterlegt. + +- **Dokumente / Belege importieren***:* Je nach Aktivierung steht + dieser Scanordner in der RZL KIS-Dokumentenverwaltung bzw. in der + RZL Board Belegverarbeitung zur Verfügung. + +- **Texterkennung (OCR) automatisch im Hintergrund ausführen:** Diese + Option steht nur dann zur Verfügung, wenn in den Einstellungen zur + Texterkennung n*ur bei ausgewählten Scanordnern* ausgewählt wurde. + Grundsätzlich empfehlen wir, Texterkennung im Hintergrund generell + zu aktivieren. Somit wird die Texterkennung (OCR-Erkennung) + vollautomatisch im Hintergrund ausgeführt, sobald neue Belege in + einem Scanordner vorhanden sind und das RZL Board gestartet ist. + +- **Belege für schnelleren Zugriff lokal kopieren:** Bei Aktivierung + dieser Option werden die Belege für die Bearbeitung lokal + zwischengespeichert und die Zugriffe auf den Scan-Ordner auf ein + Minimum reduziert. Diese Einstellung ist bei einer langsamen oder + instabilen Verbindung zum Scan-Ordner zu empfehlen. + + + +- Belegschablonen + +Die bisher angelegten Belegschablonen werden in einer Liste angezeigt. +Sie können hier Schablonen löschen oder auch umbenennen. Außerdem finden +Sie hier Informationen, wann die Schablone von wem erstellt wurde und +wann sie von wem zuletzt geändert wurde. Schablonen können auch +exportiert und importiert werden. + +- Texterkennung (OCR) + +Siehe Kapitel *Einstellungen zur OCR-Erkennung bei gescannten Belegen* + +- Stempel + +In diesem Menü können Sie den Buchungsstempel für *Gebuchte +Belege* konfigurieren. Sie können festlegen, welche Felder am Stempel +*Gebucht* in welcher Reihenfolge angezeigt werden sollen. + + + +- **Dateiname:** Name, unter welcher die Datei gespeichert ist + +- **Klient:** Nummer und Name des Klienten + +- **Belegkreis:** zB ER, AR, KA, … + +- **Belegart:** Eingangsbeleg, Ausgangsbeleg … + +- **Belegnummer:** fortlaufende Nummer + +- **Fremdbelegnummer:** Rechnungsnummer des Beleges + +- **Belegdatum:** Datum des Beleges + +- **Gesamtbetrag:** Bruttobetrag + +- **Buchungssatz:** Soll/Haben + +- **Gebucht von:** Name des Erfassers + +- **Gebucht am:** Datum der Erfassung + +- **Buchungstext:** erfasster Text beim Buchen + +- **Kommentar:** Vermerk der beim Beleg erfasst wird + +- **Importdatum:** wann der Import stattgefunden hat + +- **Importiert von:** von dem der Import durchgeführt wurde + +- **Belegeingangsdatum:** Buchungsdatum + +- **Bezahlt am:** Datume der durchgeführten Zahlung + +- **Quelle:** ect. … + +Im Feld links *ausgewählte Felder für Stempel* kann die Reihenfolge der +ausgewählten Felder geändert werden. + +Setzt man den Haken *Vorschau mit Beispieldaten befüllen* wird ein +Musterstempel mit Beispieldaten befüllt. + + + + + +Rufen Sie einen bereits gebuchten in der FIBU auf, können Sie in der +Menüleiste entscheiden, ob der Buchungsstempel sichtbar angezeigt wird. + + + +Beim Export eines Beleges als PDF wird der Stempel und der Kommentar +nicht exportiert und angezeigt. + +- Grundeinstellungen + + + +- **Klientenportal-Belege:** Mit dieser Option wird beim Öffnen eines + Klienten in der Menüleiste angezeigt, wie viele Belege vom + Klientenportal noch abzuholen sind. + +- **Finmatics Belege:** Mit dieser Option wird beim Öffnen eines + Klienten in der Menüleiste angezeigt, wie viele Belege von Finmatics + noch abzuholen sind. + +- **Name/Anschrift mit UID-Nummer über FinanzOnline auslesen:** Mit + dieser Option wird bei einer Belegdatenerkennung der Name und die + Anschrift des Rechnungsaussteller (bei Eingangsbelegen) bzw. des + Rechnungsempfängers (bei Ausgangsbelegen) über die UID-Nummer bei + FinanzOnline ausgelesen. Somit haben Sie später in der Liste der + *ungebuchten Belege* eine bessere und schnellere Übersicht über die + Belege. + Die einmal vorgekommenen UID-Nummern werden für eine gewisse Zeit + zwischengespeichert, damit bei Lieferanten, die häufig vorkommen, + nicht jedes Mal bei FinanzOnline abgefragt werden muss. + +- **GLN der Lieferanschrift als Kundennummer des Rechnungsempfängers + auslesen:** dies ist eine spezielle Funktion beim Import von + ebInterface XML-Rechnungen. Dies kann genutzt werden, um später in + der FIBU auf Basis dieser GLN-Nummer Buchungsvorschläge zu + generieren. + +## Zusatzmodul Belegfreigabe + +Siehe Kurzanleitung *RZL Modul Belegfreigabe* unter *Hilfe / +Kurzanleitungen.* + +* +* + +# Modul Belege am RZL Klientenportal + +Falls in der Steuerberatungs-Kanzlei bzw. bei Firmen für Außenstellen +das web-basierte RZL Klientenportal eingesetzt wird, können die +Mandanten/Mitarbeiter in der Außenstelle selbst – mit Hilfe des optional +zum Klientenportal verfügbaren *Zusatzmoduls „Belege“* – am +Klientenportal nicht nur Dokumente zur Verfügung stellen, sondern auch +die Belege der Buchhaltung bzw. Einnahmen-Ausgaben-Rechnung hochladen +und an die Kanzlei/Zentrale versenden. + +Eine allgemeine Beschreibung des RZL-Klientenportals erhalten Sie +innerhalb der RZL-Programme im Programmteil *Hilfe / Handbücher / +Klienten-Portal Kanzlei/Klient*. + +Für die Bereitstellung von Belegen über das RZL Klientenportal gehen Sie +bitte wie folgt vor: + +*Bitte beachten Sie, dass dafür das Klientenportal Modul „Belege“ +lizenziert sein muss!* + +## Belege an den Steuerberater bzw. in die Zentrale übermitteln + +### Belegkreise für das Klientenportal aktivieren + +In den Stammdaten des jeweiligen Klienten im Bereich *Belegverarbeitung +/* *Allgemeines* werden die in der FIBU / EA angelegten Belegkreise +angezeigt. Sie können nun hier steuern, welche Belegkreise der Klient +bzw. die Außenstelle am Klientenportal auswählen kann. + + + +### Belege wie vorhanden übermitteln + +Mit der Funktion *Belegbox / Belege übermitteln* können Sie Belege auf +das Klientenportal zur Bereitstellung an den Steuerberater/Zentrale +hochladen. Bei dieser Variante werden die Dateien wie vorhanden +hochgeladen. Falls z.B. der Klient 10 Rechnungen gescannt hat und der +Scanner daraus eine Datei erstellt hat, muss die Auftrennung und +Aufbereitung der Belege in der Kanzlei/Zentrale gemacht werden. + +Wählen Sie nun den richtigen Belegkreis aus. Im Feld Datei(en) können +Sie über *Durchsuchen* beliebig viele Dateien von Ihrer Festplatte oder +Ihrem Netzwerk auswählen und hochladen. + + + +Nach dem Hochladen erhalten Sie eine Bestätigung, wie viele Dateien Sie +hochgeladen haben. Unterhalb werden die Dateien mit dem Dateinamen, der +Kategorie und dem Bereitstellungsdatum angezeigt. + +Folgende Möglichkeiten haben Sie nach dem Hochladen: + +- Mit einem Klick auf den Dateinamen können Sie die Datei öffnen. + +- Mit einem Klick auf das grüne Symbol wird die Datei heruntergeladen + +- Mit dem roten X kann die Datei wieder vom Klientenportal gelöscht + werden. + +Die Übermittlung über das RZL Klientenportal bietet folgende Vorteile: + +- SSL verschlüsselte Übertragung der Belege. + +- Keine Beschränkung der Dateigrößen im Gegensatz zur Übermittlung per + Mail. + +- Abholung der Belege direkt im Modul Belege an der richtigen Stelle. + +- Der Klient bzw. die Außenstelle kann die gescannten Belege bereits + aufbereiten (Seiten zusammenfassen, Leerseiten löschen, Belegkreis + zuord­nen, usw.). + +### Belege mit dem RZL Scan-Manager übermitteln + +Falls Ihr Klient die Belege vor dem Hochladen noch aufbereiten möchte +(Seiten trennen, zusammenfügen, drehen, löschen usw.), kann der RZL +Scan-Manager verwendet werden (*Belegbox / Belegscanmanager* *starten*). + + + +#### Eintragung der Verbindungseinstellungen + +Damit Belege über den RZL Scan-Manager hochgeladen werden können müssen +Sie als ersten Schritt nach Anwahl der Schaltfläche *Einstellungen* die +entsprechenden Eintragungen vornehmen. + + + +Im Feld *Server* tragen Sie die Adresse ein, wie im Handbuch +Klientenportal *(Hilfe / Handbuch / Klienten-Portal Klient)* Kapitel +Start beschrieben. In den Feldern *Benutzer* und *Passwort* muss Ihr +„normaler“ Log-In – mit dem Sie sich am RZL Klientenportal anmelden – +eingetragen werden. + +Wenn Sie nicht direkt im Scanmanager scannen, sondern z.B. mit einem +Netzwerk-Scanner können Sie im Scanmanager hinterlegen, auf welchen +Scan-Ordner zugegriffen werden soll. + +Die Funktion *Benutzername als Dateianfang* fügt bei den übermittelten +Dateien den Benutzernamen an den Anfang des Dateinamens (z.B. wird aus +einer Datei mit dem Namen „Beleg Huber“ der Name +„50.rzl\_Beleg\_Huber“). + +#### Belege scannen und hochladen + +Grundsätzlich besteht die Möglichkeit, die Belege mit einem +angeschlossenen Scanner direkt zu scannen und dann hochzuladen oder +bereits gescannte Belege aus einem Ordner auszuwählen und nur +hochzuladen. + +Um Belege jetzt zu scannen klicken wählen Sie links oben den gewünschten +Scanner aus. Angezeigt werden nur Geräte, für welche ein passender +Treiber installiert ist. + +Nach Auswahl und Klick auf den gewünschten Scanner wird ein Vordialog +angezeigt, wo der Belegkreis (und ev. der Klient) ausgewählt werden +muss. + + + +Anschließend wird dann der Dialog des Scanner-Herstellers aufgerufen und +Sie können die Belege einscannen. + + + +In diesem Beispiel wurden 5 Seiten eingescannt. Mit der Funktion +*Belege* auftrennen können Sie die Seiten in Einzelseiten trennen und +anschließend wieder eventuelle mehrseitige Belege wieder zusammenfügen. +Nutzen Sie dazu entweder die Maus per Drag & Drop oder die rechte +Maustaste um markierte Seiten zusammenzufügen. Zusätzlich können die +Seiten mit der rechten Maustaste gedreht werden. + +Wurden Belege beim Scannen einer falschen Belegart zugeordnet können in +diesem Dialog Belege auch in eine andere Belegart gezogen werden. + +Weitere Funktionen mit der rechten Maustaste sind: + +- 90° rechts oder links, 180° drehen + +- Löschen + +- Seiten zusammenfügen + +- Seiten auftrennen + +- Löschen + +- Beleg auftrennen + +- Beleg ins Dateisystem exportieren + +- Alles markieren + +- Leere Seiten markieren + +- Seite öffnen + +- Datei öffnen + +- Änderungen zurücksetzen + +Damit die Belege an Ihre Steuerberatungs-Kanzlei übermittelt werden, +müssen Sie die Schaltfläche *Alle hochladen* oder *Auswahl hochladen* +anwählen. + +Nach dem Hochladen kommt eine Bestätigungsmeldung, dass die Belege auf +das Klientenportal hochgeladen wurden. + +#### Bereits vorhandene Belege in den RZL Scan-Manager einfügen + +Wenn die Belege bereits als Dateien auf der Festplatte oder im Netzwerk +abgespeichert sind, also nicht mehr eingescannt werden müssen, öffnen +Sie den Ordner, in dem die Belege abgespeichert sind. + +Ziehen Sie nun mit Hilfe der Maus die gewünschten Belege per Drag & Drop +in den RZL Scan-Manager auf den gewünschten Belegkreis. + +### Belege vom Klientenportal ins Modul Belege im RZL Board übernehmen + +In der RZL Belegverarbeitung können Sie nach dem Öffnen des jeweiligen +Klienten im Bereich *BELEGE* mit dem Button *Belege Klientenportal* die +Belege beim entsprechenden Klienten aufrufen. Im Symbol wird Anzahl der +Belege angezeigt, die bei diesem Klienten vom Klientenportal abgeholt +werden können. + +> style="width:4.72296in;height:1.20835in" /> + +Die Zuordnung zum Klienten und zum Belegkreis ist hier nicht mehr +notwendig, da dies bereits am Klientenportal erledigt wurde. Die +Texterkennung von Klientenportal-Belegen wird wie bei Scanordnern +ebenfalls im Hintergrund durchgeführt (außer Sie haben diese +Einstellungen in den Stammdaten der Texterkennung deaktiviert). + +Die weitere Aufbereitung und Bearbeitung erfolgt ident zu einem +„normalen“ Belegverarbeitung mit Scanordner. + +Mit der Übernahme der Belege ins Modul Belege werden diese vom +Klientenportal wieder gelöscht. + +Beim Löschen eines Beleges in dieser Ansicht wird der Beleg in den +*Belege Papierkorb* abgelegt. + +## Automatische Belegsynchronisation zur Belegbox am RZL Klientenportal + +### Belegsynchronisation einrichten + +Es besteht die Möglichkeit, digitale Belege automatisiert – über die +digitale Belegbox des RZL Klientenportals – dem Klienten Online inkl. +Belegdaten bzw. Buchungsdetails bereitzustellen. Somit hat Ihr Klient +jederzeit Online Zugriff auf die gebuchten Belege. + +Zusätzlich kann die Belegsynchronisation auch genutzt werden, um Belege +zwischen verschiedenen RZL Installationen (z.B. Steuerberater und +Klient) zu synchronisieren. Somit entfällt auch der manuelle Upload von +Belegen in die Belegbox am Klientenportal. + +Folgende Schritte sind zur Einrichtung notwendig: + +- Einmalige Definition eines *Service-Account-Passwortes* am RZL + Klientenportal im Bereich *Stammdaten / Portal / Sonstige + Einstellungen.* Dieses kanzleiweite Passwort dient ausschließlich + der Synchronisation von Belegen (und Klienten-Stammdaten). + +- Hinterlegung dieses Service-Account-Passwortes im RZL Board im + Bereich *STAMM / Einstellungen / Klientenportal Synchronisation.* + +- Aktivierung der Checkbox *Belegsynchronisation aktivieren* pro + Klient im Bereich *STAMM / Klientenportal.* Somit werden die Belege + automatisch in die Belegbox des Klientenportals geladen und Online + bereitgestellt. + +- Falls die Belege mit einer 2. Installation synchronisiert werden + sollen (wenn der Klient mit RZL FIBU und Belegverarbeitung + arbeitet), muss auf Klientenseite ebenfalls die Belegsynchronisation + aktiviert werden mit dem zusätzlichen Hakerl bei *Fremdes RZL + Klientenportal verwenden.* Hier muss dann unter *Zugang fremdes + Klientenportal* der Klientenportal-Benutzer hinterlegt werden. + +Die Synchronisation der Belege wird anschließend mit aktiviert Option +*Automatisch synchronisieren* im Hintergrund alle 10 Minuten ausgeführt +bzw. kann im RZL Board im Bereich *Belege* bei den Beleglisten über die +Funktion *Belege synchronisieren* jederzeit manuell angestoßen werden. + +Deaktiviert man die Checkbox *Automatisches synchronisieren* muss die +Belegsynchronisation manuell angestoßen werden. Entweder direkt beim +Klienten in einer der Beleglisten über die Schaltfläche *Belege +synchronisieren* oder für alle Klienten in einer klientenübergreifenden +Belegliste. + + + + + +Hinweis + +Nach dem Hereinspielen eines Klienten wird automatisch der Abgleich +zwischen FIBU und Modul Belege lt. nachfolgendem Punkt *Repairfunktion +in der Finanzbuchhaltung* durchgeführt – die Belege können somit bei +beiden Installationen aufgerufen werden. + +### Protokoll Belegsynchronisation + +In der Ansicht *Extras / Protokoll Belegsynchronisation* finden Sie eine +Aufstellung der Hoch- bzw. Heruntergeladenen Belege über die +Belegsynchronisation. + +### Status Belegsynchronisation + + + +Im RZL Board finden Sie ganz rechts ein kleines Symbol mit dem Status +der Belegsynchronisation. Ein grünes Symbol zeigt an, dass die letzte +Hintergrund-Synchronisation ordnungsgemäß durchgelaufen ist. Ein rotes +Symbol deutet auf zumindest ein Problem bei einem Klienten hin. Klicken +Sie einfach auf den Begriff *Belegsynchronisation*, um das Protokoll zu +öffnen. + +Weitere Details zur Belegsynchronisation finden Sie in unserer +Kurzanleitung (Menüpunkt *Hilfe / Kurzanleitungen* direkt im jeweiligen +RZL Programm). + +## Gebuchte Belege manuell in die Belegbox des Klienten hochladen + +Als Alternative zur automatischen Belegsynchronisation gibt es auch die +Möglichkeit, die Belege manuell in die Belegbox des Klientenportals +**inkl. Buchungsinfos** hochzuladen. + +Im Modul Belege werden dazu beim Klienten im Bereich *Gebuchte Belege* +die gewünschten Belege markiert und mit der Funktion *Belege zum +Klientenportal hochladen* (im Ribbon oder mit der rechten Maustaste) am +Klientenportal bereitgestellt. + +Tipp + +Sortieren Sie die gebuchten Belege nach dem Importdatum, somit wissen +Sie genau, welche Belege zuletzt importiert wurden. Zusätzlich haben Sie +in der Spalte Hochgeladen die Information, welche Belege bereits auf das +Klientenportal übertragen wurden. + +Die Klienten/Außenstelle können auf diese digitale Belegbox jederzeit +bequem und ortsunabhängig über Internet (auch für mobile Geräte +optimiert) zugreifen (*Belegbox / gebuchte Belege)* und zum Aufrufen und +Herunterladen von Belegen nutzen. + + + +Die Belegliste kann über einfache Such-/Gruppier- und Filterfunktionen +auf die gewünschten Belege/den gewünschten Beleg eingeschränkt werden. + +## Übersicht Belege zum Abholen + +Ohne geöffnetem Klienten finden Sie im Bereich *BELEGE / Belege / Belege +zum Abholen* eine Übersicht aller Klienten mit der Anzahl der noch +abzuholenden Belege vom Klientenportal oder von Finmatics: + + + +# Verarbeitung in der RZL FIBU/EA-Rechnung + +## Allgemein + +Durch Lizenzierung der *RZL FIBU/EA Belegverarbeitung* oder alternativ +durch Lizenzierung und Anpassung der *RZL Schnittstelle für die +Belegverarbeitung über Fremd-DMS* (Details auf Anfrage) besteht die +Möglichkeit, gescannte Belege mit Buchungen in den RZL Programmen zu +verknüpfen. + +Innerhalb der Buchhaltung bzw. EA-Rechnung können Belege mit oder ohne +Kontierungsvorschlag (bzw. nach gesonderter Vereinbarung auch aus einem +von RZL autorisierten Fremd-Dokumentmanagement-System in die RZL FIBU/EA +– Details auf Anfrage) importiert werden. + +Voraussetzung für die Belegverbuchung ist somit die vorherige Übernahme +der Belege in das Modul Belege im RZL Board (bzw. in das jeweilige +autorisierte Fremd-DMS). Die Belege werden mit der jeweiligen Buchung +verknüpft. + +## Buchen mit digitalen Belegen + +### Aktualisierungsoptionen für Personenkonten + +Für den Buchungsvorschlag bei Eingangs- und Ausgangsrechnungen ist die +UID-Nr. bzw. die Kundennummer in den Stammdaten der Kreditoren bzw. +Debitoren sehr wichtig. Damit diese Daten nicht manuell eingepflegt +werden müssen, können Sie pro Klient die automatische Aktualisierung der +Kontenstammdaten aktivieren. + +Öffnen Sie dazu in der FIBU den Menüpunkt *Stamm / Konten/ +Aktualisierungsoptionen*. Hier können Sie im Bereich *nach DMS-Buchung* +aktivieren, dass nach dem Buchen von digitalen Belegen die Daten (IBAN, +Kundennummer, UID) vom Beleg in die Kontenstammdaten übernommen werden +sollen. + + + +### Buchen der Fremdbelegnummer bei Eingangsrechnungen + +Standardmäßig wird bei ER die Belegnummer als Fremdbelegnummer +ausgelesen und auch in diesem Feld in der Buchungszeile vorgeschlagen. +Somit können Sie das Feld Belegnummer für die laufende Nummerierung +verwenden. + +Wenn Sie stattdessen *bei der Belegverarbeitung* die *Fremdbelegnummer +als Belegnummer buchen* möchten, können Sie in den Klienten-Stammdaten +im RZL Board im Bereich *Belegverarbeitung / Allgemeines* pro Klient +diese Option aktivieren. + + + +### Belegsverbuchung aus DMS-System (Anzeige alle ungebuchten Belege) + +Im Rahmen dieser Variante der Belegverbuchung werden im Buchungsdialog +sofort alle Buchungsvorschläge für alle ungebuchten Belege angezeigt und +der Beleg der markierten Buchung kann mit Hilfe der *F2-Taste* +aufgerufen werden. Es erfolgt kein Aufruf einer eigenen Liste mit den +Belegen. + +Über *Buchen / Belegsverbuchung aus DMS-System* kommen Sie in den +Buchungsvordialog. + + + +Die Buchungen werden mit der Sortierung *Standard* in der Reihenfolge +angezeigt, wie die Belege ins Modul Belege übernommen wurden (nach +Importdatum). Alternativ können folgende andere Sortierkriterien +ausgewählt werden (z.B. nach Belegdatum, Belegnummer, …) + +Über *Verbuchungsregel* verwenden werden die Buchungen auf Basis der +Verbuchungsregeln vorgeschlagen. Voraussetzung ist, dass das Programm +das Personenkonto auf Basis der übergebenen UID-Nummer, Kundennummer +oder dem Namen inkl. Adresse) aus dem DMS-System ermitteln kann. + +Über *Druck Übersicht* können Sie sich eine Übersicht über die zu +verbuchenden Belege ausdrucken. + +Über *Weiter* gelangen Sie in den Buchungsdialog. Hier wird für jeden +Beleg mit den, über die Belegdatenerkennung ausgelesenen, Daten ein +Buchungsvorschlag erstellt. Die Zuordnung zum Kreditor/Debitor erfolgt +anhand der ausgelesenen UID-Nummer, der Kundenummer oder dem Namen inkl. +Adresse. Wenn eine Verbuchungsregel angelegt ist, wird auch das +Gegenkonto vorgeschlagen. Ohne Verbuchungsregel schlägt das Programm das +Gegenkonto der letzten Buchung vor. + +Fehlende Daten (wie z.B. Kontonummern) müssen noch ergänzt werden. Diese +Zeilen werden mit einem roten Rufzeichen dargestellt. + +Mit der rechten Maustaste finden Sie pro Zeile folgende Optionen: + + + +- Anzeige Beleg (F2) + +Belegfenster wird eingeblendet. Je nach markierter Buchungszeile wird +der dazugehörige Beleg angezeigt. Dieses Fenster kann geöffnet bleiben. + +- Splitbuchung bearbeiten (F7) + +Wenn über die Belegdaten mittels Steuerzeilen schon eine Splitbuchung +vorgeschlagen wird, kann diese bearbeitet und verändert werden. + +- Auf Splitbuchung ändern (F8) + +Eine Gegenbuchung kann in ein Splitbuchung umgewandelt werden. Wenn Sie +eine Buchungszeile mit Hilfe einer Splitbuchung aufteilen, wird die +Original-Buchung grau dargestellt und die Zeilen der Splitbuchung werden +mit einem Sternchen (**1**) gekennzeichnet. + + + +**1** + +- Durchgeführte Änderung rückgängig machen (F9) + +Eine Aufteilung in eine Splitbuchung kann wieder rückgängig gemacht +werden. + +- Verbuchungsregel Personenkonten ändern/anlegen + +Auf einem Personenkonto kann eine einfache Verbuchungsregel für dieses +Konto hinterlegt werden. Wenn dann das Personenkonto gefunden wird, wird +die Buchung aufgrund der Verbuchungsregel vorgeschlagen. + +- Verbuchungsregel Gegenbuchen ändern/anlegen + +Siehe Kapitel *Regeln für Steuerzeilen (Gegenbuchungen) anlegen* + +- Zeilen bis zum Ende deaktivieren (F12) + +Buchungszeilen ab der aktuellen Zeile können für die Verbuchung +deaktiviert werden. Diese Belege bleiben somit als ungebucht erhalten +und werden nächstes Mal wieder vorgeschlagen. + +Nach vollständiger Kontierung aller Zeilen können Sie durch Anwahl der +Schaltfläche *Verbuchen* – im Verarbeitungsdialog ganz unten – die +Zeilen tatsächlich buchen (bis dahin kann jede Zeile beliebig abgeändert +werden). + +Hinweis + +Die Durchbestätigung jeder einzelnen Buchungszeile ist in dieser +Variante nicht notwendig. Sofern der Buchungsvorschlag komplett ist, +können die Buchungen sofort verbucht werden. Die Buchungen werden nicht +in einen Stapel gelegt sondern sind sofort gebucht und somit +finalisiert. + +### + +### normales Buchen“ mit Belegverarbeitung - Buchungsvorschläge einzeln + +Innerhalb des *normalen Buchens (Buchen oder Stapelbuchen)* können Sie +ebenfalls die Belegverbuchung mit Buchungsvorschlag nützen. Hier werden +nicht alle Buchungssätze sofort im Dialog angezeigt, sondern die +Buchungen werden einzeln vorgeschlagen und ergänzt/bestätigt. Eine Liste +mit den noch nicht gebuchten Belegen wird zusätzlich zum Buchungsdialog +aufgerufen. + +Hinweis + +Bei nur einem Bildschirm: Pinnen Sie sich das FIBU-Fenster an die linke +Seite des Bildschirms (bevor Sie ins Buchen einsteigen) und das +Belegfenster an die rechte Seite. Somit haben Sie jederzeit alles im +Blick. + + + +**2** + +**1** + +Wenn Sie Belege buchen möchten, aktivieren Sie bitte das Feld +*DMS-Belege* (**1**). Sie können nachfolgend beim Buchen im +***Datumsfeld* mit der *F6-Taste*** den Buchungsvorschlag aufrufen und +die beim Beleg ausgelesenen Werte werden in die Buchungszeile +eingetragen. + +Die Aktivierung des Feldes automatisch (**2**) bedeutet, dass Sie nur +beim 1. Beleg die *F6-Taste* anwählen müssen und für die nachfolgenden +Belege der Buchungsvorschlag automatisch eingetragen wird. Wenn Sie das +Feld *automatisch* (**2**) deaktivieren, müssen Sie die *F6-Taste* im +*Datumsfeld* für den Buchungsvorschlag bei jedem Beleg einzeln anwählen. + +Hinweis + +Wird während dem Buchen manuell ein anderer Beleg markiert müssen Sie +die Funktion F6 im Datumsfeld nochmals ausführen. + + + +Der aktuell in der Belegliste markierte Beleg wird beim Erfassen einer +Buchung dem Buchungssatz hinterlegt, als gebucht markiert und in der +Belegverarbeitung im RZL Board die Buchungsdaten gespeichert. + +Damit die erkannten Belegdaten vorgeschlagen werden, muss bei der ersten +Buchung im Feld *Datum* der **Buchungsvorschlag** **mit der F6-Taste** +generiert werden. Die von der Belegdatenerkennung ausgelesenen Werte +werden somit automatisch in die Buchungszeile übernommen, können +anschließend jederzeit abgeändert bzw. ergänzt werden. + +Das Personenkonto wird auf Basis der ausgelesenen UID-Nummer, +Kundenummer oder des IBANs ermittelt. Voraussetzung dafür ist, dass am +Konto die Daten hinterlegt sind. Wenn ein Personenkonto ermittelt wurde, +wird das zuletzt verwendete Gegenkonto des Personenkontos als Gegenkonto +verwendet. + +Wenn der Buchungssatz dann abgeschlossen ist (im Buchungsdialog oben +aufscheint) wird der verknüpfte Beleg aus der Liste der *ungebuchten* +Belege herausgelöscht und als gebucht markiert. Anschließend wird +automatisch der nächste Beleg markiert und die Werte wieder in die +Buchungszeile eingetragen (mit der Funktion automatisch im Vordialog). + +Hinweis + +Sie haben direkt im Buchungsdialog beim Belegfenster immer noch die +Möglichkeit, neue Regeln anzulegen oder die bestehende Schablone bzw. +Regel anzupassen. Klappen Sie dazu einfach die *Belegdaten* ganz rechts +auf. + +#### Zusätzliche Funktionen im Belegfenster beim Buchen + + + +- Liste aktualisieren + +Die Beleg-Einträge in der Liste werden neu geladen. + +- Beleg löschen + +Beleg wird aus der Ansicht der ungebuchten Belege in den Papierkorb +verschoben + +- In Scanordner zurücksetzen + +Beleg wird in den gewünschten Scanordner zurückgesetzt und aus den +ungebuchten Belegen gelöscht. + +- Neuen Beleg importieren + +Ein Link zum RZL Board um neue Belege hinzuzufügen. + +- Belegliste sortieren + +Sie können durch Rechtsklick auf eine Spalte die Belegliste nach jeder +beliebigen Spalte sortieren. Mit der Umschalt-Taste kann noch ein +zweites Feld zur Sortierung hinterlegt werden, wenn im ersten sortieren +Feld Belege mit gleichem Wert vorhanden sind. Die Spalten können je nach +Bedarf mit der rechten Maustaste ein- oder ausgeblendet werden. + +- Belegliste filtern + +Sie können jede Spalte mit dem blauen Filtersymbol in der Überschrift +filtern. +Unterhalb der Belegliste finden Sie initial immer den aktuell +hinterlegten Filter auf Basis der Einstellungen im Buchungsvordialog: + + + +Dieser Filter kann mit der Checkbox links deaktiviert werden, um alle +vorhandenen, ungebuchten Belege anzuzeigen (unabhängig von Datum und +Belegkreis). Mit dem x-Symbol wird der Filter für den aktuellen +Buchungsvorgang zur Gänze entfernt. + +- Belegdaten speichern + +Werden Belegdaten verändert, können diese hier gespeichert werden. + +- Seiten bearbeiten + +Diese Funktion kann nicht nur in der Ansicht der ungebuchten Belege, +sondern auch direkt beim Buchen in der Belegliste genutzt werden (z.B. +um weitere Seiten hinzuzufügen). + +- Belege per Drag&Drop hinzufügen + +Sie können bspw. Belegdateien aus dem Windows-Explorer per Drag&Drop in +die Belegliste ziehen. Entweder direkt in die Liste der Belege oder in +das extra dafür vorgesehene Feld (Ziehen Sie Belege hierher oder in die +Belegliste um sie zur Belegverarbeitung hinzuzufügen.) + +#### Zusätzliche Buchungsfunktionen + +**Im Textfeld einer Buchung:** + +- DMS-Beleg weiter Buchen (Umschalt + F8) + +> Mit dieser Funktion kann ein weiterer Buchungssatz zum selben Beleg +> erfasst werden. Die Funktion kann beliebig oft wiederholt werden. Der +> letzte Buchungssatz muss dann ohne diese Funktion abgeschlossen +> werden, damit der Beleg in der Belegverarbeitung von der Liste der +> ungebuchten und die Liste der gebuchten Belege verschoben wird. + +- DMS-Verbindung aufheben (Umschalt + F7) + +> Der Buchungssatz wird abgeschlossen, ohne dass ein digitaler Beleg +> dieser Buchung angehängt wird. + +**In den Stammdaten eines Personenkontos:** + +- Kein Buchungsvorschlag + +> Wenn das Personenkonto gefunden wird, wird mit dieser Option nie ein +> Gegenkonto vorgeschlagen. + +- Verbuchungsregel + +> Wenn das Personenkonto gefunden wird, wird die Buchung aufgrund der +> Verbuchungsregel vorgeschlagen. + +### Unterschiede der Buchungsvarianten + +Vorteile Variante 1 („normaler“ Buchungsdialog): + +- Buchen im Stapel + +- Mehrere Buchungen zu einem Beleg + +- Beleg löschen während dem Buchen direkt in der FIBU / EA + +Vorteile Variante 2 (Belegverarbeitung aus DMS-System): + +- Für alle verfügbaren, ungebuchten Belege wird sofort ein + Buchungsvorschlag angezeigt. Somit hat man eine Übersicht über die + Qualität der Buchungsvorschläge. + +- Bereits vollständige Buchungsvorschläge müssen nicht mehr + „durchgeklickt“ werden. + +- Splitbuchungen werden vorgeschlagen: Sind beim Beleg mehrere + Steuerzeilen vorhanden, werden diese nur bei dieser Buchungsvariante + verwendet um eine Splitbuchung vorzuschlagen. + +### Buchen von Belegen mit Fremdwährung + +Bei einer Belegdatenerkennung werden, wenn ein 3-stelliger Währungscode +am Beleg vorhanden ist, Fremdwährungen bei Beträgen ausgelesen. Diese +Informationen werden in weiterer Folge an die FIBU übergeben und beim +Buchungsvorschlag entsprechend verarbeitet. D.h. wenn ein Beleg Beträge +in USD liefert und in der FIBU auf ein Konto in USD gebucht wird, wird +der Betrag im Fremdwährungsfeld vorgeschlagen. + +Über den Kurs kann dann der Betrag in EUR berechnet werden oder der +Betrag wird direkt im EUR Feld eingegeben. Eine händische Eingabe des +Kurses ist jederzeit möglich. + + + +Der FW-Wert wird nur dann vorgeschlagen, wenn eines der beiden Konten in +der entsprechenden Währung geführt wird. Ansonsten bleibt das FW-Feld +leer und auch im EUR-Feld wird nichts eingetragen. + +### Endkontrolle der gebuchten Belege + +Nach Verbuchung aller Belege sollte im Modul Belege im RZL Board bei den +*ungebuchten Belegen* des Klienten kontrolliert werden, ob wirklich alle +Belege tatsächlich in der FIBU gebucht wurden. Es kann beispielsweise +passieren, dass aufgrund eines falsch ausgelesenen Beleg­datums Belege +nicht zum Buchen vorgeschlagen wurden. + +In diesem Fall muss das Belegdatum manuell korrigiert werden, damit der +Beleg beim Buchen vorgeschlagen wird. Bei Buchungsvariante 1 kann +alternativ der Filter entfernt werden, damit alle Belege angezeigt +werden. + +## Buchen eines EA-Rechners mit Belegverarbeitung + +Auch ein EA-Rechner kann mit der RZL Belegverarbeitung kombiniert +werden, sodass die Belege z.B. bei den Bankbuchungen angehängt sind. +Folgende Vorgehensweise empfehlen wir zur optimalen Verarbeitung eines +Einnahmen/Ausgaben-Rechners mit der RZL Belegverarbeitung: + +Beim Buchen eines CAMT-Kontoauszugs gibt es die Möglichkeit, Belege +automatisiert den Bankbuchungen aufgrund verschiedener Kriterien +zuordnen zu lassen. + +Damit diese automatische Zuordnung durchgeführt wird, muss die Option +*Beleg automatisch zuordnen* in den Stammdaten des Bankkontos im +Registerblatt *Retourdaten 2* aktiviert werden. + + + +Beim Einstieg in den Retourdatendialog muss die Option *DMS-Belege +zuordnen* aktiviert werden. + +Die automatische Zuordnung wird mittels folgender Möglichkeiten in +dieser Reihenfolge versucht: + +- Der **Betrag** stimmt zwischen Belegdaten und Bankbuchung überein + (bzw. mit eingestellter maximaler Abweichung, z.B. für Skonti) und + die ausgelesene **Zahlungsreferenz** am Beleg entspricht der + **Zahlungsreferenz** der Bankbuchung. + +- Der **Betrag** stimmt überein (bzw. mit eingestellter maximaler + Abweichung, z.B. für Skonti) und der ausgelesene **IBAN** am Beleg + entspricht dem **IBAN** der Bankbuchung. + +- Der **Betrag** stimmt überein (bzw. mit eingestellter maximaler + Abweichung, z.B. für Skonti) und die ausgelesene **Belegnummer** am + Beleg entspricht der **Zahlungsreferenz** der Bankbuchung. + +- Der **Betrag** stimmt überein (bzw. mit eingestellter maximaler + Abweichung, z.B. für Skonti) und die ausgelesene **Belegnummer** am + Beleg wird als **Teil des Verwendungszwecks** der Bankbuchung + gefunden. + + + +## Belege im Bereich *Ungebuchte Belege* nachträglich einer Buchung zuordnen + +Wenn Sie die Buchungen in der FIBU bereits durchgeführt haben und den +Beleg im Nachhinein der Buchung zuordnen möchten gehen Sie bitte +folgendermaßen vor: + +Wählen Sie das gewünschte Konto über *Aufruf / Konten aus*. Mit der +rechten Maustaste auf die entsprechende Buchung wählen Sie den Eintrag +*DMS-Belege zuordnen* oder die Tastenkombination *Umschalt F7*. Es +werden nun in einem 2. Fenster die vorhandenen, ungebuchten Belege +angezeigt. Wählen Sie hier den gewünschten Beleg aus und klicken in der +FIBU/EA auf den Eintrag *Beleg zuordnen + gebucht markieren*. Somit wird +dieser Beleg bei dieser Buchung (und auch bei der oder den +Gegenbuchungen) zugeordnet und im Modul Belege im RZL Board als gebucht +markiert. + + + +Weitere Zuordnungsmöglichkeiten (z.B., wenn bereits ein Beleg zugeordnet +ist) finden Sie bei der Buchung mit der rechten Maustaste über *Aufruf / +Detail* im Registerblatt *DMS*. + +- Soll der Beleg bei mehreren Buchungen zugeordnet werden, wählen Sie + *Beleg zuordnen* *(als ungebucht markiert belassen)* und erst bei + der letzten Buchung den Eintrag *Beleg zuordnen + gebucht + markieren*. + +- *Belegzuordnung entfernen + ungebucht markieren:* Der bereits + zugeordnete Beleg wird von dieser Buchung gelöscht und steht wieder + zur Verbuchung oder zur Zuordnung zur Verfügung. + +- *Belegzuordnung entfernen (als gebucht markiert belassen):* Der + zugeordnete Beleg wird von dieser Buchung gelöscht, bleibt aber als + gebucht markiert und kann somit nicht einer anderen Buchung + zugeordnet werden. + +# Gebuchte Belege aufrufen + +## Aufruf eines einzelnen Belegs in der RZL Fibu / EA-Rechnung + +Über den Kontenaufruf (*Aufruf / Konten)* wird bei jeder Buchung mit +Beleg das Belegsymbol ganz links angezeigt. + + + +Der Beleg einer Buchung kann mit Mausklick auf das Belegsymbol, der +F7-Taste oder mit der rechten Maustaste und *Aufruf DMS-Beleg* +aufgerufen werden. + + + +Der Buchungsstempel ist nur hier im Belegaufruf ersichtlich und kann +optional ausgeblendet werden. Ganz unten werden die Buchungsdetails +angezeigt. Der geöffnete Beleg kann hier durch Anwahl der gewünschten +Schaltfläche gedruckt, gespeichert oder per E-Mail versendet werden. + +## Aufruf mehrerer Belege im RZL Board (Dokumenten-Management-System) + +Ein großer Vorteil der digitalen Belegablage ist das schnelle Auffinden +von mehreren Belegen mithilfe diverser Sortier- und Filtermöglichkeiten +im RZL Board. + + + +### Filtern einzelner Spalten: + +Pro Spalte kann mit Klick auf das Filtersymbol nach den jeweiligen Daten +gefiltert werden. Je nach Feld gibt es entweder Filtervorschläge oder +eine Textsuche (Beginnt mit, enthält, …). + + + + +### Nach Spalten sortieren: + +Mit Klick auf eine beliebige, eingeblendete Spalte können die Daten +aufsteigend oder absteigend sortiert werden. + +### Dateien mit strukturiertem Dateinamen exportieren: + +> Sowohl im klientenübergreifenden Bereich *BOARD / Belege* als auch +> innerhalb eines geöffneten Klienten haben Sie im RZL Board in der +> Belegverarbeitung die Möglichkeit, Belege bspw. für eine +> Betriebsprüfung oder für Mitarbeiter, die keinen Zugriff auf RZL +> haben, zu exportieren. +> +> Folgende Funktionen stehen zur Verfügung: + +- Alle markierten Belege exportieren: „Ausgewählte Belege exportieren“ + +- Alle Belege, die aufgrund der gesetzten Filter angezeigt werden: + „Gefilterte Belege exportieren“ + +- Alle Belege dieses Klienten: „Alle Belege exportieren“ + +> style="width:6.58829in;height:1.55748in" /> +> +> Der Export der Belege ist in allen Ansichten (*Ungebuchte +> Belege/Gebuchte Belege*) möglich. Um mehrere Belege zu exportieren, +> müssen Sie diese vor Auswahl der Funktion markieren (mittels Strg oder +> Umschalt-Taste und Klick auf die gewünschten Belege). +> +> Nach Auswahl der Funktion *Belege exportieren / Belege mit Belegdaten +> exportieren* öffnet sich ein Speicherdialog. Dort haben Sie die +> Möglichkeit, über die Pfeiltaste Platzhalter für den Dateinamen der +> Belege zu vergeben. Ein gesetzter Platzhalter setzt die Belegdaten des +> jeweiligen Belegs in den generierten Dateinamen. +> +> Über die Auswahl *Vorschläge* werden von uns ein paar mögliche +> Kombinationen von Platzhaltern vorgeschlagen. +> +> style="width:6.59449in;height:1.81442in" /> +> +> Die ausgewählten Platzhalter sollten idealerweise je Beleg eindeutig +> sein. Sollte dies nicht der Fall sein, werden Belege mit +> gleichlautendem Dateinamen fortlaufend durchnummeriert ((1), (2), +> (3),…). +> +> Im gewählten Speicherort finden Sie nach erfolgreichem Export pro +> Beleg eine Datei. +> +> style="width:4.72441in;height:2.32311in" /> +> +> Um Belege in einer anderen Installation wieder einspielen zu können, +> müssen die Belege mit Belegdaten exportiert werden. Details dazu +> finden Sie in der Kurzanleitung *Belege mit XML-Belegdaten exportieren +> und in andere Installation importieren.* + +# Belegfreigabe + +Als Erweiterung zum RZL FIBU/EA Modul Belegverarbeitung bietet RZL die +Möglichkeit, mit dem Zusatzmodul „RZL Belegfreigabe“ die +Rechnungsprüfung bzw. Buchungsfreigabe von Belegen digital in einem +Workflow abzuwickeln. Sie können beim Hinzufügen von Belegen definieren, +welche Stufen es für die Freigabe gibt und welche Mitarbeiter die Belege +pro Stufe prüfen und freigeben müssen, damit die Belege in der RZL FIBU +/ EA gebucht werden können. + +Details dazu finden Sie im RZL Board unter *Hilfe / Kurzanleitungen* in +der Kurzanleitung *RZL Modul Belegfreigabe.*