Открытая мастерская при определённых условиях может функционировать на одних лишь добровольных усилиях мастеров и неравнодушных умельцев. Однако в большинстве случаев без профессионалов не обойтись. Важно помнить, что роли можно сочетать, а без каких-то можно и обойтись вовсе.
###Команда администраторов Обеспечить стабильное и регулярное функционирование открытой мастерской может команда администраторов, работающих посменно. Приём-передача и порядок в мастерской отмечаются и комментируются в журнале смен. Может оказаться полезным использование деления смен также и на сессии, по завершении которых администратор проводит обход и контроль порядка в мастерской.
График: 2 через 2 сменами по 12 часов
###Техник-ремонтник Оборудование мастерской, в особенности открытой, подвержено износу и различным неисправностям. Небольшой парк инструментов могут обслужить волонтёры, но большая мастерская не обойдётся без внимания профессионала. Плановый осмотр и профилактику оборудования и расходников необходимо проводить регулярно. Текущий ремонт вышедшего из строя инструмента производится по заявкам и сообщениям в журнале состояния мастерской. В отдельных случаях может понадобиться капитальный ремонт оборудования.
График: Плановые осмотры и профилактика 1—2 раза в неделю, работа по вызову и по мере необходимости.
###Управляющий Во время открытой сессии главный — администратор. Ключевые вопросы управления решает совет мастеров, однако мастерской может понадобиться наличие постоянного управляющего. Он наделется полномочиями советом, занимается текущими вопросами управления и координирует действия всех остальных работников, стажёров и волонтёров. Принимает мастерскую по завершении смены администратора и ведёт контроль качества его работы. При необходимости организует и проводит инструктажи и тренинги для персонала мастерской.
График: 3—4 дня в неделю + постоянная связь
###PR и маркетинг Мастерской может понадобиться тот, кто будет отвечать за представление мастерской перед общественностью, общаться с блоггерами и СМИ, заниматься рекламой и продвижением в сети Интернет. Важно уметь находить и вовлекать в процессы мастерской как новичков, так и опытных умельцев.
График: Возможен свободный график + связь
###Составитель образовательной програмы Планирование и организация образовательных событий в ограниченном пространстве мастерской начинается с поиска умельцев и мастеров, переговоров и заключения с ними договоров, а также включает в себя разработку анонсов, афиш и расписания, привлечение учеников и оповещение всех участников образовательного процесса.
График: Возможен свободный график + связь
###Директор по развитию У каждой мастерской есть масса возможностей по сотрудничеству с государством, другими организациями и отдельными лицами. Привлечение возможностей краудфандинга и краудсорсинга — новый и крайне продуктивный путь активного развития проектов, в особенности некоммерческих.
График: Возможен свободный график + связь
###Бухгалтер-финансист Учётом физических инструментов и материалов занимается администратор, он же принимает от умельцев оплату и выплачивает гонорар преподавателям. Учёт всех материальных и денежных потоков может быстро стать довольно запутанным и может понадобиться знающий человек или услуги специализированных компаний. Расчёты и оплата налогов и всяческих сборов, работа с банковскими счетами, организация кассового учёта — этот список можно продолжать долго, особенно в России.
График: 5+2 или аутсорсинг
###Секретарь Первое время с потоком входящих звонков, писем и личных обращений может справиться администратор или кто-нибудь из мастеров, однако по мере развития мастерской в этом может понадобиться помощь. Анализ обращений может дать ясную обратную связь о ходе дел в мастерской.
График: Возможен свободный график + постоянная связь
###Постоянный куратор-преподаватель Мастерская может не справиться с задачей привлечения достаточного количества компетентных кураторов-волонтёров, необходимых для обучения новичков и проверки навыков умельцев. Работающие посменно доброжелательные «ангелы» выполняют роль кураторов проектов умельцев.
График: 5+2 или посменный